Việc triển khai hệ thống ERP mang lại những rủi ro lớn như vượt quá ngân sách, thời gian và thất bại khi thực hiện. Thông thường, những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng việc lập kế hoạch phù hợp trước khi bắt đầu dự án. Và dưới đây là 6 cách để giảm thiểu rủi ro trước khi bắt đầu quá trình triển khai ERP.

1. Hiểu mục tiêu chiến lược trong kinh doanh của tổ chức

Để làm rõ chiến lược kinh doanh của tổ chức thì đòi hỏi sự hợp tác của tất cả các bên liên quan. Trong quá trình thảo luận, hãy xác định mục tiêu của khách hàng và những điều nên và không nên thực hiện. Quan trọng nhất, các doanh nghiệp cần chia sẻ rõ mục tiêu của mình.

Các cuộc họp có vai trò quan trọng trong xây dựng  chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Các cuộc họp có vai trò quan trọng trong xây dựng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Các cuộc thảo luận này sẽ giúp chủ doanh nghiệp đạt được sự liên kết tổ chức. Cuối cùng, các giám đốc điều hành và quản lý cấp trung nên theo sát những thay đổi cần thiết này để cải thiện hơn nữa lợi thế cạnh tranh của tổ chức.

Điều này sẽ giúp người phụ trách giảm thiểu rủi ro chọn sai hệ thống phần mềm ERP. Khi bạn biết mục tiêu dài hạn của tổ chức thì bạn sẽ biết tổ chức cần triển khai ERP nào.

2. Đặt kỳ vọng thực tế

Nguyên nhân phổ biến khiến các doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai ERP là vì đã lên kế hoạch thời gian và ngân sách không thực tế. Nếu doanh nghiệp hiểu quy mô công ty và những chuẩn phù hợp cho ngành thì sẽ đưa ra các kỳ vọng thực tế. Dù có thể trong thực tế, bạn sẽ phải điều chỉnh mục tiêu khi triển khai ERP thì việc bắt đầu với ước tính thực tế sẽ giảm thiểu rủi ro hơn.

3. Chuẩn bị nhân viên cho việc thay đổi tổ chức 

Trong quá trình triển khai ERP, đa phần các doanh nghiệp thường gặp phản ứng tiêu cực từ các nhân viên. Điều này gây ra chậm trễ và giảm hiệu quả công việc trong quá trình thực hiện.

Điều quan trọng là nếu ban lãnh đạo hào hứng cho sự thay đổi thì sẽ dễ khiến các nhân viên cảm thấy như vậy. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền đạt mục đích của các thay đổi và lý do thay đổi để nhận được sự đồng ý của các bên.

Trong quá trình triển khai ERP, nếu nhân viên của bạn không sử dụng phần mềm hàng ngày thì bạn cần hoãn sử dụng cho đến khi họ chấp nhận thay đổi.

4. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Việc triển khai ERP là một cơ hội tốt để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa các quy trình của doanh nghiệp trước khi triển khai ERP sẽ giảm thiểu rủi ro khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai. Các quy trình được tối ưu hóa giúp các nhà cung cấp ERP tập trung vào các nhu cầu của riêng doanh nghiệp. Nếu bạn chọn một hệ thống ERP mà không nghĩ đến quy trình trong tương lai của mình thì phần mềm có thể phải tùy chỉnh nhiều chức năng.

5. Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu

Với mỗi lần triển khai ERP, có rủi ro là phần mềm ERP sẽ không cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Để giảm thiểu rủi ro này thì dữ liệu cần chính xác và sử dụng được. Ngay trước khi triển khai ERP, bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho việc chuyển đổi dữ liệu. Hầu hết dữ liệu kế thừa chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới. Dữ liệu thường được trải rộng trên nhiều nguồn với các cấu trúc và định dạng khác nhau.

Việc kết xuất dữ liệu vào ERP cần được xem xét và làm việc với nhà cung cấp trước khi dự án được bắt đầu triển khai.
Việc kết xuất dữ liệu vào ERP cần được xem xét và làm việc với nhà cung cấp trước khi dự án được bắt đầu triển khai.

Người quản lý cần thiết lập một chiến lược dữ liệu. Ví dụ: bạn sẽ cần xóa dữ liệu để giải quyết dữ liệu trùng lặp và các vấn đề chất lượng dữ liệu phổ biến khác. Bạn cũng nên xác định tên gọi trong tương lai cho các mục, mô tả mục, đơn vị đo lường, v.v.

Lưu ý, chuyển đổi dữ liệu thành công đòi hỏi sự tham gia của bốn nhóm chính: chủ sở hữu dữ liệu, nhóm chức năng, nhóm chuyển đổi dữ liệu và nhóm dự án.

6. Giới hạn khi tùy chỉnh phần mềm

Khi doanh nghiệp thực hiện tùy chỉnh trong triển khai ERP thì khó có thể dừng lại. Vậy nên người quản lý chỉ nên phê duyệt các yêu cầu tùy chỉnh thực sự có ích cho lợi thế cạnh tranh.

Quản trị dự án cần đảm bảo nhóm thực hiện không tùy chỉnh quá mức phần mềm ERP. Đầu tư vào tái cấu trúc quy trình kinh doanh cũng là một chiến lược tốt để hạn chế tùy chỉnh.

Phát triển một kế hoạch dự án ERP kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất bại trong triển khai. Thậm chí, ngay cả với một kế hoạch hiệu quả, bạn vẫn sẽ vướng phải các rủi ro. Bạn càng sớm phát hiện ra các rủi ro, bạn càng có nhiều cơ hội điều chỉnh kế hoạch dự án của mình. Để xác định và đánh giá rủi ro hiệu quả, bạn có thể tìm đến chúng tôi để được nhận sự tư vấn đầy đủ nhất.