Một dự án ERP thành công được kết hợp bởi rất nhiều yếu tố. Thiếu đi một giai đoạn, hệ thống ERP của bạn có thể gặp phải những bất lợi lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả triển khai. 

Triển khai ERP phải theo một quy trình cụ thể và nhất định
Triển khai ERP phải theo một quy trình cụ thể và nhất định

Với kinh nghiệm triển khai các dự án ERP cho nhiều đơn vị,  Ligosoft đã xây dựng được quy trình triển khai ERP chuẩn bao gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị dự án

Bước 2: Khảo sát

Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Bước 5 Phát triển chỉnh sửa hệ thống

Bước 6: Triển khai( Cài đặt, đào tạo)

Bước 7: Go- live ( Đưa hệ thống vào sử dụng)

Bước 8: Nghiệm thu hệ thống

Chúng ta sẽ cùng đi phân tích chi tiết các bước triển khai giải pháp ERP: 

Bước 1: Chuẩn bị dự án

Đây là thời gian hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án bao gồm thiết lập đội dự án, thống nhất thời gian triển khai, các bước triển khai, các đầu việc cần chuẩn bị trước khi triển khai, thời gian triển khai, các giai đoạn triển khai. 

Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp 

Đây được xem là bước đầu tiên, tạo nền móng cho các bước kế cận. Vì thế, nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai bị lệch hướng.

Quá trình tiền đánh giá sẽ tìm ra được các giải pháp ERP phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
Quá trình tiền đánh giá sẽ tìm ra được các giải pháp ERP phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

Quá trình khảo sát hiện trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP. Trong quá trình khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp – vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:

  • Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
  • Số lượng nhân sự của doanh nghiệp
  • Mô hình doanh nghiệp: mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company
  • Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp
  • Số lượng cửa hàng (Đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm: shop, Online, các phương thức thanh toán
  • Quy trình sản xuất và quản lý
  • Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai
  • Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại: trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên
  • Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?       

Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

Sau khi đội BA trực tiếp khảo sát thực trạng doanh nghiệp sẽ lên tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Đây là một giải đoạn rất quan trọng của dự án. Sau khi khảo sát thì đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và đưa ra các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lý các bài toán quản lý của khách hàng.

Trong quá trình triển khai dự án, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. Chính vì vậy tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ hạn chế được tối đa việc sửa cấu trúc phần mềm. Quá trình khảo sát cần sự cẩn thận từ đội BA của đơn vị triển khai phần mềm, bên cạnh đó đơn vị được triển khai cũng cần bố trí nhân sự tham gia các buổi khảo sát, đưa ra  các đề xuất xây dựng hệ thống. Khi hai bên đã thống nhất tài liệu mô tả URD nên hạn chế những thay đổi về sau.

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi hai bên cùng nhau thống nhất về tài liệu mô tả URD. Đội ngũ  Developer sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả. Sau khi đội ngũ lập trình thiết kế phần mềm thì sẽ chuyển sang đội test để test hệ thống kiểm tra các lỗi. 

Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống

  • Tiến hành sửa đổi phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…
  • Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.

Bước 6: Triển khai ( Cài đặt đào tạo)

Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả và trực tiếp cài đặt phần mềm tại doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp có thể đào tạo, người dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc. 

Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.

 Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên
Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên

Bước 7: Go- live ( Đưa hệ thống vào khai thác)

Trong 1 dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được ứng dụng thực tế.

Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa, việc di chuyển dữ liệu  từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.

Bước 8: Nghiệm thu tổng thể hệ thống

Nghiệm thu là bước đánh dấu kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết, bao gồm:

Bàn giao hệ thống theo quy định của Hợp đồng bao gồm: Các module nghiệp vụ đã phát triển theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD), Tài khoản quản trị hệ thống và các tài khoản khác liên quan; Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide), Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT, Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống (System Setup Manual).

 Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quả điều hành doanh nghiệp. Bạn nghĩ sao về cuộc gọi 15 phút để cùng trao đổi với chuyên gia của Ligosoft để tư vấn hệ thống ERP phù hợp. Các chuyên gia giải pháp ERP của chúng tôi đã sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và giúp bạn chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.