Quản lý công việc bằng Email là công cụ quản lý truyền thống được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên trước sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng công nghệ 4.0, việc sử dụng Email để quản lý công việc đã dần trở thành công cụ lạc hậu và không còn hiệu quả.

Vậy trong kỷ nguyên số hóa 4.0 hiện nay, CEO cần sử dụng công cụ nào để quản lý công việc của nhân viên tốt nhất ? Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.

1. Lý do Email không nên là công cụ quản lý công việc của CEO

Email không mang lại cái nhìn toàn diện cho công việc và dự án của tổ chức

Một khuyết điểm rõ rệt khi doanh nghiệp quản lý công việc bằng Email là không thể mang lại cái nhìn toàn diện cho nhà lãnh đạo về công việc cùng dự án của công ty, điều này khiến chủ doanh nghiệp không thể nắm bắt tổng quát được tiến độ của mọi việc và khó có thể xử lý được những sự cố phát sinh nhằm đảm bảo tiến độ công việc trơn tru và liền mạch.

Email – Tội phạm tiêu tốn thời gian “khổng lồ” của doanh nghiệp

Điều này được thể hiện rõ qua việc triển khai từng nhiệm vụ trong dự án hay đầu việc cho mỗi nhân viên qua email rồi Cc hay Bcc cho người liên quan và tình trạng công việc được cập nhật chung theo cách Re hoặc Fwd… Tất cả những điều này làm cho dự án của doanh nghiệp bị phân mảnh theo cách rời rạc.

Đặc biệt nếu quản lý công việc qua Email sẽ khiến nhân viên không thể biết rõ được công việc của đồng nghiệp, trách nghiệm của từng người khiến việc liên kết công việc gặp khó khăn.

Sử dụng Email không thể kiểm soát được tiến độ của công việc

Nếu ứng dụng Email để quản lý công việc sẽ khiến doanh nghiệp không thể nào kiểm soát được tiến độ của công việc cùng dự án, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của doanh nghiệp, khiến chủ doanh nghiệp trở thành người bị động trong mọi công việc.

Trên thực tế khi dùng Email để quản lý công việc cho nhân viên, người quản lý rất dễ bị mất kiểm soát và không thể theo dõi được tiến độ của công việc, khó nhận được phản hồi về tình trạng công việc được giao và khiến hiệu suất công việc không hề đạt được như mong muốn.

Phân chia nhiệm vụ trên Email sẽ không rõ ràng

Sử dụng Email để quản lý công việc tức là việc phân chia nhiệm vụ cũng cần thực hiện trên Email, điều này khiến các nhiệm vụ được phân bổ cho từng nhân viên cũng không được rõ ràng và minh bạch. Bởi nhiệm vụ phân công qua email chỉ bằng đoạn văn bản gửi đi kèm Cc đến các nhân viên khác liên quan làm cho công việc được giao mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ lẫn nhau trong dự án.

Trong khi chủ doanh nghiệp luôn cần phải biết được những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải, từ đó dễ dàng thảo luận và báo cáo dễ dàng hơn, nhưng điều này lại không thể thực hiện được qua Email hoặc nếu thực hiện sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Khó khăn trong tổng hợp báo cáo kết quả công việc

Nếu sử dụng Email để quản lý công việc cùng với phần mềm Excel sẽ khiến việc báo cáo công việc của nhân viên gặp phải khó khăn không nhỏ, chưa kể trong hoạt động kinh doanh đều có nhiều nhân viên khác nhau với quá nhiều tệp Excel đính kèm. Điều này khiến chủ doanh nghiệp tập hợp báo cáo, tổng hợp kết quả qua nhiều người khó khăn hơn, chưa kể còn dễ dàng xảy ra tình trạng sai sót và nhầm lẫn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh và định hướng phát triển của công ty.

Trong hàng trăm email nhân viên nhận được mỗi ngày, có bao nhiêu email liên quan đến công việc?

Điều quan trọng là khi sử dụng Email để báo cáo công việc hay tương tác, phản hồi giữa nhân viên sẽ khó khăn hơn rất nhiều, và nhân viên trong công ty không chỉ dành thời gian cho sự tương tác, phản hồi, thông báo mà còn để đánh dấu thư rác, trả lời các yêu cầu khác. Rõ ràng thời gian đang bị đánh mất nghiêm trọng nhưng không có cách nào khác để hạn chế.

Công việc luôn rơi vào tình trạng trì trệ, khủng hoảng khi quản lý bằng email

Quản lý công việc bằng Email sẽ dễ khiến công việc rơi vào tình trạng trì trệ và khủng hoảng, bởi Email gửi cho nhân viên thường dễ dàng bị bỏ qua , khiến thời gian hoàn thành công việc chậm tiến độ hơn rất nhiều. Chưa kể nhân sự trong doanh nghiệp cũng luôn có cách để né tránh hay đổ lỗi việc không hoàn thành đúng tiến độ cho một lý do nào đó. Dĩ nhiên công việc sẽ luôn ngập trong trì trệ từ thời gian này đến thời gian khác và khiến khách hàng bỏ đi.

2. Doanh nghiệp thời 4.0 nên quản lý công việc bằng công cụ gì?

Để giải quyết tình trạng này, các doanh nghiệp thời 4.0 cần “tạm biệt” cách quản lý công việc bằng Email và nhường chỗ cho một công cụ quản lý công việc khác hiện đại hơn. 

Một trong những công cụ quản lý công việc đáp ứng nhu cầu về hiệu quả và tối ưu nhất cho doanh nghiệp là LigoOFFICE One

LigoOFFICE One giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng:

  • Tổ chức, giám sát công việc theo cách chuyên nghiệp và khoa học hơn, đưa nhân sự đi vào nề nếp, làm việc nghiêm chỉnh.
  • Thiết lập, tổ chức công việc tường mình thông tin. Giao việc, chủ động kiểm soát toàn bộ đầu việc, người thực thi, tiến độ hoàn thành trên một giao diện thống nhất.
  • Loại bỏ hoàn toàn tình trạng quên việc, trễ deadline của nhân viên nhờ hệ thống cảnh báo được thiết lập tự động
  • Tiết kiệm thời gian quản lý với báo cáo tự động, cập nhật Realtime, giúp CEO đưa ra quyết định kịp thời và chính xác dựa trên kết quả phân tích dữ liệu.
  • Sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu trực quan trên Cloud, truy cập mọi nơi

Để được tư vấn về giải pháp. ĐĂNG KÝ NGAY hoặc để lại thông tin phía dưới để được chúng tôi hỗ trợ một cách nhanh nhất!