Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều hình thức chấm công, khiến các nhà quản lý vô cùng phân vân khi lựa chọn. Bài viết này của Ligosoft sẽ giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn ưu – nhược điểm của các hình thức chấm công phổ biến nhất trong doanh nghiệp hiện nay.

1. Chấm công là gì?

Chấm công là một tác vụ quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp nhằm thu thập thời gian làm việc của mỗi nhân viên theo thời gian thực, bao gồm: check in (giờ vào), check out (giờ ra), phân ca, làm thêm, nghỉ phép, đi muộn, về sớm.

Chấm công là một việc làm quen thuộc và quan trọng trong các doanh nghiệp

Mục đích của việc chấm công là theo dõi và quản lý số giờ công làm việc của mỗi nhân viên một cách chính xác và công bằng nhất. Các số liệu này là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật và hỗ trợ các bộ phận theo dõi tình hình làm việc của các thành viên trong đội ngũ để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần xây dựng ý thức chấp hành nội quy doanh nghiệp nghiêm túc hơn. 

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay đó là:

  • Chấm công bằng thẻ từ
  • Chấm công bằng vân tay
  • Chấm công bằng trí tuệ nhân tạo

2. Đánh giá ưu – nhược điểm của từng hình thức chấm công hiện nay

Hình thức chấm công điện tử bằng thẻ từ

Với giải pháp này thì từng nhân viên sẽ được doanh nghiệp phát riêng cho một thẻ và điểm đặc biệt là toàn bộ mọi thông tin cá nhân của họ đều được ghi nhận tại đó. Khi ra vào nơi làm việc họ sẽ cần sử dụng chúng để kiểm tra tại hệ thống chấm công để chúng kiểm tra và rà soát mọi thông tin dữ liệu.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ: 

  • Có tốc độ quét và nhận dạng nhanh đó cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng giải pháp chấm công này
  • Phù hợp với mọi đặc thù, ngành nghề công việc khác nhau và đặc biệt hơn là không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài như môi trường hay thời tiết
  • Là giải pháp kiểm soát cửa hiệu quả khi áp dụng cùng với các hệ thống khóa thông minh,…

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

  •  Vì sử dụng thẻ nên nhân viên cần phải thường xuyên chú ý mang theo thẻ khi tới làm việc
  • Tình trạng làm mất và quên thẻ là điều thường xuyên xảy ra do vậy mà sẽ cần phải tốn thêm một khoản chi phí để làm thẻ trong những trường hợp này
  • Dễ xảy ra việc nhờ chấm công hộ
Hình thức chấm công bằng vân tay

Có lẽ đây là một giải pháp tiêu biểu khi mà nó có khả năng khắc phục được những hạn chế của dòng máy chấm công thẻ từ đó là việc chấm công hộ nhau của nhân viên. Cụ thể trong hình thức này từng nhân viên sẽ phải tiến hành đăng ký một vân tay bất kỳ của mình để phục vụ cho quá trình chấm công sau này.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

  • Hạn chế thấp nhất những chi phí có thể phát sinh so với việc ứng dụng thẻ từ
  • Hoạt động ổn định.
  • Luôn đảm bảo được sự chính xác cao nhất với những dữ liệu đã có được

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

  • Nếu vân tay bị ướt, dính dầu mỡ, bị thương, dấu vân tay bị mòn sẽ ảnh hưởng đến việc chấm công hoặc khó chấm thành công.
  • Dữ liệu công không đầy đủ và chính xác: Chấm công bằng vân tay, máy chấm công chỉ ghi nhận được thời gian vào/ra làm việc của nhân viên chứ không thể ghi nhận thời gian vắng mặt trong giờ, thời gian nghỉ phép, đi công tác, làm thêm…
  • Dễ bị gián đoạn chấm công do lỗi thiết bị như máy vân tay, hoặc xếp hàng chờ đợi
  • Mất nhiều thời gian tổng hợp phân loại đơn thư tính công
  • Chi phí cao nếu phải lắp đặt máy chấm công tại nhiều địa điểm khác nhau, đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng.
Hình thức chấm công bằng trí tuệ nhân tạo (AI) 

Đây là hình thức chấm công ưu việt và tiên tiến nhất hiện nay. Giải pháp được phát triển dựa trên  nền tảng công nghệ cốt lõi: điện toán đám mây (Icloud), công nghệ nhận diện khuôn mặt (Face ID) và bản đồ số (GPS).

Hiểu một cách đơn giản, đây là hình thức chấm công có khả năng nhận dạng chính xác đối tượng chấm công qua hình ảnh Selfie khuôn mặt, tự động ghi nhận vị trí chấm công. Khi nhân viên chấm công bằng điện thoại, hệ thống sẽ được yêu cầu cung cấp hình ảnh qua camera trước. Trí tuệ nhân tạo sẽ đối chiếu hình ảnh đã được lưu lại từ ứng dụng để so sánh. Nếu tỉ lệ xác thực của hình ảnh chụp trên mức nhận diện cho phép hệ thống sẽ đưa vào tình trạng đã duyệt. Từ đó dữ liệu chấm công được lưu trữ trực tuyến và cập nhật tự động vào bảng công cá nhân theo gian thực.  

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng trí tuệ nhân tạo:

  • Loại bỏ được các hạn chế của hình thức chấm công truyền thống như: quên thẻ, mòn vân tay, thiết bị lỗi,…
  • Cho phép chấm công ở tất cả các địa điểm kinh doanh, địa điểm khách hàng, công trình,…
  • Cảnh báo kịp thời các gian lận liên quan đến chấm công (sai địa điểm, chấm công hộ,…)
  • Tự động tổng hợp bảng công từ số liệu chấm công, ngày phép, đơn từ đảm bảo chính xác tuyệt đối
  • Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự, chi phí lắp đặt bảo hành máy, chi phí tuyển thêm nhân sự, tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng trí tuệ nhân tạo:

  • Đòi hỏi người dùng phải có thiết bị smartphone kết nối mạng.

Tiên phong trong lĩnh vực chấm công bằng trí tuệ nhân tạo AI, Công ty cổ phần công nghệ Ligosoft đã cho ra đời giải pháp chấm công LigoCHECKIN. Giải pháp LigoCHECKIN cho phép sử dụng trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành thông dụng IOS và Android. Giúp nhân viên dễ dàng chấm công tại mọi địa điểm làm việc bằng cách chụp ảnh khuôn mặt thông qua app  trên điện thoại có kết nối Wifi và GPS trong bán kính cho phép. 

LigoCHECKIN giúp giải quyết mọi bài toán về chấm công và quản trị nhân sự hiệu quả

Sở hữu nhiều lợi ích vượt trội mà không một phần mềm chấm công truyền thống nào làm được, LigoCHECKIN được đánh giá là sản phẩm mang lại hiệu quả phát triển lâu dài cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. 

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về các hình thức chấm công phổ biến nhất doanh nghiệp hiện nay và phân tích các ưu – nhược điểm của từng loại hình. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp nhà lãnh đạo đánh giá và lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.