Dữ liệu là tài sản vô giá. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện nay đang không thể tận dụng được triệt để nguồn “tài nguyên” quan trọng này. Thậm chí, có đến 67% dữ liệu đang bị thất thoát trong quá trình tìm kiếm và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp. Đâu là nguyên nhân của vấn đề này?

Điều gì đang xảy ra trong hệ thống quản lý dữ liệu tại doanh nghiệp?

  • 90% các thông tin quan trọng được lưu trữ dưới dạng vật lý
  • 90% hồ sơ sau khi nộp không được nhắc đến hoặc sử dụng lại nữa
  • 30% giấy tờ là vô ích và có thể loại bỏ được
  • 37% bản sao lưu được đánh giá là không cần thiết

Có thể thấy rằng, hầu hết các dữ liệu của doanh nghiệp đều đang được lưu trữ dưới dạng giấy và nhiều thông tin được sao lưu khi không thực sự cần thiết. Điều này không chỉ khiến việc quản lý dữ liệu của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn mà thậm chí còn gây lãng phí. Các doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc:

Dữ liệu, thông tin không đồng bộ

Với các phương pháp quản lý dữ liệu thủ công, thông tin tài liệu không được lưu thông xuyên suốt giữa các nhân viên và bộ phận khác nhau trong công ty. Điều này gây khó khăn trong việc đối chiếu thông tin, tổng hợp dữ liệu và nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty. Mặt khác, thông tin không đồng bộ, không thống nhất còn dẫn đến việc giảm khả năng tương tác giữa các nhất viên, từ đó làm giảm năng suất làm việc và mức độ hiệu quả của công việc

Tốn thời gian trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin

Nguồn dữ liệu không đồng bộ và xuyên suốt trong quá trình sử dụng gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình kiểm soát, tìm kiếm và khai thác thông tin. Theo đó, một nhân viên tốn từ 30 – 40% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin, thời gian trung bình để tìm kiếm một tài liệu là 18 phút. Điều này đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Lãnh đạo gặp khó khăn trong công tác quản lý

Một trong những khó khăn cơ bản nhất mà doanh nghiệp thường hay gặp phải khi thực hiện quản lý dữ liệu trên giấy tờ là việc kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên và tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó đưa ra công tác điều hành chính xác, nhanh chóng. Bởi lẽ các con số ghi nhận trên giấy nhiều khi không thể phản ánh hết toàn bộ và hoàn toàn chính xác với thực tế. Đồng thời, người quản lý cũng mất nhiều thời gian, công sức cho việc tổng hợp những thông tin cần thiết.

Khó khăn bảo mật thông tin dữ liệu

Đối với tài liệu thủ công, tình trạng thất thoát thông tin dữ liệu là vấn đề thường xuyên xảy ra do không kiểm soát được hết tình trạng sử dụng tài liệu của các nhân viên, phòng ban. Việc này gây khá nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn bảo mật thông tin nội bộ.

Giải pháp nào dành cho doanh nghiệp?

Để khắc phục những khó khăn trên, không có cách nào ngoài việc doanh nghiệp cần thay đổi phương thức hoạt động và tìm kiếm một biện pháp tối ưu, chuyên nghiệp hơn. Trong thời đại mà dữ liệu được xem là vàng như hiện nay, điều mà doanh nghiệp cần làm ngay bây giờ là xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu lớn phục vụ xuyên suốt cho quá trình hoạt động.

Để làm được điều đó, việc áp dụng những công nghệ mới để quản lý hệ thống thông tin tài liệu được xem là tối ưu hơn cả. Và LigoERP chính là một trong những giải pháp hiệu quả nhằm giải quyết nỗi lo cho doanh nghiệp:

  • Sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu trực quan trên Cloud, truy cập mọi nơi
  • Đính kèm tài liệu, hình ảnh thuận tiện để lưu trữ
  • Lưu trữ chứng từ dựa trên quy trình và phân quyền thao tác trên chứng từ rất chặt chẽ
  • Dữ liệu được ràng buộc, thừa kế giữa các phân hệ. Không phải nhập đi nhập lại các danh mục, chứng từ như khi dùng nhiều phần mềm.
  • Truy xuất, báo cáo số liệu tập trung, kịp thời và chính xác
  • Giúp lãnh đạo kiểm soát tuân thủ quy trình tự động, tránh sai sót và gian lận
  • Bảo mật thông tin an toàn

 Xem thêm các tính năng nổi bật của LigoERP  tại: LigoERP – Hệ thống quản trị, số hóa tổng thể doanh nghiệp (ligosoft.vn)

Là một doanh nghiệp trong thời đại số, đừng để mình trở thành người đến sau vì không theo kịp bước tiến của công nghệ. Là một nhà quản lý thông minh, bạn đang chần chờ điều gì mà không thay đổi phương thức làm việc để nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.