Quản lý nhân sự bằng Excel từ lâu đã được coi là nhiệm vụ quen thuộc của bộ phận Nhân sự và cấp quản lý trong nhiều doanh nghiệp. Sự quen thuộc này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên: họ vẫn đang từng ngày từng giờ trung thành với công việc nhập liệu, chia sẻ và tra soát thủ công trên những file thông tin này.

Đúng vậy, “quản lý nhân sự” là điều bắt buộc phải làm. Thế nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mặc định chỉ có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) và công nghệ máy học (Machine Learning – ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp thay thế Excel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự.

Và quan trọng hơn hết, việc tận dụng một giải pháp tiện lợi hơn giúp doanh nghiệp không phải tập trung quá nhiều vào các công việc liên quan tới thủ tục mà không tạo ra năng suất làm việc.

06 nhược điểm của Excel khi dùng để quản lý nhân sự

  • Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định: Khi sử dụng Excel và các công cụ thủ công khác như giấy tờ bản cứng để quản lý nhân sự, có lẽ bạn cũng biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Nhưng chính bạn cũng ngầm chấp nhận sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý. Tuy nhiên, điều này không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.
  •  Không đảm bảo bảo mật: Lẽ dĩ nhiên là bạn luôn muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… Tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài. Đó là chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, CEO, chuyên viên C&B,… Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.
  • Không thể để lại “thừa kế” cho người sau: Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp nhận công việc, nhưng cô ấy lại không thể “giải mã” cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn nữa là bắt đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh. Hệ thống các file quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.
  • Khả năng tích hợp kém: Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó. Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, Calendar hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.
  • Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người: Tất cả các thao tác của con người trên Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng không hỗ trợ được con người thì là thiếu sót của công cụ. Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.
  • Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô: Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Bạn không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được. Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.