Bạn chọn “chia đều rủi ro” hay “bỏ hết trứng vào một rổ”?
Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, doanh nghiệp ngày càng có nhiều lựa chọn trong việc triển khai một giải pháp công nghệ nội bộ. Một trong những vấn đề được cân nhắc rất thường xuyên là giữa việc sử dụng một giải pháp tổng thể, gói gọn nhiều module chung trong quản trị doanh nghiệp – và với việc sử dụng một hệ thống các phần mềm chuyên biệt hóa xử lý từng bài toán đặc thù. Cùng với việc phân tích từng lựa chọn này, có thể nhìn thấy ưu nhược điểm của từng phương án, từ đó đưa ra được quyết định hợp lý cho doanh nghiệp.

Xu hướng mới trong công nghệ quản trị doanh nghiệp

Tại các doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau, đảm nhận những nghiệp vụ riêng của phòng ban đó; ví dụ như phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý đơn hàng… Tuy nhiên bộ máy làm việc của doanh nghiệp sẽ không bao giờ tách biệt độc lập mà thường xuyên có sự trao đổi, cộng tác, liên kết dữ liệu với nhau. Đơn cử như khi bộ phận sản xuất có nhu cầu đặt hàng nguyên vật liệu, họ sẽ cần gửi đề xuất lên bộ phận mua hàng, rồi làm việc với bộ phận kế toán-tài chính để được duyệt chi phí. Với từng ứng dụng riêng lẻ và thiếu tính tương thích, dữ liệu bị phân mảnh có thể cản trở khả năng tương tác giữa các bộ phận.

Đó là lý do từ những năm 1990s, loại hình phần mềm Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning – ERP) ra đời, tích hợp tất cả các phòng ban và chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất. Chữ “Enterprise” trong cái tên đã thể hiện rằng ERP là một phần mềm khổng lồ thâu tóm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, ở đó cơ sở dữ liệu được sử dụng chung để dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Trong suốt một thời gian dài kể từ khi ra đời, ERP vẫn luôn được coi là giải pháp duy nhất nếu như doanh nghiệp tìm kiếm một công nghệ để quản trị doanh nghiệp tổng thể


ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.

ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ