Phần 2: Khái niệm, chức năng và vai trò của kế toán

1. Khái niệm kế toán

Kế toán ra đời cùng với nền sản xuất của xã hội loài người, với nhiệm vụ quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp nhằm phản ánh lại toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu về quản lý kinh tế của con người.

– Theo chuyên gia và các nhà nghiên cứu: Kế toán là một khoa học, liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tổng hợp và tính toán đến  kết quả của các hoạt động kinh tế tài chính của một tổ chức, giúp ban giám đốc có thể căn cứ vào đó mà ra quyết định quản lý.

– Theo các nhà quản trị: Kế toán là những công việc tính toán ghi chép bằng con số để phản ánh kiểm tra một cách toàn diện, liên tục các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm xác định sự tồn tại và hiệu quả sử dụng các loại tài sản của từng đơn vị kinh tế.

– Theo các nhà quản lý: Kế toán là hoạt động đo lường, mô tả giải thích các hoạt động kinh tế có liên quan đến tài sản, nguồn vốn của một tổ chức hay một doanh nghiệp.

– Theo Luật kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới  hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. (Luật số 88/2015/QH13, kỳ họp thứ 10 tháng 11/2015).

2. Chức năng của kế toán

Kế toán là hệ thống thông tin

Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, thông qua việc cung cấp thông tin cho những người sử dụng, ngày nay kế toán thường được nghiên cứu dưới góc độ là một hệ thống thông tin trong DN. Thật vậy, trong một DN tồn tại 3 hệ thống: Hệ thống hoạt động tác nghiệp, hệ thống thông tin và hệ thống quyết định. Các hoạt động tác nghiệp xảy ra sẽ được ghi nhận và xử lý bởi hệ thống thông tin, Các thông tin đã xử lý được cung cấp cho nhà quản lý để ra các quyết định. Kế toán là một trong hệ thống thông tin của DN.

Hệ thống hoạt động tác nghiệp, còn được gọi là hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, bao gồm các hoạt động như mua NVL, hàng hóa, bán sản phẩm, vay ngân hàng…

Hệ thống thông tin kế toán DN bao gồm tổng hợp các yếu tố con người, thiết bị máy tính, sổ sách, phần mềm kế toán… cho phép thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính. Hệ thống thông tin kế toán trợ giúp nhà quản lý trong việc thực hiện các chức năng hoạt động tác nghiệp và ra các quyết định.

Quy trình xử lý thông tin kế toán bao gồm các bước sau:

– Bước 1: Lập hoặc tiếp nhận chứng từ kế toán – thu nhận thông tin;

– Bước 2: Phân loại, ghi sổ kế toán – xử lý thông tin;

– Bước 3: Lập báo cáo kế toán – tổng hợp thông tin

– Bước 4 – Kiểm tra và lưu trữ thông tin kế toán.

Kế toán là nghĩa vụ pháp lý

Đây là chức năng quan trọng của kế toán, bởi vì, đã từ lâu kế toán là nghĩa vụ pháp lý  đối với mọi DN. Bất kỳ DN nào cũng phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán và kê khai thuế phải nộp hàng năm, nộp BCTC để chứng minh cho việc kê khai thu nhập chịu thuế.

Để quản lý việc kê khai thu nhập chịu thuế của các DN, đồng thời đảm bảo sự công bằng giữa các DN trong nền kinh tế quốc dân, Nhà nước yêu cầu các đơn vị kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán, các chuẩn mực kế toán, cũng như chuẩn mực về BCTC. Ngoài ra, để bảo vệ lợi ích các nhà đầu tư, các cổ đông, các quốc gia đều quy định bắt buộc các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, định kỳ phải công bố BCTC và các BCTC này phải đước kiểm toán bởi các công ty theo quy định của UB chứng khoán..

3. Vai trò của kế toán

Kế toán là công cụ quản lý kinh tế

Ngày nay, nền SX của xã hội loài người đã phát triển vượt bậc, cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, sự phát triển của nền kinh tế thị trường ở nhiều quốc gia cũng như sự xuất hiện nhiều giao dịch kinh tế ngày càng phức tạp trong quá trình toàn cầu hóa kinh tế, kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý kinh tế, tài chính của các tổ chức kinh tế quốc tế, của mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp.

Là công cụ quản lý, kế toán cung cấp thông tin  kinh tế, tài chính, phục vụ nhu cầu của người sử dụng; trong đó có Nhà nước; nhà quản lý kinh doanh, các giám đốc DN. Vai trò là công cụ quản lý đã được tăng cường trong những năm qua. Nhiều loại kế toán không bắt buộc, đó là kế toán quản trị (phân tích, dự báo) trở nên phổ biến trong các DN với sự xuất hiện các chức năng mới (kiểm soát, quản lý…). Quá trình tin học hóa bộ phận kế toán, giúp cung cấp dữ liệu kế toán nhanh chóng, đã cho phép các nhà quản lý sử dụng thông tin kế toán như một công cụ trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định trong quản lý rất hiệu quả.

Kế toán là công cụ kiểm soát

Vai trò này ngày càng được khẳng định cùng với sự tách bạch giữa những người cấp vốn cho DN và những người quản lý DN. Các nhà quản lý DN có nghĩa vụ đệ trình các báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình kết quả HĐKD… cho những người chủ DN. Thông qua các báo cáo này, người chủ DN có thể đánh giá, kiểm soát. Người lao động của DN có thể hiểu rõ hơn hoạt động của DN và có được những thông tin cho phép họ thương lượng về mức lương, thưởng… Ngoài ra, thông qua các ghi chép kế toán, có thể kiểm tra số thuế DN phải nộp cho Nhà nước. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, thuế có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của kế toán trong suốt thế kỷ XX và ngày nay hai lĩnh vực này có mối quan hệ hết sức chặt chẽ.

Kế toán là công cụ trợ giúp việc đưa ra các quyết định quản lý

Có thể chia các đối tượng sử dụng thông tin kế toán ra để quyết định kinh tế chia thành hai nhóm: Đối tượng bên ngoài và đối tượng bên trong DN. Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán để đưa ra các quyết định kinh tế của các đối tượng khác nhau cũng rất đa dạng.

•  Nhóm đối tượng bên ngoài:

Bên cạnh những người sử dụng thông tin kế toán chính là Nhà nước, cổ đông, chủ nợ, nhiều đối tác khác bên ngoài cũng quan tâm đến thông tin kế toán.

– Các ngân hàng phải cân nhắc việc có nên cấp tín dụng cho một DN hay không. Vì vậy, họ phải nghiên cứu tình hình tài chính của DN để đánh giá khả năng trả gốc lẫn lãi. Các nhà đầu tư lại quan tâm đến khả năng sinh lời. Các nhà cung cấp lại quan tâm đến khả năng thanh toán ngắn hạn (có thể họ bắt đặt cọc)…

– Đối với xã hội, kế toán cung cấp thông tin để xây dựng các chỉ tiêu thống kê như: Tống sản phẩm quốc nội (GDP) hay tổng giá trị xuất khẩu… Ngoài ra kế toán còn là công cụ đối thoại xã hội, vì nó là công cụ đo lường giá trị của cải do một DN tạo ra.

• Nhóm đối tượng bên trong:

Đối với các nhà quản lý bên trong DN, kế toán có vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí, giá thành sp, xây dựng chính sách giá bán, cho phép các nhà quản lý bên trong DN xác định chính xác kết quả kinh doanh của DN.

Như vậy, kế toán có vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi chủ thể có quan hệ về lợi ích kinh tế một cách gián tiếp hay trực tiếp với DN. Kế toán là công cụ giúp các chủ thể đó quản lý tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, các khoản đầu tư, cho vay; quản lý các nguồn thu nhập. Muốn vậy, DN phải chú trọng công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán.

 

Xem lại Phần 1: Khái niệm doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp