Sẽ có nhiều doanh nghiệp không biết được đâu là thời điểm cần thiết phải sử dụng một phần mềm quản trị doanh nghiệp, và cũng không nhiều doanh nghiệp có hiểu biết về ERP. Bởi vậy, bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết cho các doanh nghiệp về vấn đề này

1/ Phần mềm ERP là gì

Phần mềm ERP là một hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ các nguồn lực hiệu quả, giúp các phòng ban gải quyết công việc tốt hơn, tiết kiệm thời gian hơn, đồng thời giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý hiệu quả toàn bộ doanh nghiệp.
Tìm hiểu phần mềm ERP - Những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP này 01
Phần mềm ERP
Một giải pháp ERP tích hợp bao gồm cả phần mềm và hoạt động tư vấn với nhiều chức năng được ứng dụng cho việc: quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất hay giao hàng, quản lý hàng tồn kho và mua hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán…

2/ Tác dụng của phần mềm ERP

Tại sao ERP lại là giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả? Chắc chắn ERP mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Và dưới đây là tổng hợp đầy đủ những lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp
  • Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
  • Cải tiến quản lý hàng tồn kho
  • Quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
  • Công tác kế toán chính xác hơn
  • Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
  • Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
  • Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Nhưng từ những lợi ích cụ thể trên, có thể thấy lợi ích lâu dài của một doanh nghiệp – giá trị đích thực mà bản thân các nhà lãnh đạo mong muốn đạt được  khi áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trong tầm chiến lược chính là:
  • Hệ thống phần mềm ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai: Các số liệu được lưu lại đầy đủ, và chính xác cùng với những phân tích tài chính hỗ trợ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp với năng lực và tài chính của công ty qua nhiều năm.
  • Đem đến cho doanh nghiệp không phải một phần mềm máy tính mà là một giải pháp tổng thể, một công nghệ quản lý, một nghệ thuật quản trị hiện đại. Giải quyết các bài toán tích hợp mà các hệ thống rời rạc không thể thực hiện được.
  • Giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, một hệ thống thống nhất, dễ vận hành, bảo trì.
Tìm hiểu phần mềm ERP - Những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP này 02
 Phần mềm ERP tiết kiệm chi phí đầu tư so với các hệ thống rời rạc
  • Thông tin tập trung, chính xác, kịp thời: Thông tin cập nhật theo thời gian thực và được lưu lại theo từng nguồn cấp tin nên đảm bảo chính xác, đầy đủ do dễ dàng phát hiện vị trí lỗi dữ liệu để kịp thời sửa chữa.
  • Không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí địa lý: Các hệ thống phần mềm ERP hoạt động linh hoạt và được các nhà cung cấp dịch vụ phân tích thiết kế theo từng đặc thù nên đảm bảo hoạt động tốt trong mọi quy trình nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Mặt khác, việc ứng dụng quản trị cơ sở dữ liệu trực tuyến giúp lãnh đạo truy xuất các dữ liệu, báo cáo mọi lúc, mọi nơi dễ dàng và thuận tiện.
  • Dễ dàng nâng cấp, mở rộng: Trong quá trình hoạt động, luôn phát sinh những diễn biễn mới khiến người quản trị ngày càng phải cập nhật và giải quyết những mâu thuẫn mới dẫn đến phát sinh những nhu cầu quản lý mới. Do đó, một hệ thống linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng dẫn ra một cách thức hoạt động hiệu quả và phù hợp hơn với sự biến đổi từng ngày tại doanh nghiệp.
  • Tối ưu hóa quy trình hoạt động, lập quy trình tiêu chuẩn thích ứng với các quy trình kinh doanh đặc thù để từ đó sẽ đưa đến việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả nguồn lực, tăng cường giám sát hoạt động.
  • Phần mềm ERP giúp giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động do dữ liệu từ các bộ phận được liên kết và kế thừa nhau, với những ràng buộc bởi các thuật toán giúp dễ dàng phát hiện lỗi phát sinh trong dữ liệu. Thay vì phải đi dò từng con số khi sử dụng tính toán bằng excel.
  • Chuẩn mở → EDI : giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc trao đổi dữ liệu với đối tác nước ngoài.
  • Hạn chế các lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh nghiệp.
  • Đáp ứng yêu cầu về thương mại điện tử: Hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến, nhắc nhở giao hàng cho đơn hàng giao hàng sau,…

3/ Khi nào thì doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP

Khi doanh nghiệp đang gặp 1 trong 5 vấn đề dưới đây là đến lúc cần một phần mềm quản trị doanh nghiệp để giải quyết triệt để các vấn đề gặp phải. Những vấn đề đó chính là:

Thứ nhất: Khi doanh nghiệp đang phải sử dụng quá nhiều các loại phần mềm khác nhau như phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán

Với một doanh nghiệp trên 500 nhân sự và đang không biết về ERP, chắc chắn là doanh nghiệp đang sử dụng một số phần mềm như phần mềm nhân sự – chấm công, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng…

Việc này có thể khiến bạn cảm thấy tiện lợi trong nhất thời. Vì chi phí của những phần mềm nhỏ đều khá rẻ, doanh nghiệp của bạn có thể chi trả ngay lập tức. Và chúng cũng ngay lập tức giải quyết các vấn đề đang gặp phải của riêng một bộ phận nào đó.

Khi các phần mềm này được chạy song hành với nhau, điều quan trọng là chúng không tạo được sự liên kết giữa các phòng ban, dẫn đến chồng chéo trong quá trình xử lý dữ liệu bởi ai cũng biết doanh số bán hàng liên quan chặt chẽ tới phần mềm kế toán, hay tình trạng bán hàng liên quan trực tiếp đến hoạt động nhập – xuất kho – dự trữ hàng và hoạt động kế toán…

Đồng thời, khi xem báo cáo hoạt động kinh doanh, một là nhà quản trị sẽ xem báo cáo của từng bộ phận, hoặc cầm thêm một nhân sự để tổng hợp những báo cáo của các bộ phận thành một báo cáo thống nhất.

Phần mềm quản trị ERP sẽ tích hợp tất cả các phần mềm riêng lẻ doanh nghiệp đang sử dụng lại với nhau. Khi sử dụng ERP, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu, được phân quyền rõ ràng. Việc này sẽ giải quyết tốt bài toán về sự sai lệch dữ liệu, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian hơn, theo đó doanh nghiệp sẽ phát triển tốt hơn.

Phần mềm ERP giúp tổng hợp kết quả hoạt động của các bộ phận thành 1 cơ sở dữ liệu thống nhất
Thứ hai: Quá trình tổng hợp thông tin, báo cáo mất quá nhiều thời gian

Nếu có ai đó hỏi bạn về doanh thu trung bình của chuỗi cửa hàng của bạn trong tháng là bao nhiêu, sẽ mất bao nhiêu thời gian để bạn tìm ra câu trả lời? Thế còn tình hình công nợ của khách hàng hiện nay như thế nào? Có bao nhiêu khách hàng cũ mua hàng, bao nhiêu khách hàng mới gia nhập?

Dù bạn có là một người xuất sắc, thì việc tìm ra câu trả lời cũng sẽ tiêu tốn của bạn một khoảng thời gian dài. Đặc biệt là nếu câu hỏi cần nguồn thông tin của nhiều bộ phận, chắc chắn bạn sẽ phải đợi để có được các báo cáo từ các phòng ban.

Là người làm kinh doanh, bạn hẳn biết rõ tốc độ tìm kiếm, tổng hợp thông tin có thể ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định. Với một hệ thống phần mềm quản trị ERP, bạn có thể có được một cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh trong bất kỳ thời điểm nào, tại bất kỳ đâu chỉ với một chiếc laptop. Điều này cũng sẽ giúp bạn hạn chế được số cuộc họp. Thay vì thời gian tổng hợp báo cáo, các nhân viên của bạn có thể sử dụng chúng để tương tác với khách hàng, tìm kiếm những nguồn đầu tư mới, nghĩ ra các ý tưởng mới cho chiến dịch Marketing sắp tới,….Việc đó sẽ giúp từng người hoàn thành công việc tốt hơn, thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến nhanh hơn.

Thứ 3: Việc hạch toán kế toán bị kéo dài và trở nên khó khăn

Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý nhất, cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần đến phần mềm ERP đến từ phòng kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn đang dựa vào các hóa đơn giấy và các đơn đặt hàng, dành hàng giờ mỗi tuần chỉ để nhập liệu chúng vào hệ thống kế toán thì bạn cần cân nhắc những thiệt hơn mà chúng đem lại để quyết định xem liệu một phần mềm quản trị ERP có xứng đáng để bạn chi ra một số tiền đầu tư không.

Tương tự với báo cáo tài chính – nếu chúng tiêu tốn của bạn quá nhiều thời gian để điều chỉnh, đồng nhất số liệu giữa các hệ thống thông qua vô số bảng tính, thì doanh nghiệp của bạn nên tìm đến giải pháp phần mềm quản trị ERP, giải phóng nhân viên kế toán khỏi những công việc thủ công, đảm bảo hiệu quả công việc.

Thứ 4: Tương tác với khách hàng kém hiệu quả

Khi các công ty ngày càng phát triển, một trong những vấn đề đau đầu nhất của họ chính là quản lý hàng tồn kho. Khi hàng tồn kho sai lệch, nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc bán hàng có thể cung cấp những thông tin sai lệch cho khách hàng, từ đó, làm mất uy tín của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ, nếu khách hàng của bạn rất có hứng thú với sản phẩm A và muốn mua chúng, trong khi cửa hàng lại hết hàng, và nhân viên bán hàng hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng tìm thấy sản phẩm này còn tồn ở kho B. Nhân viên hứa với khách hàng, trong ngày mai có thể quay lại và lấy sản phẩm đã được đưa từ kho ra cửa hàng.

Tìm hiểu phần mềm ERP - Những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP này 04
Tương tác với khách hàng kém hiệu quả là dấu hiệu cần triển khai phần mềm ERP
Tuy nhiên trong lúc kiểm kho, các nhân viên kho phát hiện sự sai lệch về số lượng hàng hóa sản phẩm A. Trong khi số liệu trên hệ thống ghi lại là còn tồn 1 thì số lượng thực tại kho lại bằng 0. Nhân viên bán hàng không lưu lại số điện thoại của khách để liên lạc lại. Khách hàng sau khi quay lại lấy hàng, biết được thông tin đó, sẽ mất lòng tin về doanh nghiệp.

Với hệ thống ERP, nhân viên của mọi bộ phận đều có quyền truy cập thông tin cập nhật, trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng đặt ra, đồng thời dữ liệu trong hệ thống sẽ được đảm bảo độ chính xác, hạn chế tối đa sai số. Bài toán khó của doanh nghiệp đã được giải quyết triệt để với phần mềm quản trị ERP.

Thứ 5: Công nghệ thông tin của bạn quá phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng quá nhiều phần mềm trong doanh nghiệp chính là việc quản lý CNTT có thể trở nên khó khăn. Việc tùy chỉnh các phần mềm, cập nhật, duy trì và tích hợp chúng, vá lỗi, nâng cấp có thể phức tạp, tốn nhiều thời gian và tài nguyên.

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng những phần mềm đã cũ, thì khi vá lỗi hoặc tích hợp, chúng không chỉ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, tiền bạc mà còn có thể dễ dàng đánh mất dữ liệu mà nhân viên của bạn mất rất nhiều thời gian mới có thể thống kê và tổng hợp lại.

Thay vì nhiều phần mềm đã lỗi thời, phức tạp, kém hiệu quả, phần mềm quản trị ERP cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng xuyên suốt, ổn định, vận hành nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu thường xuyên thay đổi của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn đang gặp phải bao nhiêu dấu hiệu trong 5 dấu hiệu kể trên? Nếu con số đó lớn hơn 2, bạn cần cân nhắc đến việc thay thế các phần mềm đang sử dụng bằng hệ thống phần mềm quản trị ERP. ERPViet luôn sẵn sàng đồng hành, giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn, cung cấp đến bạn một giải pháp toàn diện giúp gỡ rối các khúc mắc mà doanh nghiệp đang gặp phải.

4/ Vai trò của các bộ phận để có thể triển khai ERP thành công

Kỳ thực, để triển khai được thành công 1 dự án ERP, đơn vị triển khai không phải là yếu tố quan trọng nhất, bởi hơn 50% sự thành công của dự án ERP phụ thuộc vào chính doanh nghiệp triển khai. Vai trò của doanh nghiệp trong sự thành công của một dự án ERP được thể hiện trong các điều sau

Vai trò của nhà quản trị doanh nghiệp

  • Nhà quản trị phải là người có đủ quyền lực để quyết định toàn bộ những công việc liên quan đến dự án ERP
  • Đưa ra được nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp mình
  • Cung cấp đầy đủ những dữ liệu để xây dựng được dự án ERP vận hành thành công
  • Hiểu rõ dàng nhu cầu để chuẩn bị được nguồn lực tốt nhất, trong đó quan trọng là ngân sách triển khai
  • Có quyết tâm thay đổi mô hình quản lý doanh nghiệp cũ
  • Đảm bảo được đẩy đủ nhân sự tham gia dự án để phối hợp với đơn vị triển khai các công việc. Đồng thời đây chính là nguồn lực quan trọng để tiếp nhận chuyển giao và duy trì hệ thống hoạt động ổn định sau này

Vai trò của các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp

Với các phòng ban, phối hợp tốt và tạo điều kiện cho đơn vị triển khai tiếp cận với dữ liệu để xây dựng nên hệ thống sẽ giúp dự án ERP được triển khai thuận lợi và cơ hội thành công cao hơn.

Trên đây là toàn bộ những hiểu biết về phần mềm ERP mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải thấu hiểu trước khi tìm đến một đơn vị triển khai dự án ERP uy tín.

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–
Để được tư vấn giải pháp quản trị xin liên hệ
💠 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LIGOSOFT
🏬 Địa chỉ
• Thanh Hóa: số 296 – Đ. Hải Thượng Lãn Ông – P. Quảng Thắng
• Hà Nội: số 16/176 – Đ. Lê Trọng Tấn – Q. Thanh Xuân
• HCM: tầng 7 số 105 – Đ. Bình Quới – Q. Bình Thạnh
🌐 Website: ligosoft.vn
🛑 Hotline: 1900 299 286 – 0981 469 269

Xin cảm ơn!