Có đôi khi cùng một lĩnh vực kinh doanh, nhưng thời gian triển khai phần mềm ERP của hai doanh nghiệp khác nhau lại có sự chênh lệch rất lớn. Vậy điều gì quyết định thời gian triển khai phần mềm ERP? Làm thế nào để tính toán đúng và kiểm soát tốt thời gian triển khai ERP? Hãy cùng các chuyên gia của Ligosoft đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây nhé!

Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào các yếu tố nào?

Việc triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP là điều không hề dễ dàng. Thực tế rất khó có thể đưa ra thời gian chính xác cho việc triển khai một dự án ERP, thời gian thực hiện đôi khi sẽ không nằm trong dự kiến bởi có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP.

Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành một dự án ERP.

Lĩnh vực của doanh nghiệp 

Các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần thời gian triển khai khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ. 

Phương pháp triển khai

Hiện nay, có thể chia làm các phương pháp triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP chính như: 

  • Big bang: Phương pháp được triển khai bằng cách chuyển đổi ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sang sử dụng đồng thời. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ bị tắt. Điều nguy hiểm là nếu chiến lược này thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. 
  •  Phrased Rollout: phương pháp chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước. Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai từ các module quan trọng nhất. Theo đó, nhân viên sẽ được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng dần dần theo thời gian. Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận CNTT dễ dàng khắc phục khi phát sinh sự cố. Tuy nhiên phương pháp này sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài, thậm chí trì trệ. 
  •  Agile cũng xảy ra theo từng giai đoạn như Phrased rollout, nhưng chia nhỏ thành các sprint. Mỗi Sprint có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Agile mang đến sự linh hoạt về nhu cầu thị trường, giảm thiểu chi phí, mặc dù cần giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn. 
  •  Parallel – cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới. Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn vì nó đề xuất triển khai một hệ thống mới trong khi vẫn đang chạy một hệ thống cũ. Nhân viên có thể vừa học cách sử dụng một hệ thống mới vừa thực hiện các hoạt động thường xuyên của họ với hệ thống cũ. Cho đến khi đã thành thạo hệ thống mới, hệ thống cũ sẽ bị tắt đi.
Dự án triển khai ERP sẽ hoàn thành trong bao lâu phụ thuộc vào phương pháp triển khai mà doanh nghiệp lựa chọn
Dự án triển khai ERP sẽ hoàn thành trong bao lâu phụ thuộc nhiều vào phương pháp triển khai mà doanh nghiệp lựa chọn

Mức độ quyết liệt của chủ doanh nghiệp

Đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thời gian triển khai ERP. Chủ doanh nghiệp và bộ phận phụ trách triển khai phải có tiếng nói và sự quyết liệt thay đổi. Xét về yếu tố này, các doanh nghiệp thuộc khối tư nhân thường tốt hơn so với các doanh nghiệp thuộc khối nhà nước hoặc có liên quan đến nhà nước, theo đó thời gian triển khai ở các doanh nghiệp tư nhân thường ngắn hơn và tỷ lệ thành công cao hơn. 

Phạm vi triển khai 

Số lượng ứng dụng càng nhiều, thời gian triển khai càng lâu. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, triển khai càng vất vả. Vì vậy, các doanh nghiệp nên triển khai theo từng đoạn thay vì đưa toàn bộ các phân hệ có trên hệ thống vào vận hành ngay lập tức. 

Khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp và độ chính xác của dữ liệu 

Dữ liệu là một trong những vấn đề đau đầu trong triển khai ERP. Thông thường, đối với các doanh nghiệp triển khai ERP, 1/3 thời gian chỉ dành để xử lý vấn đề dữ liệu. 

Mức độ phức tạp của các quy trình 

Các doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc quy trình phức tạp dẫn đến việc thời gian triển khai ERP bị kéo dài. Việc chưa có quy trình cũng giống như việc doanh nghiệp đang lạc vào trong một ma trận không có lối thoát. Quy trình phức tạp có thể dẫn đến việc điều chỉnh trên diện rộng. Điều chỉnh quy trình để phù hợp với phần mềm hoặc điều chỉnh phần mềm để tương thích với quy trình hiện tại đều là những công việc khó khăn, tốn kém nhiều thời gian trong quá trình triển khai ERP.  

Chương trình đào tạo người dùng

Việc đào tạo cho toàn thể nhân viên biết cách sử dụng là một quy trình rất quan trọng. Chương trình đào tạo cần đảm bảo các yếu tố dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng để người dùng có thể vận hành hệ thống một cách trơn tru. Đặc biệt, mỗi doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau cần có một bộ khung chương trình đào tạo riêng biệt, đặc thù. Chương trình đào tạo không hợp lý dễ dẫn đến việc kéo dài thời gian triển khai dự án ERP. 

Làm thế nào để tối ưu thời gian triển khai ERP?

Triển khai ERP được xem là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công trong việc số hóa doanh nghiệp hiện nay
Triển khai ERP được xem là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công trong việc số hóa doanh nghiệp hiện nay

Làm thế nào để tối ưu thời gian triển khai ERP là băn khoăn của hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hoặc đã và đang triển khai. Dưới đây là một số kinh nghiệm mà Ligosoft tổng hợp được trong quá trình tư vấn và triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP. 

  • Chủ động phối hợp với đơn vị tư vấn và triển khai: Việc giao phó mọi việc cho đơn vị tư vấn triển khai sẽ khiến doanh nghiệp bị rơi vào tình thế bị động. Bên cạnh sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn, triển khai thì doanh nghiệp cần chủ động tham gia vào quá trình dự đoán thời gian triển khai ERP. Cũng như lường trước những khó khăn và tình huống phát sinh, đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. 
  • Làm rõ quy trình của doanh nghiệp và chuẩn hóa master data. Quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng để giảm thời gian triển khai ERP. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn quy trình và chuẩn hóa dữ liệu trước khi quyết định triển khai ERP. Tránh trường hợp triển khai mất thời gian, tạo sự mệt mỏi cho các thành viên tham gia mà hiệu quả thu được không được như kỳ vọng. 
  • Hạn chế tùy chỉnh trong giai đoạn đầu. Tùy chỉnh là việc không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai ERP. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh trong giai đoạn đầu thường không được khuyến khích. Việc tùy chỉnh nên được tiến hành theo giai đoạn, hạn chế các tùy chỉnh phát sinh trong quá trình triển khai, dẫn tới kéo dài thời gian triển khai. 
  • Xây dựng đội quản lý dự án bài bản: Đội quản lý dự án là nòng cốt triển khai và là nhân tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án. Đội quản lý cần được phân nhiệm rõ ràng, có các thành viên đại diện của từng phòng ban, hiểu rõ quy trình, có quyền đưa ra quyết định trong trường hợp cần thiết. 
  •  Xây dựng chương trình đào tạo hợp lý, phù hợp với trình độ của người dùng. Chương trình đào tạo hướng người dùng sẽ đem lại hiệu quả triển khai cao hơn và rút ngắn tối đa thời gian triển khai.

Qua việc đánh giá các yếu tố trên hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp ước tính chính xác hơn chi phí và thời gian triển khai dự án ERP. Để làm rõ hơn những thắc mắc cho doanh nghiệp, bạn có thể để lại thông tin ngay phía dưới đây để được giải đáp một cách cụ thể hơn.