Ứng dụng hệ thống ERP sẽ dẫn đến sự thay đổi đáng kể trong cách làm việc của toàn bộ nhân sự một doanh nghiệp, do đó đào tạo là một phần không thể thiếu trong việc triển khai một hệ thống lớn.

Tuy nhiên, vấn đề  đào tạo sử dụng ERP không phải là luôn hiệu quả. Nhiều sáng kiến được đưa vào hệ thống đào tạo của doanh nghiệp đã sai lầm khi tập trung vào đào tạo theo từng nghiệp vụ. Ngoài ra, rất nhiều khóa huấn luyện sử dụng  ERP cũng không đạt được một số mục tiêu trọng điểm. 

Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra các điểm then chốt để đào tạo hiệu quả cho nhân sự sử dụng hệ thống ERP.

1. Tập trung vào quy trình kinh doanh, không phải là từng nghiệp vụ của hệ thống

Nhìn chung, điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn là việc chỉ đơn thuần hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống. Nếu chỉ tạo ra tài liệu và huấn luyện mọi người biết làm cách nào để hoàn thành các nghiệp vụ trong một hệ thống là một sai lầm.

Các khóa huấn luyện ứng dụng hệ thống ERP phải cung cấp kiến thức trong bối cảnh làm thế nào để nhân viên có thể thực hiện công việc của mình từ ngày này sang ngày khác, không đơn giản như là hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống.

Quá trình đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho những người trực tiếp sử dụng phần mềm là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phần mềm ERP phát huy được tối đa hiệu quả
Quá trình đào tạo cho những người trực tiếp sử dụng phần mềm là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phần mềm ERP phát huy được tối đa hiệu quả

2. Liên hệ các quy trình kinh doanh mới với môi trường hiện tại

Thật thú vị nếu bỏ qua những quy trình kinh doanh hiện tại, vì chúng đang trong quá trình thay đổi trong một môi trường ERP mới. Nhưng các nhân viên sẽ có được mối quan hệ tốt hơn và hiểu rõ hơn so với cách làm việc cũ, vì nó có thể sẽ có ích trong việc đề ra các quy trình mới từ những quy trình hiện tại để giúp họ đi đến cái được gọi là môi trường thực sự.

Ngoài ra, các quy trình liên quan đến vấn đề này cũng giúp nhấn mạnh những thay đổi quan trọng nhất tác động đến nhân viên.

3. Tận dụng nhiều công cụ để đào tạo ứng dụng hệ thống ERP

Những con người khác nhau tìm hiểu theo những cách khác nhau, điều đó thường lặp lại và theo nhiều kênh, cách thức khác nhau để thay đổi sự hiểu biết và hành vi của nhân viên.

Nghiên cứu của Panorama chỉ ra rằng hầu hết các ứng dụng ERP được áp dụng trong lớp đào tạo, nhưng đại đa số các công ty đang triển khai một hệ thống ERP mới đều thất bại trong việc tận dụng công cụ hướng dẫn người sử dụng, hướng dẫn trên Web, mô phỏng bằng tay, và các công cụ học tập hiệu quả khác. Điều cần thiết là phải bao gồm nhiều công cụ đào tạo chính quy và không chính quy để đảm bảo rằng nhiều sự thay đổi đã được lường trước.

4. Đào tạo đội ngũ nhân sự chủ chốt 

Đào tạo trước cho đội ngũ nhân sự chủ chốt trong một dự án là rất quan trọng nhằm có được những người sử dụng giỏi hay những chuyên gia trong lĩnh vực này để mở rộng huấn luyện cho toàn bộ người dùng cuối.

Nguồn nhân lực nội bộ như vậy sẽ có nhiều hiểu biết hơn so với những chuyên gia tư vấn bên ngoài về quy trình kinh doanh nội bộ và sẽ làm việc hiệu quả hơn với những thay đổi liên quan đến nhân viên.

5. Dành nhiều thời gian cho đào tạo ứng dụng hệ thống ERP

Việc triển khai hệ thống ERP có thể là dự án công nghệ thông tin  tầm cỡ nhất mà một công ty đã từng trải qua, và theo thời gian nó có thể trở nên quan trọng hơn. Mặc dù việc đào tạo hiệu quả được xem như là phần quan trọng nhất của việc ứng dụng hiệu quả ERP, nhiều công ty đã thực hiện giai đoạn này một cách vội vàng do áp lực về thời gian của dự án.

Việc đào tạo, nhất là cho nhân viên có thể có nhiều hình thức, nhưng nói chung, hình thức hiệu quả nhất là vừa học lý thuyết và được thực hàng trên tài khoản của mình.
Việc đào tạo có thể có nhiều hình thức, nhưng hình thức hiệu quả nhất là vừa học lý thuyết và được thực hành

Các nhân viên nên dành nhiều thời gian sau giờ hành chính, cũng như các lớp huấn luyện cơ bản để tham gia vào các cơ hội học tập khác, chẳng hạn như mô tả quá trình nghiệp vụ trong một môi trường thử nghiệm. Bạn sẽ không muốn quá trình huấn luyện diễn ra quá sớm đến nỗi làm cho các nhân viên không lưu giữ được nhiều kiến thức khi đi vào ứng dụng thực tế, thế nên, hãy dành tối thiểu là 3 tháng cho hoạt động đào tạo trước khi vận hành chính thức hệ thống ERP.

6. Tăng cường công tác đào tạo với các hoạt động quản lý sự thay đổi có tổ chức một cách toàn diện

Đây có lẽ là điều quan trọng nhất trong 6 điểm then chốt được nêu ra ở đây. Việc thảo luận xung quanh những thay đổi cũng nên bắt đầu trước khi huấn luyện cho người dùng cuối.

Khi những quy trình kinh doanh mới và những thay đổi được xác định, các nhân viên nên được liên kết chặt chẽ với nhau để họ không bị mập mờ trong quá trình đào tạo, hay tệ hơn nữa, là khi đã đi vào sử dụng.

Những cuộc thảo luận như thế này về sự thay đổi, nhằm mục tiêu tuyên truyền đến các bộ phận, với vai trò và nhiệm vụ xác định, và các hoạt động thay đổi có tổ chức chủ chốt khác rất quan trọng đối với thành công của dự án ERP.

Các dự án ERP có thể trải qua một chặng đường dài để làm cho việc thích nghi, ứng dụng nó trở nên dễ dàng hơn khi tập trung vào việc huấn luyện hiệu quả mà vẫn đảm bảo rằng những nhân viên đó không bị choáng ngợp, thiếu sót, lúc làm việc một mình.

Việc triển khai một hệ thống ERP không đơn giản, để ứng dụng ERP thành công, các doanh nghiệp không thể bỏ qua những gợi ý phía trên. Đây chính là những yếu tố quan trọng để có thể triển khai được thành công một dự án ERP.