Nên sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay sử dụng một giải pháp tổng thể bao gồm nhiều module chung trong quản trị doanh nghiệp? Có lẽ đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn chưa tìm ra lời giải trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Với việc phân tích từng lựa chọn, hy vọng bài viết này sẽ phần nào giúp các doanh nghiệp đưa ra được quyết định hợp lý trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp.

Ưu điểm của các phần mềm chuyên biệt hóa

Giải quyết triệt để vấn đề chuyên môn

Một phần mềm chuyên biệt hóa sẽ được phát triển chuyên sâu hơn các tính năng riêng biệt, các tính năng được phát triển một cách tối ưu đáp ứng yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp. Ví dụ một phần mềm quản lý nhân sự sẽ có các chức năng giải quyết được nhiều vấn đề  về nhân sự hơn so với chức năng của một module quản lý nhân sự trong phần mềm quản trị tổng thể ERP.

Các phần mềm chuyên biệt hóa tồn tại song song và độc lập
Các phần mềm chuyên biệt hóa tồn tại song song và độc lập

Dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp Do là một phần mềm độc lập, riêng biệt nên việc tùy chỉnh tính năng theo khả năng mở rộng của doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn bởi không có tính ràng buộc như các phân hệ quản lý trong hệ thống chung ERP. Việc tuỳ chỉnh trong ERP sẽ phức tạp hơn và tốn thời gian nhiều hơn.

Giảm thiểu chi phí khi triển khai công nghệ mới

Khi triển khai công nghệ yếu tố chi phí luôn được các doanh nghiệp cân nhắc hàng đầu. Không chỉ có chi phí mua phần mềm mà còn có các chi phí khác đi kèm như phí đào tạo nhân viên sử dụng, phí nâng cấp, phí bảo trì hàng tháng, hàng năm. Với một phần mềm chuyên biệt hóa thì mức chi phí đầu tư sẽ rẻ hơn so với chi phí cho một phần mềm quản lý tổng thể ERP, vì là các phần mềm độc lập nên rủi ro được phân tán, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thay đổi lựa chọn nếu thấy có điểm chưa hài lòng, chưa phù hợp với doanh nghiệp mình.  

Ưu điểm của giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP

Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng các phần mềm riêng lẻ, như bộ phận kinh doanh sử dụng phần mềm CRM và phần mềm bán hàng riêng, bộ phận kế toán sử dụng phần mềm kế toán riêng, bộ phận nhân sự cũng có phần mềm quản lý nhân sự riêng biệt. 

Giải pháp quản lý rời rạc này tuy đáp ứng được yêu cầu chức năng chuyên sâu cho từng bộ phận, phòng ban. Tuy nhiên ở đây hạn chế là về mặt liên kết dữ liệu, việc chuyển thông tin dữ liệu giữa các bộ phận được thực hiện thủ công, tốn thời gian đồng thời tính bảo mật thông tin lại không cao, dữ liệu khó kiểm soát.

Với giải pháp quản trị ERP doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một hệ thống chung duy nhất tích hợp các module thực hiện các chức năng tương đương với các phần mềm quản lý rời rạc. Các phân hệ này giải quyết được việc thống nhất truyền tải dữ liệu giữa các bộ phận bởi tính tự động hóa trong phần mềm ERP.

Sử dụng hệ thống tổng thể ERP sẽ cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan hơn
Sử dụng hệ thống tổng thể ERP sẽ cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan hơn

Phần mềm quản lý tổng thể ra đời với mục đích thay thế tất cả hệ thống đơn lẻ, mà vẫn đáp ứng được những tiêu chí:

Dữ liêu đồng bộ

Dữ liệu được tập trung tại một nguồn, không bị phân tán. Tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất làm việc vì không phải nhập liệu thông tin nhiều lần như khi sử dụng các phần mềm riêng biệt. Nhân viên mỗi bộ phận có thể chủ động xem thông tin như ý muốn với chức năng phân quyền, đặc biệt là cấp quản lý có thể xem các báo cáo tổng hợp mọi thời điểm mà không cần phải chờ đợi hàng tá các báo cáo từ nhiều phòng ban.

Tránh sai sót dữ liệu, thông tin khi nhập liệu

Khi sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ dữ liệu phải nhập qua nhiều lần nên việc sai sót, số liệu sai lệch là điều có thể xảy ra. Khi sử dụng phần mềm quản lý tổng thể ERP sẽ giải quyết vấn đề trên với thông tin, dữ liệu được đồng bộ trên một hệ thống duy nhất.

Hệ thống báo cáo toàn diện, tổng thể

Tổng hợp hệ thống báo cáo toàn diện giúp doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt được tình hình hoạt động toàn bộ công ty, đây cũng là điều mà các phần mềm riêng lẻ khó có thể thực hiện được.

Để lựa chọn giữa việc sử dụng giải pháp tổng thể ERP và sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt, doanh nghiệp nên cân nhắc các vấn đề sau:

  • Định hướng chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai?
  • Việc thay đổi quy trình quản trị doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào?
  • Các vấn đề doanh nghiệp mong muốn giải quyết trong ngắn hạn và dài hạn?
  • Ngân sách dành cho giải pháp công nghệ của doanh nghiệp sẽ đầu tư?

Các doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Cùng với sự phát triển của công nghệ, đem lại thêm một phương án thay thế cho các phần mềm truyền thống và đang dần trở thành xu hướng mới trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm chồng chéo nhau thì việc sử dụng một giải pháp tổng thể trên cùng một nền tảng chia sẻ dữ liệu đang là giải pháp tân tiến nhất hiện nay.