Trước diễn biến phức tạp của đại dịch Covid-19, để duy trì hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp ngành sản xuất cần xây dựng bộ máy nội bộ vững mạnh, phát huy vai trò của người lãnh đạo và chuyển đổi số quy trình sản xuất.

Tác động của đại dịch Covid-19 đối với các doanh nghiệp sản xuất chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc cung cấp hàng hóa trên thị trường tiêu dùng; đặc biệt là các loại hàng hóa thiết yếu cho nhu cầu sử dụng hàng ngày của người dân là không hề nhỏ. Theo nghiên cứu của Đại học Kinh tế Quốc dân, đến cuối tháng 3/2020, có 44,7% doanh nghiệp cắt giảm quy mô sản xuất kinh doanh, 34,7% lựa chọn tạm dừng hoạt động sản xuất kinh doanh để chờ qua thời kỳ khó khăn và 15,1% thực hiện chuyển đổi hình thức sản xuất kinh doanh cho phù hợp với bối cảnh mới. Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp vượt qua được “cơn khủng hoảng” này? 3 yếu tố dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp định hướng và tìm ra giải pháp phù hợp.

Xây dựng tổ chức vững mạnh từ bên trong

Đội ngũ nhân sự chính là tài sản lớn nhất mà doanh nghiệp có. Trước những diễn biến khó lường hiện nay, các doanh nghiệp cần củng cố các hoạt động nội bộ, phá vỡ các “silo” – trạng thái tâm lý khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty – để tạo ra sự minh bạch, thông suốt trong giao tiếp và trao đổi thông tin giữa nhân viên với nhau và với các cấp lãnh đạo.

3 yếu tố giúp doanh nghiệp sản xuất vượt khủng hoảng thời Covid-19
Bộ máy nội bộ chính là nòng cốt giúp doanh nghiệp sản xuất vượt qua thời kì khủng hoảng.

Khi hoạt động nội bộ được vận hành tốt, lãnh đạo và nhân viên chia sẻ cùng tầm nhìn, hiệu ứng sẽ lan truyền tích cực tới trải nghiệm của khách hàng bên ngoài, tác động tới kết quả kinh doanh.

Lãnh đạo tiên phong trong quá trình đổi mới

Không thể phủ nhận được vai trò của lãnh đạo trong việc điều hành và định hướng công ty, đặc biệt trong quá trình doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều sự thay đổi. Bản thân lãnh đạo doanh nghiệp, trong đó có các Giám đốc Sản xuất, cần là người tiên phong và đưa ra những quyết định sáng suốt về đổi mới, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và quy trình sản xuất. Từ đó, các lãnh đạo sẽ nhận được sự đồng lòng từ nhân viên, giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn trước mắt do khủng hoảng và đạt được mục tiêu trong dài hạn.

Số hoá từng bước trong chuỗi cung ứng.

Chuyển đổi số đóng vai trò rất quan trọng trong việc cải thiện tốc độ và chất lượng của chuỗi cung ứng, từ quy trình sản xuất hàng hoá tới tốc độ và hiệu quả của việc tạo đơn hàng và vận chuyển. Để tối ưu hoá quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần quan sát cách vận hàng chuỗi cung ứng của mình, xác định rõ các bước để số hoá và cải tiến kịp thời.

Một trong những hệ thống được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất để tối ưu hoá quá trình quản trị danh nghiệp là Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems). Là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chứng năng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mà trước đây có thể đã được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn.

Các thành phần của một giải pháp ERP:

Hệ thốn ERP tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động kinh doanh cho phép hệ thống phục vụ cho hầu hết các quy trình và bộ phận nếu không phải tất cả. Chúng tôi đã tự do liệt kê các mô-đun chức năng quan trọng của phần mềm ERP. Mặc dù nó phải được làm rõ rằng, điều này là do không có nghĩa là một danh sách toàn diện và rằng sự tiếp cận của ERP trong bất kỳ tổ chức mở rộng vượt xa những khu vực quan trọng tùy thuộc vào loại cấu trúc.

Kế toán và tài chính

  • General Ledger
  • Tài khoản phải trả
  • Những tài khoản có thể nhận được
  • Tạp chí chung
  • Số dư dùng thử và Báo cáo tài chính
  • Điều chỉnh ngân hàng
  • Quản lý tiền mặt và dự báo
  • Ngân sách

Sản xuất và phân phối

  • Mua, theo dõi và bán hàng, lô hàng tồn kho
  • Theo dõi bởi số Lot và Serial
  • Theo dõi kiểm tra chất lượng
  • Chức năng quản lý kho
  • Theo dõi giao hàng, điều phối giao hàng
  • Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác
  • Cung cấp tổng chi phí sản xuất

Bán hàng

  • Tạo đơn đặt hàng
  • Xử lý đơn đặt hàng
  • Xử lý đơn đặt hàng
  • Bán hàng trực tuyến

Quản lý dịch vụ

  • Theo dõi và giám sát dịch vụ hậu mãi cho các sản phẩm trong lĩnh vực này
  • Bảo hành
  • Hợp đồng dịch vụ
  • Product Lifetime Costing đã trở thành chức năng tiêu chuẩn trong các giải pháp ERP hiện tại.
Phần mềm ERP là gì?
Hệ thống ERP toàn diện

ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.

Một số đặc biệt mà Hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp:

Kiểm soát thông tin khách hàng: vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP giúp cho sự tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất, thông qua các thao tác nhỏ các nhân của một công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng có thể kịp thời cập nhật thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn.

LIGOSOFT đã đcho ra mắt hệ thống ERP như thế nào?

  • Ligosot sẽ tư vấn và đưa ra cho doanh nghiệp giải pháp với hệ thống ERP hoàn chỉnh trong đó tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi, quản lý và kiểm soát các hoạt động của công ty anh chị.
  • Hệ thống ERP do Ligosoft thực hiện chắc chắn sẽ phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp anh chị đang hoạt động. Đảm bảo khai thác tối đa năng suất của các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo việc vận hành tối ưu nhất mọi hoạt động kinh doanh giữa các phòng ban.
  • Ligosoft sẽ tư vấn, hỗ trợ và đạo tạo cho đội ngũ nhân viên của anh chị về mặt kỹ thuật cách sử dụng Hệ thống phần mềm một cách dễ dàng nhất.