Các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế chuyên sâu đã gặp phải nhiều bất cập trong việc ký gửi vật tư y tế tại bệnh viện. Tình trạng hàng hoá không được kiểm soát, hàng hết hạn, hư hỏng, tồn kho không được xử lý kịp thời dẫn đến nhiều rủi ro, sai sót và lãng phí. Vậy làm thế nào để giải quyết “nỗi đau” trong quản lý ký gửi của các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế.

Ký gửi vật tư y tế là gì? Tại sao phải ký gửi?

Ký gửi là nghiệp vụ đặc thù liên quan đến những vật tư y tế được sử dụng trong các dịch vụ kỹ thuật cao tại Bệnh viện.

Tại sao phải ký gửi?

Do đặc điểm khác nhau của mỗi Bệnh nhân, tính chất phức tạp của kỹ thuật và hàng hóa lại có giá trị lớn. Do đó, Bệnh viện không thể đặt hàng chính xác nhà cung cấp để dự trữ sẵn, đủ chủng loại.

Chính vì vậy, việc các Doanh nghiệp thiết bị y tế ký gửi hàng tại kho của Bệnh viện (khoa phòng) sẽ tiện cho Bệnh viện. Hàng hoá ký gửi tại các bệnh viện có thể đảo vòng cho nhau theo nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, việc này cũng kéo theo nhiều rủi ro vì dễ sai sót, lãng phí cho chính các Doanh nghiệp TBYT và cả các bệnh viện.

ky-gui-vat-tu-y-te-tai-benh-vien-01
Hình 1: sơ đồ mô tả nghiệp vụ ký gửi hàng hóa

Quản lý ký gửi vật tư y tế gặp nhiều bất cập, rủi ro

Không quản lý được hàng hoá ký gửi

Ký gửi là nghiệp vụ bán hàng không chính thức, cũng không giống ký gửi bán hàng thông thường; nó rất phức tạp và khó quản lý. Lâu nay hầu hết khâu quản lý từ phía Bệnh viện đều được thực hiện thủ công, ghi chép số liệu bằng giấy và các nhà cung cấp thường xuyên phải cử cán bộ tới khoa phòng để kiểm kê, đánh giá. Chậm trễ kiểm tra, đánh giá trạng thái hàng hóa và tình trạng sử dụng tại các bệnh viện khiến các nhà cung cấp khó chủ động được nhập hàng lưu kho dự trữ, tối ưu chi phí.

Có thể nói, những bất cập đó là một trong những lý do chính đẩy chi phí giá vật tư y tế tăng cao và kéo theo giá dịch vụ y tế cũng tăng theo. Sau cùng chính là các Bệnh nhân bị thiệt.

Từ đó sinh ra nhiều bất cập trong việc sử dụng vật tư ký gửi, dẫn đến hàng hoá hết hạn, không theo dõi được tình trạng hàng hoá, số lượng tồn không cập nhật kịp thời, đặc biệt doanh nghiệp không đánh giá được toàn diện mảng ký gửi tại tất cả các bệnh viện

Không đánh giá được xu hướng sử dụng và phân tích nhu cầu để tối ưu

Doanh nghiệp hoàn toàn không có dữ liệu để phân tích nhu cầu, tỷ lệ sử dụng của từng bệnh viện và tổng quan toàn bộ các bệnh viện. Từ đó không đánh giá được hiệu quả của mảng ký gửi của từng bệnh viện và toàn bộ bệnh viện

Thực tế đó ảnh hưởng lớn đến việc hàng hoá không được kịp thời điều chuyển, đảo vòng cho các bệnh viện đang cần, trong khi nhiều bệnh viện thừa lại không dùng đến

Trong trường hợp hết hàng ký gửi nhưng không doanh nghiệp không nắm được sẽ không kịp chuẩn bị hàng hoá tối ưu nhất để cung ứng cho các bệnh viện

Bằng phân tích nghiệp vụ chuyên sâu từ phía Bệnh viện và Doanh nghiệp TBYT. Chúng tôi xây dựng và phát triển tính năng “QUẢN LÝ KÝ GỬI” để giải quyết triệt để các bất cập đó.

ky-gui-vat-tu-y-te-tai-benh-vien-02
Hình 2: giao diện báo cáo và chức năng của phân hệ Ký gửi

Phân hệ Ký gửi của LigoMED giải quyết triệt để mọi bất cập trong quản lý ký gửi vật tư y tế

Tính năng chính của hệ thống bao gồm: 

Dành cho Doanh nghiệp TBYT

▪︎ Xây dựng và quản lý “kế hoạch ký gửi”

▪︎ Xuất kho ký gửi, xuất bán, đổi trả, hóa đơn

▪︎ Quản lý tồn kho, trạng thái hàng hóa

▪︎ Đánh giá, phân loại tình trạng hàng hóa ký gửi

▪︎ Phân tích hiệu quả sử dụng tại khoa phòng

Dành cho Bệnh viện

▪︎ Quản lý kho, trạng thái

▪︎ Quản lý xuất dùng, chuyển kho nội bộ, đổi trả

▪︎ Quản lý, xuất nhập hàng hóa bằng mã Qr code

QUẢN LÝ KÝ GỬI đem lại lợi ích gì cho Bệnh viện và Doanh nghiệp TBYT

▪︎ Phía Bệnh viện và Doanh nghiệp TBYT dễ dàng quản lý hàng hoá: kiểm tra chính xác tình trạng hàng hoá, kiểm soát tồn kho, hạn sử dụng liên tục, dễ dàng đảo vòng, điều chuyển giữa các bệnh viện theo nhu cầu sử dụng. Đồng thời giúp Doanh nghiệp TBYT chuẩn bị hàng hoá tối ưu nhất để cung ứng, bổ sung kịp thời

▪︎ Có cái nhìn tổng quan về bức tranh của mảng ký gửi phía mình quản lý. Hệ thống theo dõi đa chiều, chi tiết, Bệnh viện theo dõi nhiều nhà cung cấp và Doanh nghiệp TBYT theo dõi đồng thời nhiều Bệnh viện.

▪︎ Việc quản lý đảm bảo chính xác và tin cậy tuyệt đối vì hàng hoá được xuất nhập, quản lý theo mã Qrcode

▪︎ Phía Bệnh viện và Doanh nghiệp TBYT dễ sử dụng và tương tác với nhau vì mọi hoạt động (lập phiếu chuyển kho, xuất dùng, đổi trả, đánh giá trạng thái hàng hoá…) được thực hiện mọi lúc mọi nơi trên nền tảng web và mobile.

▪︎ Xuất báo cáo ký gửi trực tiếp, không cần thông qua phần mềm nào khác. Báo cáo lọc được theo đơn vị, kế hoạch, thời gian, trạng thái hàng hoá

QUẢN LÝ KÝ GỬI là một tính năng được tích hợp trong giải pháp LigoMED – hệ thống ERP số hóa và quản trị tổng nguồn lực Doanh nghiệp Thiết bị y tế. Xem thêm về hệ thống LigoMED tại đây: LigoMED – Hệ thống ERP số hóa và quản lý tổng thể dành cho các Doanh nghiệp Kinh doanh Thiết bị Y tế đầu tiên ở Việt Nam

Nếu Doanh nghiệp bạn đang Ký gửi hàng hóa tại bệnh viện thì hãy liên hệ với chúng tôi để được trải nghiệm những tính năng độc đáo từ phần mềm.