Để triển khai được một hệ thống ERP, áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp không phải là việc đơn giản mà là một quá trình nỗ lực của cả doanh nghiệp và đối tác cung cấp phần mềm.

Với kinh nghiệm hơn 5 năm triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp, mình xin chia sẻ một số kinh nghiệm cần thiết để doanh nghiệp có thể chuẩn bị thật tốt trong quá trình chuyển đổi số của mình.

Tham khảo: Các bước triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Viết ra kế hoạch chi tiết từ 3 – 6 tháng tiếp theo của doanh nghiệp mình.

Đa phần các bên thường hay tham, muốn “tổng thể ngay” nên đòi hỏi rất nhiều tính năng. Cá biệt có 1 trường hợp công ty quy mô 20 nhân sự nhưng bảng mô tả tính năng tương ứng với một công ty gần 800 nhân viên. Làm thì làm được cả nhưng lại quay về 2 vấn đề cốt lõi là TIỀN & THỜI GIAN.

  1. Tiền: dĩ nhiên là muốn nhiều thì phải tốn tiền thôi. Mà nhìn tiền xong ngán thế là không triển khai được nổi nữa.
  2. Thời gian: Yêu cầu càng nhiều thì thời gian Custom càng lâu. Các bên phát triển thêm sẽ phải cân nhắc việc Performance, luồng dữ liệu, tính bảo toàn dữ liệu trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp đã có một bảng yêu cầu (rất) chi tiết cho phần mềm ERP theo yêu cầu thì tốt thôi, hãy chia làm 2 phần:

  1. Phải có: Ở phần này, chỉ lọc ra các yêu cầu bắt buộc phải có và triển khai thành công trong tối đa 3 tháng. Tốt nhất nên chọn các hạng mục cấu thành nên một quy trình cụ thể/cốt lõi cần phải áp dụng số hóa dữ liệu.
  2. Dự kiến: Cung cấp list này cho đối tác để giúp họ hình dung được mong muốn và lên được khoản ngân sách ước lượng cho toàn bộ tính năng. Phần này không triển khai ngay cũng được. Cứ để đấy có tiền và thời gian lại móc ra chiến tiếp.
Kinh nghiệm để triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp
Kinh nghiệm để triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp

2. Phân giai đoạn cụ thể

Từ các yêu cầu trên thì mỗi tháng chỉ nên tập trung giải quyết từ 2-3 gạch đầu dòng đã nêu cũng là khá nhiều. Nhiều quá cũng không ôm nổi, đặc biệt là công ty càng đông nhân sự thì tốc độ chuyển đổi càng chậm (do khả năng hấp thụ và khối lượng công việc của mỗi nhân viên là khác nhau).

Thực tế thì không thể hy sinh 100% nguồn lực của các bộ phận để “triển khai số hóa”. Làm thế là chắc chắn chết. Trong giai đoạn đầu thường các nhân viên sẽ làm x1.5 đến x2 công việc thông thường (còn đối chiếu số liệu so với quy trình đã quen) do vậy nên hướng đến mục tiêu thuần thục từng phần để giải quyết rốt ráo từng phần, sẽ hiệu quả hơn.

3. Chọn lựa giải pháp / đối tác

Giải pháp nào, nói chung, cũng đều có ưu / nhược điểm. Do vậy bảng “gạch đầu dòng” các yêu cầu phải có sẽ là xương sống để bạn làm việc tiếp với đối tác. Càng chắt lọc, càng cốt lõi thì càng triển khai được nhanh và thấy ngay được kết quả. Ngoài ra triển khai từng phần sẽ giúp đánh giá chất lượng đối tác để có hướng lâu dài.

4. Triển khai thực tế cần phải thao tác (càng nhiều càng tốt)

Cần lưu ý là Training quan trọng nhất là thao tác, ngồi nghe thì cũng tai này qua tai kia rồi đi mất. Một số nguyên tắc cần lưu ý khi tham gia Training bao gồm:

  1. Phải có máy tính
  2. Phải thao tác thực tế (tạo đơn, tạo khách hàng, xem kho, công nợ, v.v… làm càng nhiều càng tốt)
  3. Thực hành
  4. Làm trên dữ liệu thật (sẽ có sai, nhưng sai thì sửa thôi không việc gì cả)

5. Not a task. That’s a game!

Nhân viên làm thì phải vui, vui làm mới hiệu quả được. Nên cái khó nhất là giải quyết vấn đề tâm lý cho các bạn nhân viên. Sếp thì dễ lắm, thấy tổng thể ok là chiến. Nhưng các bạn nhân viên thì cần phải thấy được lợi ích (cho bản thân, cho công việc) đã rồi mới triển khai tốt được. Do đó cần làm rõ tư tưởng cho nhân viên, càng cụ thể lợi ích cho họ việc triển khai càng nhanh chóng, hiệu quả.

Ligosoft với hơn 5 năm tư vấn áp dụng phần mềm ERP cho các doanh nghiệp, tham khảo hệ thống LigoERP số hóa tổng thể 99% doanh nghiệp của bạn tại đây. LigoERP có đầy đủ tất cả các nghiệp vụ để bạn không phải Custom nhiều, rút gọn thời gian triển khai và áp dụng thành công vào doanh nghiệp.

(Nguồn: Group kinh doanh trong kỉ nguyên số)