Bạn là CEO, C – level hay Manager, bạn đang cảm thấy mệt mỏi vì phải căng não xử lý phê duyệt nhiều loại đơn đề xuất mỗi ngày? Giúp bạn cải thiện điều này, LigoSIGN – giải pháp sáng tạo bản quyền của Ligosoft được nhúng vào tất cả chứng từ để số hóa ra đời với sứ mệnh “giải phóng lãnh đạo”, giúp quản lý xét duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi và quản lý tập trung trên một nền tảng. 

Thực trạng công tác quản lý đề xuất và phê duyệt đơn từ trong các doanh nghiệp hiện nay

Quá tải đơn từ, đề xuất cần xử lý là thực trạng dễ thấy tại bất cứ doanh nghiệp nào. Các đơn từ thường xuyên cần nhà lãnh đạo phê duyệt như:

  • Tạm ứng chi phí công tác
  • Đề xuất thanh toán công tác phí
  • Mua sắm trang thiết bị mới
  • Đề xuất sử dụng xe
  • Duyệt kế hoạch, thăng cấp, tăng lương,…

Theo kết quả khảo sát, hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng hình thức đề xuất là giấy tờ bản cứng, hoặc gửi bằng email, tin nhắn và gọi điện thoại, thậm chí là trao đổi trực tiếp để nhắc sếp thực hiện phê duyệt đề xuất. Cách làm thủ công này dường như đang mang lại nhiều bất tiện cho cả nhà quản lý, nhân viên và phía doanh nghiệp; điển hình như:

  • Lãnh đạo, quản lý bị nhân viên chuyển đơn tới và giục ký duyệt cả ngày. Quá tải đề xuất cần xử lý sẽ dẫn tới ùn tắc trong quy trình và trì trệ bộ máy vận hành chung doanh nghiệp. 
  • Nhân viên không biết gặp ai để xin đề xuất, quy trình thế nào, gửi đơn từ cho ai, thủ tục ra sao…? dẫn tới ngại ngần trong việc đề xuất. 
99% các doanh nghiệp tại nước ta đang sử dụng hình thức đề xuất phê duyệt bằng giấy

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp cải tiến, tinh gọn và đơn giản hóa cách thức xử lý các loại đề xuất này? LigoSIGN– Giải pháp đột phá số hóa chứng từ ra đời với sứ mệnh tinh gọn và số hóa mọi nghiệp vụ đề xuất phê duyệt trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm. Đặc biệt, giúp bạn có thể xét duyệt đơn thư mọi lúc mọi nơi và quản lý tập trung trên một nền tảng là giải pháp bạn cần ngay lúc này. 

Những tính năng nổi bật của giải pháp LigoSIGN

Thiết lập động quy trình theo công việc, chứng từ

Tại hệ thống, các quy trình phê duyệt được xây dựng với thông tin rõ ràng ai là người sẽ xử lý loại đề xuất nào, quy trình trình ký bao gồm mấy bước. Đó chính là đặc điểm của một hệ thống đã được “số hoá” hoặc “tự động hoá”. Vấn đề xét duyệt đều rõ ràng và minh bạch với tất cả mọi người.

Điểm nổi bật của LigoSIGN là cho phép đính kèm file hình ảnh, bình luận trong mỗi đề xuất. giúp những người liên quan có thể Tương tác, trao đổi với nhau ngay trên mẫu đơn đề xuất. 

 

Khoảng tương tác ngay dưới mỗi đề xuất
Phân quyền chứng từ sâu theo chức năng nhiệm vụ

Chứng từ đề xuất cần duyệt theo thứ tự chức năng nhiệm vụ từng người một. Người thứ nhất thông qua rồi mới tự động chuyển sang người thứ hai cấp cao hơn, cứ thế tiếp tục cho đến khi tất cả thông qua thì đề xuất mới được coi là xét duyệt thành công. Quy trình này thường được áp dụng với các nội dung quan trọng, ví dụ như đề xuất tăng bậc lương cho nhân viên được duyệt lần lượt bởi trưởng bộ phận > trưởng phòng > CEO

Khi nhà quản lý nhận được một đề xuất cần xử lý, LigoSIGN cho phép bạn thực hiện một trong hai thao tác: Duyệt hoặc Từ chối. 

Đồng thời có thể chuyển quyền phê duyệt và xử lý trình ký cho người khác. “Chuyển phê duyệt” được dùng trong trường hợp nhà lãnh đạo bận không duyệt được đề xuất này và chuyển quyền xử lý cho cấp dưới như: phó giám đốc hoặc trưởng phòng. 

Dễ dàng phân quyền đến từng đối tượng
Chữ ký điện tử với khả năng bảo mật cao

Việc số hoá chứng từ cứng lên phần mềm luôn được đi kèm với an ninh mạng. Chỉ các thành viên công ty mới có quyền truy cập vào và mỗi nhân viên cũng chỉ được tiếp cận với các thuộc quyền hạn của mình.

Tình trạng của các đề xuất luôn được cập nhật thường xuyên theo thời gian thực. Bất cứ thay đổi nào về nội dung, trạng thái xét duyệt hoặc bình luận đều được hệ thống lưu lại. 

Đặc biệt, các chứng từ đã được phê duyệt hoặc gửi đi đều không thể xóa bỏ hoặc sửa chữa. 

Trình ký, ký trên cả web và mobile mọi lúc mọi nơi với 1 thao tác

Giải pháp LigoSIGN được ứng dụng  trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động với 2 hệ điều hành Android và IOS. Các thao tác khởi tạo đề xuất và xét duyệt đề xuất đều dễ dàng thực hiện trên ứng dụng, với dữ liệu được tự động đồng bộ trên nền tảng đám mây.

Các thao tác ký duyệt đều được thực hiện mọi lúc, mọi nơi rất nhanh chóng, dễ dàng và đơn giản bằng cách chạm “duyệt” hoặc “từ chối”. 

Phê duyệt đơn thư mọi lúc mọi nơi, nhanh chóng bằng 1 cú chạm
Giúp công việc trở nên đơn giản và hiệu quả hơn

LigoSIGN giúp việc tạo, lập đề xuất và thực hiện phê duyệt diễn ra đơn giản, nhanh chóng. Tất cả chứng từ mua bán hàng, kho, tài chính, kế toán, công việc… Văn bản đề xuất, yêu cầu và lý phê duyệt được số hóa và thực hiện mọi lúc mọi nơi. Nhân viên có thể xin duyệt đề xuất mà không cần gặp mặt trực tiếp sếp, hay không phải chạy qua từng bộ phận, phòng ban để xin chữ ký hay nộp đơn như trước đây. 

Bên cạnh đó Doanh nghiệp bạn sẽ tạm biệt chi phí mua giấy, đổ mực, bảo hành máy in và chi phí chuyển phát nhanh, tiền cước di động cho những cuộc gọi lặp đi lặp lại,… Công ty bạn cũng không cần thiết phải sắm hàng chục ngăn tủ lưu trữ đơn từ. Tất cả những thứ đó chính là chi phí trực tiếp được cắt giảm. Đi kèm với tiết kiệm giấy cũng chính là giảm thiểu đáng kể lượng chất thải giấy được tạo ra bởi văn phòng của bạn

LigoSIGN có khả năng số hoá mọi yêu cầu – đề xuất bằng giấy trong doanh nghiệp thành hệ thống đơn đề xuất điện tử lên hệ thống phần mềm. Giúp quá trình tạo, lập đề – phê duyệt – quản lý đề xuất diễn ra đơn giản, nhanh chóng và khoa học. Đây được xem là một bước tiến công nghệ tuyệt vời trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

Nếu bạn có nhu cầu nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0888.499.286 để được tư vấn.