Peter Drucker từng nói “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Đó là lý do ra đời của chỉ số KPI. Vậy KPI là gì? Có bao nhiêu loại KPI? Xây dựng KPI như thế nào để hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt?

Cùng bắt đầu tìm hiểu chi tiết!

1. KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần KPI? 

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… khác nhau phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng.

KPI – Key Performance Indicator

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền trong năm tới, thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực … Và nếu một tổ chức mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

Khi xây dựng hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:

  • S – Specific – Mục tiêu cụ thể
  • M – Measurable – Mục tiêu đo lường được
  • A – Attainable – Mục tiêu có thể đạt được
  • R – Relevant – Mục tiêu thực tế
  • T – Timebound – Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc

Đối với nhân viên, họ sẽ xác định được khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Từ đó có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

2. Một số sai lầm thường gặp phải khi xây dựng KPI tại các doanh nghiệp hiện nay

Nhiều nhà quản lý vẫn giữ quan điểm xây dựng KPI không mất quá nhiều công sức

Tại 1 số doanh nghiệp việc áp dụng KPI chưa thực sự đem lại hiệu quả tốt vì phần lớn nặng về lý thuyết. Để hiểu rõ hơn vì sao KPI lại kém hiệu quả chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu 1 số nguyên nhân cụ thể dưới đây:

  • Nhận thức nửa vời. Phần lớn mọi người chỉ hiểu KPI như một chỉ số đo lường hiệu suất. Trong khi thực tế đó lại là một công cụ chiến lược có tính hệ thống. Đi từ việc hoạch định mục tiêu, theo dõi quy trình thực hiện, kiểm soát và điều chỉnh để tăng hiệu suất.
  • Quy trình xây dựng các chỉ số này nặng về hình thức, chưa cụ thể hóa kết quả từng bước. Không bám sát mục tiêu từng giai đoạn, từng bộ phận chức năng.
  • Hiểu sai vấn đề. Người lao động vẫn còn hiểu KPI như một hệ thống giám sát mình, trong khi KPI là công cụ theo dõi hiệu suất của chính bản thân, từ đó cải tiến năng lực để tốt hơn. Điều này bắt nguồn từ cách truyền đạt, phổ cập về KPI chưa chuẩn xác từ trên xuống.
  • Hạn chế năng lực nhân sự, năng lực chuyên môn dẫn tới việc triển khai quy trình xây dựng hệ thống chỉ tiêu hiệu suất cốt yếu không đúng quy chuẩn, sơ sài và không bám sát để cải tiến và điều chỉnh tức thì.
  • Mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp/ tổ chức không được hoạch định rõ ràng nên việc xác lập các chỉ số hiệu suất cốt yếu gặp khó khăn, không phù hợp với mục tiêu ban đầu, từ đó mà rất dễ gặp thất bại.
  • Bỏ qua các công cụ quản lý KPI: Đây có lẽ là một thiếu sót lớn của những nhà quản lý KPI. Bởi vì khoa học công nghệ ngày càng tiến bộ, các giải pháp quản lý đem lại cho con người những công cụ quản lý hiện đại và tối ưu hiệu quả; nếu không tận dụng có thể doanh nghiệp của bạn đã thụt lùi so với đối thủ.

3. Hướng dẫn xây dựng KPI cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính:

  • Phương pháp 1: Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
  • Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPI được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPI

  • KPI của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPI chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
  • KPI cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.
  • Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

  • Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm.
  • Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.

Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

4. Quy trình áp dụng quản trị nhân viên theo KPI

  1. Xác định trách nhiệm cơ bản của các vị trí/bộ phận/phòng ban/
  2. Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc
  3. Tiến hành đánh giá công việc theo KPI
  4. Đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc
  5. Thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về hình thức và nội dung buổi nghiệm thu đánh giá thực hiện công việc
  6. Bổ sung kết quả tự đánh giá, kết quả đánh giá của đồng nghiệp và khách hàng
  7. Tiến hành tổng kết nghiệm thu đánh giá thực hiện công việc.

Tạm Kết

Xây dựng và quản lý KPI ​​là một chủ đề lớn và phức tạp vượt xa những phân tích và dữ liệu đơn giản, nhưng không có nghĩa là nó quá phức tạp đến nỗi không thực hiện được. Ngược lại, đây là nhiệm vụ mà chắc chắn doanh nghiệp nào cũng phải tiến hành và để giải quyết những khó khăn. 

Nếu doanh nghiệp bạn cần công cụ quản lý KPI,  hãy liên hệ Ligosoft để được tư vấn về quản lý KPI cho doanh nghiệp với các tính năng:

  • Xây dựng và quản lý bộ KPI cho từng nhân viên, phòng ban
  • Theo dõi kết quả thực hiện KPI
  • Tự động đánh giá KPI theo thiết lập

Để nhận thêm tư vấn và Demo MIỄN PHÍ bạn có thể để lại thông tin TẠI ĐÂY hoặc liên hệ Hotline ???? ??? ??? của chúng tôi!

Chức năng Quản lý KPI nằm trong bộ giải pháp số hóa công việc hành chính văn phòng LigoOFFICE One