fbpx

Quản lý khách hàng bằng Excel liệu còn phù hợp?

Quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những cách lưu trữ data khách hàng thông dụng bởi mức độ tiện dụng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, Excel cũng tồn tại những nhược điểm trong việc sử dụng công cụ này để Quản lý dữ liệu khách hàng, có thể gây ra rủi ro mất dữ liệu cho Doanh nghiệp. 

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ 1 vài vấn đề doanh nghiệp  bạn đã – đang hoặc sẽ gặp phải khi quản lý khách hàng bằng Excel cũng như làm sao để giải quyết các vấn đề đó.

Lý do khiến Excel không thể quản lý thông tin khách hàng một cách toàn diện

 Không đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban

Sử dụng excel bạn sẽ thấy một điểm bất cập đó chính là đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận rất khó khăn. Mà điều này lại cực kỳ bất tiện với các doanh nghiệp có dịch vụ, sản phẩm cần phải tương tác, check chéo thường xuyên vì liên quan trực tiếp tới khách hàng.

Việc cập nhật số liệu thường xuyên rất quan trọng, trong khi đội kinh doanh sẽ phải thường xuyên ra ngoài khiến các bộ phận khác theo dõi khá khá khó khăn và thiếu tính kịp thời.

Dữ liệu dễ bị phân tán khiến quản lý khó khăn và không đồng nhất

Nếu dùng excel, mỗi nhân viên sẽ có một file excel riêng. Khi cần báo cáo sẽ gửi thủ công từng file hoặc đẩy lên driver để báo cáo, lúc này lãnh đạo sẽ phải lục lại từng file của từng nhân viên để rà soát. Khi cần thống kê và tổng hợp sẽ mất rất nhiều thời gian, chưa kể tới việc dữ liệu bị phân tán và không thống nhất ở trong phạm vi phòng ban đó. 

Dữ liệu có thể dễ dàng sửa đổi hoặc xóa

Ở cương vị lãnh đạo hoặc quản lý bạn sẽ thấy rất mất thì giờ và khó khăn bao quát chất lượng công việc của từng nhân viên. Việc hoạch định chiến lược bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng cũng bị chậm trễ và không đánh đúng khách hàng mục tiêu.

Excel hạn chế về tính năng sử dụng

Excel chỉ đơn thuần là một trang tính lưu trữ và tính toán dữ liệu theo công sức được tạo sẵn. Còn các tính năng thông minh hơn như thông báo, nhắc nhở lịch gọi điện, hẹn khách, chăm sóc khách hàng thì không thể đáp ứng được. 

Nếu bạn dùng excel để bán hàng, quản lý bán hàng của một phòng sale có quy mô lớn thì chắc chắn sẽ làm bạn thất vọng. Việc theo dõi đơn hàng, lịch sử chăm sóc khách hàng, tiến độ làm việc của nhân viên sẽ phải thực hiện độc lập với excel từ đó làm giảm hiệu quả của bộ phận bán hàng. Quá trình update thông tin khách hàng, đơn hàng cũng tốn thời gian rất nhiều.

Không thể đưa ra các báo cáo quan trọng

Các thông tin về tình hình kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp nằm rải rác mỗi nơi 1 tệp trong excel không thể cho bạn cái nhìn tổng quan, thật khó khăn để theo dõi tiến trình phát triển hay đưa ra những chiến lược upsell kịp thời. Mà với nhân viên, việc báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng đôi khi tốn nhiều thời gian và gây nên sự mệt mỏi khi làm việc. 

Excel không phải là công cụ chuyên dụng

Sử dụng một công cụ mang tính chất chung chung không phải là lựa chọn hoàn hảo cho việc quản trị khách hàng, Excel là một ví dụ điển hình. Excel có thể dễ dàng khi sử dụng, dành cho tất cả mọi người. Thế nhưng để đáp ứng về mặt nghiệp vụ chuyên sâu quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng thì không. Bởi nó thiếu tất cả những điều mà chúng tôi đã nhắc ở trên.

Nếu không phải là Excel quản lý thông tin khách hàng, thì giải pháp thay thế là gì?

Ở một quy mô lớn hơn thì việc quản lý thông tin khách hàng và chiến lược kinh doanh sẽ cần đòi hỏi cao hơn. Excel sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và đã đến lúc bạn cần phải nghiêm túc cân nhắc một giải pháp quản trị hiệu quả hơn.

Quản lý khách hàng là một phân hệ quan trọng trong hệ thống giải pháp quản trị doanh nghiệp LigoERP . So với cách quản lý khách hàng bằng excel thì phân hệ quản lý khách hàng của LigoERP có ưu thế vượt trội hơn hẳn. Cung cấp cho doanh nghiệp phương pháp quản lý khách hàng hiệu quả hơn việc quản lý bằng phương pháp truyền thống.

Doanh nghiệp có thể thấy những lợi ích cụ thể như:

  • Bảo mật thông tin tốt hơn. Mọi thông tin được bảo vệ một cách an toàn, thống nhất. Nhân viên chỉ được phép nhìn thấy những Khách hàng của riêng mình, giúp họ tập trung vào việc của mình hơn. Tỷ lệ mất cắp dữ liệu cũng bị hạn chế đến mức tối đa.
  • Tối ưu quản lý Khách hàng trên 1 hệ thống giúp chủ Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát đồng bộ. Chỉ cần vài thao tác, họ dễ dàng kiểm tra toàn bộ thông tin Khách hàng.
  • Lưu trữ thông tin khoa học, cụ thể. Nhà quản lý có thể biết mọi thông tin liên quan kể từ lần đầu tiên khách hàng giao dịch: Quản lý công nợ, lãi lỗ hợp đồng, tính giá vốn theo dõi lịch sử giao dịch của từng khách hàng,…
  • Lên lịch nhắc nhở chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp dễ dàng biết từng lịch sử giao dịch với Khách hàng để lên lịch hẹn chăm sóc lần sau. Việc gửi Email, SMS trở nên dễ dàng và chính xác hơn. 
  • Tích hợp Tổng đài chăm sóc khách hàng. Nhân viên chỉ cần Click vào số điện thoại đã có thể gọi điện trực tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể thống kê hiệu quả làm việc của Nhân viên. Nhà quản lý cũng dễ dàng nghe lại cuộc trò chuyện với Khách hàng. 
  • Nhân viên luôn tự biết phần việc của mình còn Doanh nghiệp được nâng tầm cao hơn trong mắt Khách hàng.
  • Hệ thống Báo cáo trực quan. Nhà lãnh đạo sẽ đánh giá lại hiệu quả của hoạt động quản lý khách hàng thông qua các biểu đồ doanh thu, báo cáo tỷ lệ chuyển đổi, báo cáo doanh thu chi phí chiến dịch quản lý ra quyết định tốt hơn. 
Giao diện hệ thống báo cáo

Qua những thông tin trên đây, chúng tôi tin rằng các doanh nghiệp đã nhận ra được những điểm bất cập từ cách quản lý thông tin khách hàng bằng excel. Sử dụng giải pháp quản trị hiện đại sẽ là một bước tiến xa hơn giúp doanh nghiệp ngày một hoàn thiện và trở nên chuyên nghiệp.

Ligosoft tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp các giải pháp quản trị, chuyển đổi số cho doanh nghiệp. 

Nếu bạn cũng đang trong quá trình tìm kiếm giải pháp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ một cách tốt nhất. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *