Tình trạng nhân viên đi làm muộn đang xảy ra ngày một tại các doanh nghiệp hiện nay. Đây là một vấn đề nhức nhối của mọi nhà quản lý khi nắm trong tay một số lượng nhân viên dù ít dù nhiều. Hãy cùng Ligosoft tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề này qua bài viết sau nhé!

1. Nguyên nhân của hiện tượng đi làm muộn

Đi làm muộn là hiện tượng xảy ra thường xuyên tại các doanh nghiệp
Đi làm muộn là hiện tượng xảy ra thường xuyên tại các doanh nghiệp

Mỗi buổi sáng luôn xuất hiện cả trăm ngàn lý do khác nhau của những nhân viên đi làm muộn: tắc đường, con ốm, ngủ quên, xe hỏng,… Sự thật là chúng ta chẳng thể nào xác minh đâu là lý do thật, đâu là lý do được “bịa” ra nhằm bào chữa cho hành vi đến trễ của họ. Nhưng có thể chắc chắn một điều rằng: đối với những người nhân viên đi làm muộn bền vững thì mọi lý do chỉ là ngụy biện. Vậy nguyên nhân thật sự của thói quen tệ hại này là gì?

Kỹ năng sắp xếp thời gian kém

Sự chậm trễ, đặc biệt là chậm trễ thường xuyên cho thấy rằng nhân viên của bạn không biết cách sắp xếp thời gian của mình một cách hiệu quả. Điều quɑn trọng là cần phải ước tính được quãng thời gian di chuyển từ nhà đến nơi làm việc, bao gồm cả thời gian giải quуết các vấn đề phát sinh như kẹt xe, hỏng xe giữa đường,…

Chẳng hạn như, trước khi đi làm bạn chỉ định vệ sinh cá nhân trong vòng 20 ρhút rồi xuất phát đến công ty. Nhưng khi vệ sinh cá nhân  lại tiện thể gội đầu mà không căn thời giɑn cần thiết cho việc làm thêm này. Và kết quả là bạn đi làm muộn 10 phút. 

Nội quy thưởng phạt của doanh nghiệp chưa rõ ràng

Với một doanh nghiệp dù lớn hay bé, nội quy đối với nhân viên là vô cùng quan trọng. Nội quy là một dạng cam kết giữa nhân viên và doanh nghiệp. Nếu quy chế chưa chặt chẽ sẽ vô tình gây nên những thói quen xấu cho nhân viên của mình, điển hình là tình trạng đi làm trễ. 

Hãy nhớ, nhân viên đến trễ bởi họ cảm thấy mình “được phép đến trễ”. Họ nghĩ rằng việc mình đến công ty muộn không ảnh hưởng tiêu cực gì đến bản thân hay bất kỳ ai. Với những nhân viên từng vi phạm nếu quản lý không đủ nghiêm khắc xử phạt sẽ hình thành suy nghĩ cho tất cả nhân viên công ty rằng “không cần đến văn phòng đúng giờ”.

Do tính cách vô trách nhiệm với công việc của nhân viên

Một nguyên nhân lớn khiến một người không thể đến đúng giờ là do tính cách thiếu trách nhiệm hoặc thiếu nghiêm túc khi làm việc của họ. Có rất nhiều nhân viên hoàn toàn có khả năng đi làm đúng giờ nhưng lại không muốn cố gắng thay đổi. Bởi vì thực tế là nhân viên không tôn trọng quản lý, tôn trọng văn hóa làm việc nơi công sở. 

Nếu đường đi làm xa họ hoàn toàn có thể sắp xếp đi sớm hơn hoặc chọn đường khác ngắn hơn. Nếu biết trước khi đi làm cần chuẩn bị mọi thứ mất thời gian (nhất là các nhân viên nữ thường cần chọn quần áo, xáy vóc, make up,..), họ có thể lựa chọn dậy sớm hơn mọi ngày từ 10 -15 phút…

2. Doanh nghiệp phải chịu những hậu quả gì cho vấn đề nhân viên đi làm muộn

Theo kết quả khảo sát, mỗi năm các doanh nghiệp đều bị thiệt hại rất lớn do hiện tượng nhân viên đi làm muộn thường xuyên. Vậy việc nhân viên đi trễ thường xuyên khiến doanh nghiệp phải chịu những loại chi phí nào?

Giảm năng suất

Đến muộn có nghĩa là nhân viên sẽ bắt đầu làm việc chậm hơn so với quy định về thời gian làm việc. Nếu khoảng thời gian đó không được bù thì đồng nghĩa với việc khả năng hoàn thành công việc sẽ giảm đi

Đi làm muộn sẽ giảm năng suất lao động so với người đi làm đúng giờ
Đi làm muộn sẽ giảm năng suất lao động so với người đi làm đúng giờ

Đặc biệt việc đến muộn không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân họ. Một nhân viên tới họp muộn sẽ khiến cả cuộc họp sẽ bị gián đoạn, mất thời gian, chưa kể lãnh đạo lại phải quay lại từ đầu để giải thích tình hình cho người đến sau. Nếu người đến muộn là một phần quan trọng của nhóm dự án, các thành viên khác sẽ không thể bắt đầu cho đến khi có mặt đầy đủ bộ phận.

Mất khách hàng

Khi tình trạng đi trễ của nhân viên luôn luôn diễn ra, dịch vụ khách hàng sẽ bị ảnh hưởng. Đi trễ sẽ khiến thời gian phản hồi tới khách hàng và các công việc tồn đọng ngày hôm trước sẽ ngày càng dài hơn. 

Ví dụ, một nhân viên đến muộn và không kịp giao hàng cho khách đúng hạn sẽ khiến khách hàng tức giận thậm chí có thể chấm dứt hợp tác với doanh nghiệp ngay lập tức. Hay đơn giản là một nhân viên phụ trách mở cửa hàng mà đến muộn thường xuyên sẽ khiến khách hàng cảm thấy không thất vọng. Khi đã không hài lòng chắc chắn họ sẽ tìm đến một doanh nghiệp khác có dịch vụ tốt hơn.

Tạo thói quen xấu trong văn hóa doanh nghiệp

Ông bà ta hay có câu “Gần mực thì đen…”Nếu một nhân viên thường xuyên đi làm muộn và không bị kỷ luật, sẽ hình thành một tiền lệ xấu trong doanh nghiệp. Điều đó ngầm gửi một thông điệp đến những nhân viên còn lại rằng đi làm đúng giờ không thực sự quan trọng. 

Một khi đồng nghiệp thường xuyên đi trễ mà không gây hậu quả gì, những người khác cũng sẽ bắt đầu đi làm muộn, đơn giản vì họ cảm thấy có thể. Dần dần, tính vô kỷ luật có thể lây lan sang các vấn đề khác nghiêm trọng hơn như hiệu suất làm việc, văn hóa trong doanh nghiệp, sự tôn trọng đối cấp trên,…

3. Giải pháp xử lý nhân viên đi làm muộn dành cho chủ doanh nghiệp

Đa số trong các trường hợp, nhân viên đi muộn thường chỉ phạt nộp tiền mặt hoặc bị trừ lương. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp phạm lỗi nhiều lần mà không thấy có dấu hiệu dừng. Lúc này chủ doanh nghiệp bạn cần tìm cách xử lý thế nào cho hiệu quả? 

Đặt ra một kỳ vọng rõ ràng

Bạn Điều đầu tiên nhà quản lý cần phải định nghĩa chính xác cho nhân viên của mình: Đúng giờ nghĩa là gì?

Đối với các cuộc hẹn, người Nhật họ thường có thói quen tới các cuộc hẹn trước khoảng 15 phút và xem đó mới là đúng giờ. Họ khác với người Mỹ là đến đúng vừa kịp thời gian hẹn thì cũng là đúng giờ. Khi đến trước 15 phút, họ có nhiều thời gian để chuẩn bị tài liệu, tránh kẹt xe, xem lại trang phục hay có khi là kịp đi vệ sinh, rửa mặt cho tỉnh táo… 

Ở chúng ta, đúng giờ có nghĩa là check in trước 7 giờ 30 phút hoặc 8 giờ, thậm chí 1-2 phút vẫn có thể bỏ qua. Tuy nhiên chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp tình trạng một nhân viên vào công ty đúng 7 giờ 30 nhưng họ phải mất 10-15 phút để chuẩn bị thì mới có thể bắt đầu công việc của mình. Vô tình chúng ta đã đánh cắp khoảng thời gian đó trong buổi sáng, và việc đến công ty đúng giờ cũng trở nên vô nghĩa.

Một chính sách quản lý nhân sự hợp lý

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên. Nhưng việc xây dựng một chính sách quản lý nhân sự với những kỳ vọng rõ ràng sẽ đảm bảo nhân viên làm việc chuyên nghiệp và chăm chỉ hơn.

Có thể dễ dàng nhận thấy các cách ban hành quy chế truyền thống đều dễ khiến cả lãnh đạo và nhân viên rơi vào thế bị động: một bên thực hiện ban hành mà không đảm bảo kết quả, một bên không biết phải cập nhật, tra cứu thông tin qua kênh nào. Lúc này, một hệ thống phần mềm quản lý hành chính nhân sự – LigoHRM mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

  • Giải pháp chấm công, tích hợp thiết bị và cảm biến IoT đầu tiên ở Việt Nam: công nghệ IoT và cloud do Ligosoft tự phát triển biến doanh nghiệp trở nên thông mình hơn.
  • Tính lương chuẩn theo chế độ và có thể tùy chỉnh: Lương nhân sự được tính theo chế độ hiện hành nhưng có thể tùy chỉnh theo đặc thù của doanh nghiệp
  • Số hóa, quản lý tài liệu trực tuyến: mọi tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý trực tuyến trên Cloud. Truy cập mọi lúc mọi nơi, phân quyền sâu và an toàn cao.
LigoHRM- hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả nhất hiện nay

 

Điểm bắt đầu của quản trị là xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học; thiết lập vai trò – nhiệm vụ rõ ràng và triển khai các chính sách hiệu quả. Bộ giải pháp quản trị nhân sự LigoHRM là giải pháp 3 trong 1 quản lý hành chính, nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được tình trạng đi làm muộn của nhân viên một cách tốt nhất. Hãy đăng ký ngay để được tư vấn và nhận trải nghiệm demo ứng dụng nhé!