Có rất nhiều người hiện nay vẫn có quan niệm sai lầm về ERP và phần mềm kế toán. Mọi người thường nghĩ rằng ERP chỉ là một tên gọi khác của phần mềm kế toán, nhưng trên thực tế,  ERP là một hệ thống hoàn toàn khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến những khác biệt cơ bản giữa phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) và phần mềm kế toán độc lập. Từ đó, giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán được dùng cho các hoạt động tài chính và chi phí của doanh nghiệp. Chúng thường bao gồm các chức năng gắn chặt với tài chính, ví dụ: các khoản phải trả, các khoản phải thu, dòng tiền, sổ cái và bảng cân đối kế toán.

Phần mềm kế toán giúp tăng tốc độ thu thập và xử lý các dữ liệu quan trọng để các báo cáo tài chính cần thiết được sắp xếp hợp lý, áp dụng cho các loại báo cáo như: cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo dòng tiền, báo cáo lãi lỗ. 

Phần mềm sẽ xuất ra các báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
Phần mềm sẽ xuất ra các báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

Việc sở hữu một giải pháp công nghệ phục vụ thu thập và lưu trữ thông tin như thế này sẽ giúp tổ chức hiểu rõ hơn về khả năng tài chính của họ, đẩy nhanh tốc độ đưa ra quyết định và cắt giảm chi phí lao động hành chính.

Tóm lại, phần mềm kế toán sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp. Có nhiều hệ thống kế toán khác nhau trên thị trường có thể giúp bạn, nhưng những người dẫn dắt thị trường hay sử dụng Quickbooks, Xero và Misa.

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) là gì?

ERP là một phần mềm tích hợp các tính năng quản lý tài chính của công ty, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng thành một hệ thống toàn diện duy nhất. Hệ thống bao gồm các quy trình dành riêng cho lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động, tính minh bạch, khả năng mở rộng và hiệu quả.

ERP hoàn toàn phù hợp với những doanh nghiệp muốn cải thiện quản lý doanh thu và doanh số, kiểm soát dòng tiền cũng như mối quan với hệ khách hàng. Bên cạnh đó, hệ thống ERP cũng gia tăng hiệu quả tổng thể chung cho toàn doanh nghiệp. Ngày nay, nhiều công ty đang sử dụng hệ thống ERP để tồn tại trong môi trường cạnh tranh cao.

Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và phần mềm kế toán

Có rất nhiều điểm khác nhau giữa 2 giải pháp này, nhưng chúng ta sẽ tập trung vào những điểm chính sau đây:

Phạm vi hoạt động

Điểm khác biệt đầu tiên chính là phạm vi hoạt động của phần mềm. Hệ thống ERP có quá nhiều các chức năng khi so với phần mềm kế toán vì nó không chỉ tập trung vào các khía cạnh tài chính, mà còn đáp ứng nhiều tính năng khác.

Phần mềm kế toán chỉ hoạt động trên một cơ sở dữ liệu độc lập nhỏ và không thể kết nối với các quy trình theo thời gian thực khác trong công ty. Vì vậy, trong trường hợp này, bạn cần sử dụng một hệ thống ERP tích hợp để xử lý công việc. 

Với các phần mềm kế toán bạn chỉ có thể quản lý dòng tiền ra – vào và khởi tạo báo cáo năm tài chính. Nhưng nếu chúng ta sử dụng một module kế toán nằm trong giải pháp ERP, nó sẽ vừa quản lý dòng tiền mà vẫn phản ứng kịp với xu hướng thị trường theo thời gian thực một cách đầy tự tin và nhanh chóng.

Tầm nhìn của doanh nghiệp

Một cách khác để hình dung về ERP chính là hình ảnh xây một ngôi nhà bằng các khối lego. ERP là tập hợp một loạt các hoạt động của doanh nghiệp để dựa vào đó, cung cấp cái nhìn toàn cảnh về sức mạnh và hiệu quả của tổ chức. Nhiều miếng lego được ghép lại như thế sẽ tạo nên một ngôi nhà hoàn chỉnh.

Hệ thống ERP bao gồm nhiều module khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hơn
Hệ thống ERP bao gồm nhiều module khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hơn

Trong khi đó, giải pháp kế toán chuyên dụng lại chỉ là miếng lego đơn lẻ. Nó có thể cho bạn biết hiệu quả tài chính của doanh nghiệp, nhưng lại bị tách rời với báo cáo tài chính cơ bản và không theo sát thời gian thực.

Đáp ứng nhu cầu đặc thù của ngành

Phần mềm kế toán bị hạn chế khả năng đáp ứng các nhu cầu đặc thù của ngành so với hệ thống ERP. Nhiều nhà cung cấp ERP  đã xây dựng các giải pháp phù hợp với nhu cầu thị trường, theo từng ngành cụ thể. Chắc chắn nhu cầu của một cửa hàng bán lẻ sẽ khác biệt đáng kể so với một tổ chức sản xuất. 

Các giải pháp kế toán hiếm có thể thích ứng theo đặc thù từng ngành, trong khi bạn vẫn phải trả tiền bản quyền và chấp nhận những hạn chế tùy chỉnh khi truy cập phần mềm qua đám mây. Trong khi đó, hệ thống ERP hoàn toàn có thể được triển khai và tùy chỉnh theo nhu cầu của từng ngành.

Tại sao ERP lại tốt hơn phần mềm kế toán?

Câu trả lời này đến từ chính nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Trong một số trường hợp, bạn chỉ cần một giải pháp kế toán để xử lý việc thu thập dữ liệu và báo cáo tài chính cơ bản. Nhưng nếu bạn muốn nhiều hơn thế, ERP chính là sự lựa chọn cuối cùng.

ERP sẽ tích hợp nhiều hơn các hoạt động kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, bao gồm quản lý kho, quản lý quan hệ khách hàng, chuỗi cung ứng,… Tất cả các khía cạnh đó hiện không thể có chỉ với một giải pháp kế toán riêng lẻ.