Doanh nghiệp sẽ làm gì nếu quá trình triển khai ERP bị gián đoạn? Bạn sẽ phải nhanh chóng đưa ra cách giải quyết và tìm ra lý do thất bại. Nếu không lường trước được các rủi ro, quản trị dự án sẽ gặp nhiều khó khăn khi cố gắng đuổi kịp tiến độ.  Do đó, các doanh nghiệp cần tiếp cận chủ động, chuẩn bị sẵn sàng các tình huống rủi ro phát sinh và hướng xử lý nhằm giảm thiểu tối đa các sự cố trong quá trình triển khai  ERP. 

1. Tiến hành đánh giá Stage Gate

Đánh giá Stage gate (tạm dịch “giai đoạn trước khi nhận được đầu tư” – thời điểm quan trọng của dự án/kế hoạch đang phát triển có thể bị kiểm tra và có các chuyển đổi hoặc quyết định liên quan đến chi phí, nguồn lực, lợi nhuận) sẽ đảm bảo chất lượng và tính đầy đủ của kế hoạch dự án triển khai ERP. Vào cuối mỗi giai đoạn triển khai, nhóm điều hành và nhóm dự án nên xác định xem các đầu việc của giai đoạn đó đã được hoàn thành chưa, trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Đây cũng là thời điểm để đánh giá chất lượng công việc. Doanh nghiệp của bạn đang giải quyết các khía cạnh kinh doanh, như quản lý thay đổi hay chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật? Doanh nghiệp lựa chọn phương thức triển khai nào? Một khi đã gọi tên được rủi ro, doanh nghiệp có thể thêm chúng vào kế hoạch quản lý rủi ro của mình.

Doanh nghiệp cũng cần đánh giá kế hoạch dự án để đảm bảo tính chi tiết
Doanh nghiệp cũng cần đánh giá kế hoạch dự án để đảm bảo tính chi tiết

Các đánh giá stage gate có thể giảm nhu cầu về dịch vụ khôi phục dự án – vốn là biện pháp cứu vãn cuối cùng của nhiều tổ chức. Thậm chí các tổ chức theo đuổi mục tiêu chuyển đổi số cũng có thể bỏ sót các hoạt động cốt lõi và cần khôi phục dự án.

2. Đánh giá quản lý dự án và mô hình quản trị khi triển khai ERP

Quản lý hiệu quả có thể giảm thiểu nhiều rủi ro của dự án triển khai ERP. Quản lý dự án có năng lực sẽ bao quát toàn bộ thông tin về dự án, hiểu rõ vai trò của từng nhân sự, trách nhiệm của từng thành viên trong tổ dự án, thời gian triển khai phần mềm ERP,.. Nếu mô hình quản trị dự án của bạn chưa đi đúng hướng, hãy thực hiện các biện pháp cải tổ, thay thế cho đến khi sở hữu mô hình quản trị hiệu quả.

3. Chú trọng vào quản lý thay đổi tổ chức

Khi đánh giá kế hoạch triển khai hệ thống quản trị ERP, doanh nghiệp có thể nhận thấy đa phần các hoạt động thiên về kỹ thuật thay vì hướng đến con người. Một bản kế hoạch chú trọng đến quản lý thay đổi tổ chức mới chính là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án ERP. Bản kế hoạch cần được lập dựa trên hiểu biết tường tận về tác động của thay đổi đối với từng bộ phận và mỗi cá nhân.

Kế hoạch dự án của bạn nên bao gồm các hoạt động quản lý thay đổi, các hoạt động này sẽ thúc đẩy giao tiếp hai chiều và nâng cao nhận thức về các mục tiêu của dự án. Truyền thông chỉ hiệu quả khi được tiến hành dựa trên nhu cầu và mối quan tâm của nhân viên. Bằng cách điều tra nguyên nhân phản kháng của nhân viên trong quá trình triển khai phần mềm quản lý ERP và xác định các kỹ năng thiếu hụt của nhân viên, bạn có thể phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi để giải quyết toàn bộ vấn đề của tổ chức – ở cấp bộ phận và cấp cá nhân.

4. Chú trọng vào quá trình tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ

Nếu kế hoạch triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của doanh nghiệp thiếu tập trung vào các quy trình nghiệp vụ thì việc tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ có thể là mảnh ghép hoàn hảo bổ sung cho các thiếu sót của bản kế hoạch. Tái cấu trúc quy trình đảm bảo phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.Tham khảo các chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp xác định các yêu cầu kinh doanh và cơ hội cải tiến quy trình.

Quản lý thay đổi là khâu không thể thiếu đối với mọi quá trình cải thiện hoặc thiết kế lại hệ thống phần mềm. Vì vậy, bản kế hoạch triển khai ERP của doanh nghiệp cần đảm bảo tính cân bằng giữa quản lý quy trình nghiệp vụ và quản lý thay đổi tổ chức. Ví dụ: việc ghi nhận tác động của các quy trình được thiết kế lại sẽ giúp doanh nghiệp phân tích tình hình tốt hơn, nắm bắt, dự đoán và kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong quá trình triển khai.

5. Đánh giá kế hoạch chuyển dữ liệu của doanh nghiệp

Các tổ chức ưu tiên phát triển chiến lược dữ liệu trước khi triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ dễ thành công trong chuyển đổi dữ liệu hơn so với các đơn vị khác. Quá trình này vẫn còn nhiều khó khăn nhưng nó không gây gián đoạn hoạt động của dự án. Các doanh nghiệp cần dành thời gian xác định phạm vi chuyển đổi dữ liệu và đánh giá độ chính xác, minh bạch của dữ liệu.

Cách tốt nhất để di chuyển dữ liệu là đặt các cột mốc và tiến hành nhiều conference room pilots (CRP) (tạm dịch “Thí điểm phòng hội nghị” – một thuật ngữ được sử dụng trong việc mua sắm phần mềm và kiểm thử phần mềm. CRP có thể được sử dụng trong quá trình lựa chọn và thực hiện một ứng dụng phần mềm trong một tổ chức hoặc công ty). Mục tiêu là 25% dữ liệu của bạn được chuyển đổi và làm sạch trong CRP đầy tiên, 50-75% sau lần thứ 2 và 100% sau lần thứ 3.

6. Đánh giá mức độ tùy chỉnh của doanh nghiệp

Tùy chỉnh phần mềm là một khoản đầu tư tốn kém, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng để tránh tình trạng vượt quá ngân sách. Trong khi đánh giá mô hình quản trị liên quan đến tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể phát hiện các phần thiếu sót của mình trong khâu kiểm soát.

Quản trị dự án trong tùy chỉnh bao gồm: quản lý giới hạn tùy chỉnh, quy trình phê duyệt chính thống đối với các yêu cầu thay đổi…

Người quản lý dự án nên là người quyết định cuối cùng trong vấn đề tùy chỉnh hệ thống ERP. Họ sẽ quyết định yêu cầu tùy chỉnh có hợp lý không bằng cách tìm hiểu lý do đằng sau.

Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về các hoạt động, hiệu suất và rủi ro của dự án triển khai ERP
Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về các hoạt động, hiệu suất và rủi ro của dự án triển khai ERP

Trong khi đánh giá việc triển khai  ERP, doanh nghiệp có thể tìm thấy các lỗ hổng trong kế hoạch dự án. Hầu hết các doanh nghiệp bỏ qua khâu quản lý thay đổi tổ chức và quản lý quy trình nghiệp vụ để đẩy nhanh quá trình triển khai. Ngay cả các tổ chức theo đuổi mục tiêu chuyển đổi số cũng có xu hướng bỏ qua một số hoạt động quản lý thay đổi.

Doanh nghiệp có thể sửa đổi kế hoạch triển khai trong giai đoạn đầu mà không gặp quá nhiều khó khăn. Hầu hết quản trị dự án sẽ không phản đối các đề xuất liên quan đến tùy chỉnh từ các cấp quản lý phía dưới. Một số có thể phản đối việc quản lý thay đổi tổ chức, tuy nhiên, việc xây dựng và phát triển một casestudy có thể dập tắt các ý kiến trái chiều.

Với 6 mẹo để đánh giá rủi ro khi triển khai ERP trên hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những phân tích cũng như nhận định chính xác trước khi triển khai.