Hệ thống ERP được coi là nghệ thuật quản trị doanh nghiệp hiện đại, công cụ quản lý đích thực của các nhà lãnh đạo. Còn đối với nhân viên – những người trực tiếp hoạt động trong hệ thống thì ERP chính là công cụ để họ hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. Vậy, thực tế, từng nhân viên của các phòng ban áp dụng giải pháp ERP như thế nào?

Phòng kinh doanh 

Hoạt động chào hàng và chốt đơn hàng của phòng kinh doanh sẽ thuận tiện và chặt chẽ hơn với những lợi ích từ hệ thống ERP:

• Quản lý hồ sơ khách hàng theo tiến trình 1 cách bài bản; Quản lý cơ sở khách hàng; phân loại khách hàng xem họ là khách hàng đầu mối; khách hàng mục tiêu; khách hàng tiềm năng; hay khách hàng truyền thống. Để từ đó đề ra được kế hoạch chăm sóc phù hợp giúp nắm bắt được nhiều khách hàng tiềm năng; gia tăng cơ hội bán hàng
• Lập được chu kỳ chăm sóc khách hàng: Việc chăm sóc khách hàng được quản lý chặt chẽ theo chu kỳ do người dùng tự thiết lập; giúp nhân viên kinh doanh quản lý được khách hàng tiềm năng của mình thường xuyên; giảm thiểu tối đa tình trạng mất khách do không chăm sóc qua lại trong thời gian dài; khiến người dùng lãng quên sự có mặt của sản phẩm của bạn và chọn sản phẩm của đối thủ.
•  Quy trình bán hàng: Tích hợp với các phòng ban, giảm thời gian hoạt động, tăng độ chính xác trong quá trình bán hàng; từ đó thêm được điểm cộng và tăng uy tín với khách hàng; do đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của nhiều khách hàng trong thời gian ngắn.
•  Tổng hợp dữ liệu báo cáo nhanh chóng và tự động; dành thời gian làm các công việc quan trọng hơn.
•  Quản lý tình hình thực hiện kế hoạch doanh số: Việc phân tích được tình hình thực hiện doanh số giúp nhân viên kinh doanh có thể chủ động đưa ra các giải pháp thích hợp; kịp thời đối với từng tình hình thực hiện doanh số. Nếu chưa đủ doanh số, thì chủ động xúc tiến nhanh các hợp đồng sắp ký; hoặc gia tăng tìm kiếm khách hàng

Phòng mua hàng 

Làm sao để đảm bảo hàng hóa luôn ở mức đủ cần thiết cho hoạt động vận hành, kinh doanh; hệ thống ERP sẽ giúp Phòng mua hàng qua các lợi ích sau:

• Dễ dàng lập kế hoạch mua hàng nhanh: Bởi hệ thống nghiệp vụ xuyên xuất từ kho, bán hàng; nên phòng mua hàng dựa vào lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho; để chủ động tính toán lên kế hoạch mua hàng giúp tối ưu. 
• Đặt hàng tập trung: Dễ dàng tập hợp các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban; để lên kế hoạch đặt hàng tập trung; tránh thiếu sót phân phối nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban có nhu cầu hàng hóa; làm giảm hiệu quả hoạt động chung. 
• Theo dõi được chất lượng sản phẩm; và đưa ra lựa chọn tốt hơn đối với nhà cung cấp: Với những sản phẩm lỗi hỏng, cần đổi trả; hay gây bất tiện cho khách hàng đều lưu lại được vào hệ thống. Giúp phòng mua hàng có thể tổng hợp lỗi nhà cung cấp; để đưa ra những quyết định mua hàng chính xác hơn; lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu vào; hỗ trợ quy trình sản xuất nhanh chóng.
•  Theo dõi công nợ chặt chẽ: Hỗ trợ thanh toán công nợ kịp thời và chính xác gia tăng uy tín với nhà cung cấp; tạo thiện chí kinh doanh lâu dài; giảm thiểu những chi phí bỏ ra trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp tốt.

Phòng kho vận

Quản lý hàng hóa tối ưu và hiệu quả với các lợi ích từ hệ thống ERP:

• Hỗ trợ phòng kho vận tổ chức kho hiệu quả: Thực hiện việc khai báo và tổ chức hệ thống kho theo nhiều cấp độ khác nhau; từ tổng kho xuống đến các vị trí quầy, kệ trong các kho. 
• Quản lý vật tư hàng hóa chặt chẽ bằng các tiêu chí dùng để định nghĩa vật tư. Trong hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm vẫn phân biệt được hàng hóa nhờ hệ thống mã tạo QR tự động trong hệ thống; mỗi mã chưa đầy đủ thông tin vật tư. Đồng thời, quản lý được lỗi hỏng từng sản phẩm; giảm các chi phí kiểm định hàng hóa
•  Chủ động lập kế hoạch đảm bảo các vấn đề kho bãi cho hoạt động nhập hàng cho công ty; đáp ứng kịp thời yêu cầu kinh doanh và yêu cầu sản xuất; quản lý chất lượng sản phẩm giúp sản xuất hiệu quả.
•  Chủ động phân bổ nhân sự hợp lý thực hiện hoạt động nhập, xuất, kiểm kê kho; tránh tình trạng tình trạng thừa, thiếu nhân sự ảnh hưởng kết quả hoạt động.

Phòng kỹ thuật

Nâng cao khả năng kiểm soát và chủ động trước các vấn đề kỹ thuật phát sinh với hệ thống ERP cùng các lợi ích sau: 

• Lập lịch trình sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị theo các tính chất và thời gian khác nhau; giúp theo dõi, kiểm soát, thực hiện các kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị đã đặt ra; nhằm hạn chế tối đa việc hư hỏng máy móc. Đồng thời, theo dõi và xử lý sự cố đối với những vật tư, thiết bị có lịch sử lỗi hỏng. Từ đó, lập kế hoạch mua sắm, dữ trữ vật tư, thiết bị một cách tối ưu; hỗ trợ phòng mua hàng, giảm thiểu sự cố máy móc trong thời gian sản xuất dự án; gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất chung.
•  Kiểm kê tiện dụng nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ với các thiết bị kiểm kê chuyên dụng; đảm bảo quá trình kiểm kê thực hiện 1 cách chính xác và nhanh chóng.

Phòng hành chính, nhân sự

Xử lý và tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ của phòng nhân sự với hệ thống ERP:

• Tự động hóa các thao tác về quản lý, giảm sát nhân sự; dễ dàng cập nhật những thông tin thay đổi trang hồ sơ nhân sự; giảm bớt sức lao động và độ phức tạp cho các nhà quản lý nhân sự. Hệ thống hỗ trợ các công cụ giám sát:. Hệ thống chấm công; lập các báo cáo tình trạng đi sớm về muộn; nghỉ làm có phép/không phép hỗ trợ đánh giá hiệu quả ý thức lao động. 
• Dễ dàng lọc thông tin nhân sự; lập các kế hoạch đào tạo; nâng cao năng lực của các nhân viên thông qua hệ thống đánh giá tự động trong hệ thống.
•  Hỗ trợ xây dựng, áp dụng thang bậc lương, định mức lao động; thực hiện việc tính lương hợp lý, đề bạt khen thưởng/kỷ luật.

Phòng kế toán

Mang đến tính chính xác và kịp thời cho các quyết định kinh doanh là lợi ích không thể không kể đến của hệ thống ERP:

• Thừa kế dữ liệu phát sinh từ tất cả các phòng ban khác, từ đó lập phiếu thu, chi , tổng hợp công nợ, giảm thiểu tối đa thời gian nhập liệu; đồng thời bảo đảm kết quả chính xác do các số liệu được tập hợp theo thời gian thực. 
• Dễ dàng tìm kiếm được sai sót nhờ hệ thống lưu trữ lịch sử nhập liệu.
• Đáp ứng các nhu cầu tài chính tức thời cho hoạt động kinh doanh; đảm bảo tính minh bạch nhất quán; do có sự giám sát của các nhân tố chủ chốt, được phân quyền trong hệ thống; do đó cũng đảm bảo bí mật kinh doanh;
• Thúc đẩy tiến độ hoạt động của các phòng ban do quá trình xét duyệt tích hợp trong hệ thống; xét duyệt nhanh do có đủ các báo cáo, tổng hợp cần thiết hỗ trợ ra quyết định. 
• Lập các báo cáo phân tích tài chính nhanh chóng; giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động trong 1 thời kỳ nhất định; giúp điều chỉnh chiến lược cho đúng với hướng đi của công ty trong từng điều kiện cụ thể. 

Có thể thấy  ERP hoạt động như một trung tâm dữ liệu cho doanh nghiệp và các phòng ban cần để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày. Sau đó luồng thông tin được phân bổ chặt chẽ tới từng phòng ban. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu công việc, giảm thiểu sai sót cũng như chi phí cần bỏ ra. 

Vấn để của mỗi doanh nghiệp là tìm kiếm một nhà cung cấp hệ thống ERP biết nắm rõ các nghiệp vụ, tuân thủ đúng quy định và thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang cần tìm ra. Như vậy sản phẩm cuối cùng sẽ có khả năng ứng dụng cao hơn, tỷ lệ triển khai thành công cao hơn.

Ligosoft tự hào là một trong rất ít Công ty công nghệ tại Việt Nam đã xây dựng thành Hệ thống ERP thế hệ thứ 3 – ???????. Một giải pháp gồm nhiều phần mềm, nền tảng độc lập (Flatform) hợp nhất trên một Hệ thống duy nhất.

LigoERP, tập trung giải quyết các bài toán quản trị tổng thể dành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp như: kho vận, bán hàng, tài chính kế toán, tài sản, khách hàng, nhân sự… Ngoài ra còn có nhiều tiện ích hiện đại như: quản lý công việc, quản lý và số hóa văn bản hành chính, quản lý tài liệu, Chát…

Để đón đầu xu hướng và tìm hiểu thêm về giải pháp, bạn vui lòng liên hệ với Ligosoft để được tư vấn chi tiết.