Triển khai ERP không đơn giản là việc mua một phần mềm về dùng mà đó là một quá trình nghiên cứu, phân tích, tổng hợp nhu cầu của doanh nghiệp liên quan đến quy trình hoạt động; lĩnh vực chuyên môn; con người;… ở hiện tại và tương lai. Để từ đó, doanh nghiệp lựa chọn hệ thống phù hợp nhất với những yêu cầu mình đặt ra.

Hiện nay, có rất ít doanh nghiệp tự mình xây dựng ERP; thay vào đó họ sẽ tìm đến các nhà cung cấp giải pháp chuyên nghiệp. Nếu nhà cung cấp phần mềm viết sẵn được doanh nghiệp nhỏ lựa chọn vì không cần giải pháp đặc thù, ít thay đổi quy trình thì phần mềm viết riêng lại đáp ứng tốt các nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp vừa và lớn; đồng thời khi triển khai đòi hỏi có sự phối hợp giữa hai bên, cụ thể về phía doanh nghiệp sẽ không thể thiếu sự góp mặt của 4 vị trí sau đây:

Người tư vấn giải pháp triển khai ERP

Thực tế cho thấy:

  • Bản thân doanh nghiệp chưa chắc đã có thể trình bày hết tất cả nhu cầu của mình. Hoặc trình bày một cách riêng lẻ khiến nhà cung cấp phần mềm hiểu sai; hiểu không đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Dẫn đến kéo dài thời gian triển khai hoặc phát sinh thêm chi phí.
  • Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thẩm định giải pháp và lựa chọn nhà cung cấp.

Người tư vấn giải pháp sẽ là người giải quyết các vấn đề này cho doanh nghiệp. Nhờ chuyên môn; sự hiểu biết chuyên sâu về sản phẩm; kỹ thuật triển khai của họ mà doanh nghiệp có cơ sở vững chắc để đưa ra các quyết định đúng đắn nhất.

Người tư vấn giải pháp rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP
Người tư vấn giải pháp rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP

Doanh nghiệp có thể thuê tư vấn viên độc lập hoặc tận dụng chuyên gia sẵn có. Nhưng nhất thiết cần đảm bảo 3 yếu tố:

  • Chuyên môn nghiệp vụ. Họ đều phải là những chuyên gia giỏi về nghiệp vụ, nắm vững kiến thức
  • Kỹ năng công nghệ thông tin đảm bảo cho các giải pháp thực hiện.
  • Kinh nghiệm triển khai thực tế. 

CEO – Người quyết định khi triển khai ERP

CEO hoặc những vị trí tương đương trong doanh nghiệp sẽ phải tham gia xuyên suốt quá trình triển khai hệ thống ERP.

Vai trò của họ:

  • Đưa ra ý tưởng chính và định hướng phát triển. Theo dõi và kiểm soát quy trình đang được triển khai có đi đúng hướng, phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty hay không.
  • Người quyết định đầu tư: chi phí, nhà cung cấp
  • Tiếp nhận và đánh giá kết quả triển khai cũng như quyết định khả năng nâng cấp, mở rộng.

CFO – Người hỗ trợ

Các CFO có vị thế quan trọng hơn trong việc thúc đẩy những thay đổi mang tính cách mạng tại doanh nghiệp.
Các CFO có vị thế quan trọng hơn trong việc thúc đẩy những thay đổi mang tính cách mạng tại doanh nghiệp.
  • Thông thường, người đảm nhận vị trí này sẽ trực tiếp sử dụng và đánh giá hiệu quả của ứng dụng
  • Hỗ trợ CEO thẩm định dự án phần mềm cũng như quyết định đầu tư
  • Cung cấp các thông tin liên quan đến tài chính, hoạch định các nguồn lực chính cho nhà cung cấp phần mềm
  • Hoạch định và cân đối nguồn vốn đầu tư cho ERP và các dự án khác

CIO – Phụ trách hệ thống công nghệ thông tin

Trong quá trình triển khai phần mềm, người phụ trách vị trí CIO hoặc tương đương có vai trò:

  • Người nắm giữ hệ thống thông tin và cũng là người tiếp nhận giải pháp
  • Đưa ra chiến lược phát triển công nghệ thông tin của phần mềm phù hợp với chiến lược chung mà ban lãnh đạo đề ra.
  • Thực hiện phân tích, xử lý thông tin và phối với nhà cung cấp phần mềm để thiết lập phần mềm phù hợp.

 

Ngoài những vị trí trên, quá trình triển khai ERP còn có sự góp mặt của nhiều cá nhân, phòng/ban khác. Tuy nhiên dù có bao nhiêu thành viên thì 4 vị trí trên đây là đặc biệt quan trọng và không thể thiếu. Nếu ban lãnh đạo không thay đổi tư duy “giao hết” cho một hoặc một số người phụ trách thì khả năng cao là dự án triển khai sẽ đi vào thất bại.