Cả phần mềm kế toán và ERP đều có mục đích chung là phục vụ công việc quản lý doanh nghiệp; dẫn đến nhiều người hiện nay nhầm lẫn giữa 2 giải pháp này. Mọi người thường nghĩ rằng ERP chỉ là một tên gọi khác của phần mềm kế toán, nhưng trên thực tế,  ERP là một hệ thống hoàn toàn khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến những khác biệt cơ bản giữa hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp  (ERP) và phần mềm kế toán. Từ đó, giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

ERP là gì?

ERP – Enterprise Resources Planning 

ERP Là Hệ thống hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp. Trong đó Nguồn lực của Doanh nghiệp bao gồm: nguồn vốn, tài sản, nhân sự, khách hàng. Hoạch định là lập kế hoạch, tính toán hoạt động kinh doanh dựa trên thông tin, hình thái và tình hình biến động của các nguồn lực. 

Có thể hiểu 1 cách đơn giản, ERP tập trung vào toàn thể các nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp, giúp theo dõi, quản lý và vận hành thông suốt, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí hoạt động, cũng như giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài.

Xem thêm: Lịch sử hình thành của các thế hệ ERP

Kế toán là gì?

Kế toán là việc ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm xác định sự tồn tại và hiệu quả sử dụng các loại tài sản của doanh nghiệp. 

Kế toán là thước đo hiệu quả của ERP

Trên hệ thống ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. Kế toán trên hệ thống ERP chỉ là khâu cuối cùng và mang tính kết quả từ các modules phía trước. Hay nói cách khác Kế toán là cốt lõi và là thước đo giá trị của hệ thống ERP.

Sự khác nhau giữa ERP và kế toán

Mục đích

Mục đích đầu tiên của kế toán là xử lý các số liệu để đưa ra được các báo cáo kế toán đánh giá được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn trong đó việc tuân thủ chế độ kế toán nhà nước là việc đầu tiên và cũng là việc bắt buộc đối với phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán ngày nay có thêm các chức năng kế toán quản trị để phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp. 

Hệ thống ERP cũng có mục đích là giúp doanh nghiệp trong công việc quản lý các nguồn lực nhưng ERP thuyên về mục đích quản lý nhiều hơn mục đích kế toán.

Kế toán luôn xử lý các dữ liệu đã xảy ra, tập hợp, thống kê, tính toán và đưa ra các báo cáo còn hệ thống ERP nhắm vào các quy trình tác nghiệp và các công việc hoạch định. Khâu xử lý kế toán trên hệ thống ERP chỉ là khâu cuối cùng và mang tính kết quả từ các modules phía trước. 

Như vậy phần mềm kế toán có đầu vào là kết quả của những hoạt động của doanh nghiệp (mua bán hàng hoá vật tư, thu chi tiền mặt, tiền gửi ) còn hệ thống ERP thực hiện các công việc lập kế hoạch và điều hành để tạo ra các hoạt động của doanh nghiệp. Đây là khác nhau cơ bản nhất giữa phần mềm kế toán và hệ thống phần mềm ERP.

Một ví dụ minh hoạ đơn giản nhất là: Hệ thống ERP quản lý việc hình thành các số liệu trên phiếu xuất vật tư, còn phần mềm kế toán sử dụng các số liệu có sẵn trên phiếu xuất để quản lý tồn kho và đưa ra các báo cáo thống kê. ERP kiểm soát số liệu trên phiếu xuất vật tư theo quy trình (ví dụ: Số lượng vật tư xuất phải nằm trong khuôn khổ định mức vật tư cho sản phẩm, và số lượng sản phẩm lại phụ thuộc kế hoạch sản xuất ), còn phần mềm kế toán không kiểm soát được số liệu này (ví dụ: Kho xuất bao nhiêu thì bộ phận kế toán sử dụng số liệu tương ứng mà không thể kết luận được rằng số liệu này là đủ hay thiếu – việc kiểm soát số liệu này nằm ngoài phạm vi phần mềm kế toán). 

Nhập liệu và xử lý dữ liệu kế toán

Khi sử dụng phần mềm kế toán hiện nay thì sau khi nhập liệu, thì đa số đều cho hoàn toàn tự động như: tính giá xuất hàng hóa, kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ,…Người sử dụng không phải thao tác để tính đi tính lại giá xuất hàng hóa và kết chuyển số dư sau khi sửa chữa, thêm mới hoặc xóa chứng từ. Trường hợp cập nhật lại cho các kỳ trước, ứng dụng cũng sẽ tự động tính toán lại cho tất cả các kỳ sau. 

Đối với hệ thống ERP, ngoài phân hệ Kế toán thực hiện các bút toán một cách trực tiếp thì tất cả các phân hệ khác của đều tiến hành hạch toán tự động. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng. 

Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra. 

Chia sẻ dữ liệu và lưu trữ dữ liệu

Với hệ thống ERP thì các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp. Và vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát luồng dữ liệu.

Kế toán là một trong những module quan trọng nhất trong hệ thống ERP

Còn đối với việc sử dụng phần mềm kế toán thì là phần mềm quản lý rời rạc, có nghĩa là phần mềm kế toán chỉ phục vụ cho bộ phận kế toán và như là một ốc đảo đối với phần mềm của các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file, email, fax ) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. 

Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được rõ sự khác biệt của ERP và phần mềm kế toán. Từ đó  giúp các doanh nghiệp hiểu rõ bản chất  và sử dụng chúng một cách  hiệu quả nhất.

Nếu doanh nghiệp của bạn có những băn khoăn về triển khai giải pháp ERP trong vận hành và quản trị doanh nghiệp toàn diện, hãy liên hệ tới Ligosoft để được tư vấn và giải đáp!