Quản lý chặt chẽ dự án đảm bảo tiến độ, chất lượng, mang lại hiệu quả là nhu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt Doanh nghiệp xây dựng là một trong những loại hình doanh nghiệp phát sinh nhiều dự án cần quản lý so với ngành nghề khác. Việc quản lý dự án để tối ưu được chi phí, nguồn lực cho doanh nghiệp đòi hỏi nhà quản lý phải có kinh nghiệm, kỹ năng và công cụ hỗ trợ.

Với mục tiêu đó, Ligosoft cải tiến quy trình hóa công việc dự án, cụ thể là phát triển tính năng “ràng buộc” giữa các công việc với nhau, giúp số hóa quy trình quản lý các dự án phức tạp. 

Những thách thức doanh nghiệp thường phải đối mặt trong quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp thời gian, phân bổ nguồn lực, giám sát đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất.

Đặc biệt Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng cùng các mối quan hệ để dẫn dắt dự án từ khi lên ý tưởng đến khi triển khai và hoàn thiện. Điều quan trọng nhất là các nhà quản lý phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý trong từng giai đoạn của dự án.

Trong thực tế, có rất nhiều thách thức và rủi ro trong suốt quá trình quản lý dự án sẽ gặp phải như:

• Khó kiểm soát tiến độ công việc của nhiều dự án cùng lúc, công việc đang bị trì trệ ở giai đoạn nào, bước nào, nguyên nhân là gì. Tiến độ thi công không khớp thực tế. Quản lý không biết được ngày, giờ nào nhân viên cập nhật tiến độ.
• Khó quản lý các đầu việc đã giao cho nhân viên, bị chồng chéo, hoặc đã giao việc nhưng nhân viên thụ động, sếp chưa thúc giục thì chưa thực hiện.
• Quy trình giữa các bộ phận bị chồng chéo, thông tin không được cập nhật real time dẫn đến tình trạng kéo dài thời gian xử lý công việc.
• Khả năng teamwork của nhân viên kém,…

Tính năng mới trong bộ giải pháp LigoWORK giải quyết bài toán quản lý dự án cho doanh nghiệp như thế nào?

Trước thực trạng thường thấy này, Từ đó đã đặt ra cho các nhà quản lý dự án cũng như chủ đầu tư cần có một công cụ quản lý hiện đại và chuyên nghiệp, giúp theo dõi chặt chẽ dự án đảm bảo tiến độ, chất lượng. 

Với mục tiêu đó, Ligosoft cải tiến quy trình hóa công việc dự án, cụ thể là phát triển tính năng “ràng buộc” giữa các công việc với nhau. Hệ thống cho phép Quản lý tiến độ dự án thông qua việc cung cấp sơ đồ Gantt Chart hiển thị chi tiết, giúp xâu chuỗi công việc. 

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt chart) hay biểu đồ Gantt, là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910.

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng trong quản trị nói chung và quản lý dự án nói riêng. Tuy rằng ra đời đã lâu nhưng tính ứng dụng của dạng sơ đồ này vẫn giữ được giá trị theo thời gian. Chỉ cần nhìn vào biểu đồ Gantt, nhà quản lý dễ dàng biết và dự đoán được khi nào cần thực hiện công việc nào, mất bao lâu để hoàn thành công việc đó, công việc đã hoàn thành, cần thực hiện hay sắp tới hạn cụ thể.

Gantt chart được biểu diễn dựa theo biểu đồ. Bao gồm 2 trục. Trục hoành (nằm ngang) thể hiện thời gian làm việc. trục tung (nằm dọc) thể hiện các công việc cần thực hiện.

2. Tính năng “ràng buộc” giải quyết bài toán quản lý dự án thế nào?

Nằm trong bộ giải pháp quản lý công việc, dự án và quy trình LigoWORK, chức năng “ràng buộc” công việc hiển thị dưới dạng sơ đồ Gantt cho phép người quản lý dự án theo dõi được tiến độ tổng thể và thiết lập các mối quan hệ ràng buộc của các đầu công việc với nhau. 

Trong 1 dự án sẽ phân chia thành các đầu công việc, chia nhỏ công việc cha thành nhiều công việc con. Trong đó có thể xâu chuỗi các công việc theo trình tự hay ràng buộc với nhau, cụ thể:

• Việc 1 phải kết thúc mới làm được việc 2
• Việc 1 và việc 2 cùng hoàn thành mới được làm việc 3
• Các việc con hoàn thành sẽ tổng hợp trạng thái tiến độ % của công việc cha (giai đoạn dự án)

Tại giao diện này, ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện công việc mà không cần mở chi tiết công việc. Khi công việc được thay đổi, hệ thống sẽ sinh ra một thông báo gửi cho những người liên quan để dễ theo dõi công việc.

Cấu trúc và mô hình quản lý dự án này, khi một công việc trong dự án thay đổi thời gian thì những công việc liên quan và phụ thuộc khác cũng thay đổi theo.

Với những vấn đề kể trên, tính năng “ràng buộc” phát huy nhiệm vụ của mình khá tốt trong việc thiết lập lộ trình, thời gian thực hiện công việc liên quan đến nhau, deadline và cập nhật tiến độ thực hiện dự án, mang đến những lợi ích như: 

• Quản lý thông tin đa chiều: Giúp nhà quản lý nắm bắt nhiều thông tin trong dự án: Các đầu việc cần xử lý, lịch trình công việc, tiến độ thực hiện, người thực hiện công việc, người liên quan, trạng thái công việc. 
• Sử dụng thời gian hiệu quả: Nhờ lịch trình công việc được lên lịch, sắp xếp và biểu thị chính xác, người dùng có thể sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn. Tránh lãng phí hay phân bổ quỹ thời gian sai lệch.
• Tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực so với phương pháp quản lý công việc thủ công: Bố trí đúng người đúng việc, luôn gắn với thời hạn hoàn thành. Tránh tình trạng người làm quá nhiều, người làm ít, dự án thiếu người, dự án thừa người.
• Thúc đẩy sự chủ động trong công việc của nhân viên, tăng năng suất lao động: Mỗi nhân viên có thể tự tạo thời gian biểu công việc, tự động cập nhật tiến độ công việc để cấp trên theo dõi theo biểu đồ Gantt. Hình thành thói quen và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp là phương thức để nhân viên tăng năng suất công việc hiệu quả.

Hi vọng, với những cập nhật tính năng mới này, Ligosoft sẽ giúp số hóa công việc dự án của của doanh nghiệp trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Bạn cũng đừng quên theo dõi Ligosoft để thường xuyên cập nhật tính năng mới và áp dụng vào công việc nhằm mang đến hiệu suất làm việc tốt nhất nhé!