Có thể khẳng định rằng không một phần mềm nào có thể áp dụng 100% cho doanh nghiệp ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thù riêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nào cũng mang lại lợi ích cho dự án. Bài viết sau đây nhằm chia sẻ kinh nghiệm cho các doanh nghiệp đang băn khoăn về vấn đề này.
Customize – hiểu thế nào?
Tùy vào tính chất của các công việc, có thể phân loại customize ERP gồm các việc sau:
- Phát triển thêm các nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các tình huống xuất hiện tại doanh nghiệp.
- Phát triển thêm các bài toán riêng của ngành hoặc do quy trình kinh doanh khác biệt có tại doanh nghiệp.
- Phát triển các báo cáo đặc thù mà doanh nghiệp mong muốn khai thác từ cơ sở dữ liệu của phần mềm.
- Phát triển hoàn thiện các tiện ích nâng cao năng suất khai thác và sử dụng phần mềm.
Khi tiến hành khảo sát sơ bộ để tìm hiểu giải pháp cũng như trong giai đoạn đàm phán hợp đồng, yêu cầu xây dựng các đặc thù riêng không thể hiện rõ ràng và chỉ thực sự được định hình khối lượng công việc phát sinh khi khảo sát chi tiết trong quá trình tư vấn và triển khai. Đây cũng là điểm phát sinh rủi ro cho việc triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm trong doanh nghiệp.
Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp bằng áp dụng công nghệ thông tin thì việc customize là phải có. Tuy nhiên, việc đưa ra yêu cầu customize thường có 2 mặt lợi – hại mà nhà cung cấp và khách hàng cần cân nhắc mỗi khi đưa ra. Với những bài toán customize kiểu đầu tiên cần phân định rõ nghiệp vụ còn thiếu hay chưa xử lý đủ tình huống với việc bắt chương trình đi theo quy trình cũ hiện có của doanh nghiệp. Người sử dụng đặc biệt là là end-user (người dùng cuối) thường có xu hướng đưa nguyên công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quy trình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu customize bị sai.
Với các bài toán riêng theo yêu cầu đặc thù ngành thì cần chú ý đến độ khó và ảnh hưởng của thời gian thực thi customize đến tiến độ dự án cũng như kinh phí phát sinh để quyết định thực thi. Có nhiều trường hợp do Doanh nghiệp quá chú tâm vào yêu cầu này dẫn đến tiến độ bị ảnh hưởng lớn, đến khi vận hành khai thác lại đạt hiệu quả thấp.
Một trong các yêu cầu customize mà khách hàng thường đề ra là chỉnh sửa các tiện ích có trong phần mềm. Đây là yêu cầu cần xem xét nghiêm túc dưới góc độ nhà quản lý vì biên giới giữa thuận lợi (cho người dùng) và việc phá vỡ quy trình chuẩn (cho Doanh nghiệp) là rất mong manh. Vì thế khi gặp các yêu cầu thay đổi về mặt “tiện ích”, đặc biệt là vấn đề hiệu chỉnh dữ liệu, nhà cung cấp cần phải giữ vững nguyên tắc để tránh sa lầy vào những yêu cầu không cần thiết giúp hệ thống khai thác đúng với quy trình đã đặt ra.
Customize ra sao?
Khi tiến hành customize mỗi doanh nghiệp cần phân định rõ và thống nhất được với nhà cung cấp về yêu cầu cụ thể và khối lượng công việc. Tuy nhiên, thực tế đây là vấn đề rất khó khăn do yêu cầu customize hường phát sinh trong quá trình thực thi triển khai.
Tương tự như việc xây nhà, nếu yêu cầu thiết kế đầy đủ ngay từ đầu thì dễ nhưng vừa làm vừa thiết kế, sửa chữa, thay đổi sẽ rất tốn công sức và thời gian. Khắc phục điều này, doanh nghiệp cần phải biết hoạch định rõ và giới hạn bài toán đặc thù hóa trong phạm vi cho phép và tuân thủ theo yêu cầu này, tránh phát sinh tiếp trong quá trình triển khai.
Ngay cả khi đã có yêu cầu customize ERP doanh nghiệp cũng nên theo sát quá trình phân tích, thiết kế trước khi Nhà cung cấp tiến hành phát triển các chức năng cộng thêm. Điều này cho phép giảm thời gian thử nghiệm, kiểm tra trước khi quyết định tích hợp vào bài toán chung. Nếu thực thi tốt, thời gian customize sẽ giảm đáng kể và ít khả năng phát sinh rủi ro khi triển khai.
Tính toán chi phí cho customize
Như đã phân tích ở trên, việc hình thành khối lượng công việc customize chỉ được hiểu thật rõ trong bước khảo sát chi tiết dự án. Tuy nhiên, việc hoạch định customize thuộc công việc có tính chi phí thêm hay không là điểm thường gây tranh luận và phát sinh mâu thuẫn.
Xu hướng hiện nay của phần lớn các doanh nghiệp là ít chấp nhận các khoản chi phí phát sinh này hoặc chấp nhận với chi phí thấp. Kinh nghiệm cho thấy rằng cả khách hàng lẫn nhà cung cấp cần phải hiểu rõ công việc của nhau để cân đối hài hòa chi phí phát sinh này. Nếu khách hàng không chấp nhận chi phí này cho nhà cung cấp, hiệu quả hoạt động của họ giảm, trong nhiều trường hợp sẽ kéo theo sự thua lỗ. Kết quả, dự án sẽ có nguy cơ bị “sa lầy” hoặc “phá sản” sau một thời gian.
Có thể nói, customize là bạn đồng hành trong việc triển khai các giải pháp ERP. Tuy nhiên, để việc customize thuận lợi và hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ lợi – hại của việc customize, từ đó hoạch định tốt nội dung, thời gian thực thi, chi phí dự kiến để hợp lý.
