Bạn đang đau đầu với hàng tá công việc mỗi ngày? Bạn phải thức đến 2,3 giờ sáng chỉ để viết báo cáo? Bạn không có đủ thời gian để dành cho gia đình chỉ vì công việc quá tải? Vậy nguyên nhân là do đâu? Do công việc quá nhiều hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả.
1. Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc và từng công việc
Mỗi ngày, hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc mà đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.
Để thực hiện được cách sắp xếp công việc tốt nhất, bạn nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục mức độ quan trọng sẽ giảm dần xuống dưới. Và những công việc nào đã hoàn thành thì hãy đánh dấu lại với số điểm tương ứng với mức độ hoàn thành của công việc đó.
Khi bạn lên kế hoạch công việc và chấm điểm hoàn thành của nó sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt hay chưa.Và cần trau dồi thêm điểm nào để với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn.
2. Kỹ năng phân chia công việc cho người khác và khi làm việc nhóm
Vấn đề làm việc nhóm và phân việc như thế nào là công bằng luôn là nỗi lo lớn nhất khi bắt đầu làm việc nhóm. Và công việc của người quản lý thường là phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.
Để việc phân công dễ dàng hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh đừng ôm quá nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo được tính công bằng.
Mặt khác, bạn cũng nên lắng nghe đồng đội của mình trong khi làm việc nhóm. Bởi rất có thể ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm kinh nghiệm và kiến thức mới.
Một bảng phân công việc nhóm không hẳn phải nhận được tất cả sự đồng thuận của cả nhóm. Nhưng ít ra, nó phải đảm bảo là bảng phân công được nhiều người chấp nhận nhất.
3. Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả
Việc nhắc nhở quá thường xuyên đồng đội việc thực hiện công việc, đôi khi sẽ khiến họ cảm thấy bạn không tin tưởng họ và có thể gây sứt mẻ tình đoàn kết.
Vì thế, việc nhắc nhở cũng cần được lên kế hoạch cụ thể và cho thành viên được biết trước. Nếu bạn là người quản lý công việc của một doanh nghiệp thì việc nhắc nhở nên được phân tầng cụ thể.
Ví dụ như, bạn nhắc nhở đến trưởng bộ phận, sau đó trưởng bộ phận tiếp tục nhắc nhở xuống trưởng phòng rồi đến các nhân viên còn lại. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhận được thông tin một cách chính xác nhất.
4. Nhớ đánh giá công việc theo đơn vị thời gian nhất định
Sau khi đã thực hiện xong cách sắp xếp công việc hiệu quả, điều bạn cần là tổng kết nó lại. Việc tổng kết công việc theo một đơn vị thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, năm) rất quan trọng. Nó góp phần giúp củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất.
5. Hãy nghỉ ngơi và thư giãn phù hợp
Quản lý công việc tốt không hẳn là bạn chỉ cho phép bản thân được đắm mình vào công việc, mà bạn cũng nên sắp xếp cho mình một vài khoảng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn thích hợp.
Hãy lập kế hoạch nghỉ ngơi dựa trên thời gian công việc và tình trạng sức khỏe. Nên chọn những hoạt động giải trí lành mạnh và từ chối những lời mời không hữu ích.
Bên cạnh đó, trong thời gian nghỉ ngơi, bạn nên tránh nhận thêm công việc. Một trong những cách từ chối công việc khéo léo nhất chính trả lời nhanh chóng dứt khoát nhưng vẫn đảm bảo được sự tôn trọng và muốn giữ liên lạc với đối tác đó.
* Áp dụng phần mềm quản lý công việc.
Tất cả những kỹ năng trên đều được giải quyết một cách dễ dàng nếu bạn áp dụng phần mềm để quản lý công việc. Với phần mềm quản lý công việc tốt, bạn được trang bị những công cụ lập kế hoạch hiệu quả, tự động phân chia công việc cho từng nhân sự, phòng ban. Tự động nhắc nhở, báo cáo tiến độ công việc, và đánh giá mực độ hoàn thành. Tất cả chỉ trong một phần mềm duy nhất. giúp bạn có được thời gian nghỉ ngơi và thư giản.
Theo: Vietnamwork
