ERP – Chặng đường gây dựng lòng tin với người dùng Việt
Mặc dù sức mạnh của ERP đối với các doanh nghiệp ngoại là không thể phủ nhận, nhưng với doanh nghiệp nội địa, việc có tận dụng được tối đa sức mạnh đến từ giải pháp quản trị doanh nghiệp này hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tiêu biểu là con người, đặc biệt là người lãnh đạo.
Thay đổi thói quen cố hữu
Người Việt trước giờ vốn chỉ quen thuộc với cụm từ phần mềm kế toán doanh nghiệp, khi mới tiếp cận ERP sẽ cảm thấy hệ thống khó sử dụng. Đặc biệt bộ phận phản hồi tiêu cực nhiều nhất chính là kế toán doanh nghiệp.

Nguyên nhân chính là do chủ doanh nghiệp, người tiếp cận đầu tiên với hệ thống, hiểu rõ mục đích của mình khi sử dụng hệ thống chưa truyền đạt tất cả ý nghĩa và khác biệt của hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP so với phần mềm kế toán thông thường. Hệ thống ERP được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ phổ biến hiện nay, đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp tổng thể. Khác biệt so với hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay, nghiệp vụ liên quan đến tài chính, kế toán đều được chạy ngầm bên dưới thông qua mỗi hành động mua và bán được thực hiện trên hệ thống, theo đó, công nợ sẽ được ghi nhận ngay lập tức.

Với ERP, nhà quản trị không rành về tài chính, kế toán cũng có thể theo dõi được tình hình hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực mà không cần phải đợi các báo cáo tài chính từ bộ phận kế toán.

Tuy nhiên, vì đã quen với phần mềm cũ, việc thay đổi, chuyển sang một hệ thống mới hoàn toàn khiến người dùng hốt hoảng. Đây là thực tế chung của bất kỳ doanh nghiệp nào khi quyết định thay đổi hoặc tổ chức lại hệ thống ERP của mình.

Để khắc phục điều này, chủ doanh nghiệp cần là cầu nối giữa đơn vị cung ứng và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, giải thích rõ về các lợi ích khi triển khai ERP, lý do tại sao doanh nghiệp lại chọn đưa ERP vào áp dụng. Thông qua việc thấu hiểu mục đích, thông điệp của ban lãnh đạo, người dùng sẽ chuẩn bị sẵn tâm lý sẵn sàng khi bước vào vận hành hệ thống mới.

Giá cả đắt đỏ của phần mềm ERP
Mặc dù mắt thấy tai nghe thành công của nhiều doanh nghiệp nội và ngoại triển khai thành công ERP nhưng doanh nghiệp vẫn còn khá dè dặt khi tiếp cận ERP. Bởi lẽ các hệ thống ERP thành công trên thế giới đều có giá khá đắt đỏ. Số tiền đầu tư ERP nhiều khi có thể chạm ngưỡng vốn điều lệ của cả một doanh nghiệp. Điều này khiến nhiều chủ doanh nghiệp nao núng.

Trong thời điểm đó, Cloud ERP nổi lên, trở thành cứu cánh cho nhiều doanh nghiệp nội địa có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, tiền nào của nấy, Cloud ERP tuy đáp ứng được tất cả các nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp, nhưng không được thiết kế để tối ưu điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của từng tổ chức đặc thù. Trước tình thế tiến thoái lưỡng nan, doanh nghiệp phải tự đưa ra lựa chọn tốt nhất cho chính mình trong từng thời điểm phù hợp. Thường thì khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, Cloud ERP với những lợi thế như tiết kiệm chi phí đầu tư, linh hoạt sẽ là sự lựa chọn tối ưu. So với On-Premises thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản kha khá để giải quyết những vấn đề cấp bách hơn. Dĩ nhiên, đồng hành cùng Cloud giá rẻ, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận tuân thủ theo đúng quy trình chuẩn mà hệ thống ERP đã đưa ra. Trong trường hợp muốn tùy chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí.

Khi doanh nghiệp đã lớn mạnh, nguồn vốn dồi dào, việc chuyển từ Cloud sang On-Premises hoặc kết hợp giữa hai hình thức triển khai sẽ được áp dụng nhiều hơn. Thường doanh nghiệp Việt đang gặp phải tình trạng là không muốn đánh đổi, tuy bỏ ra chi phí ít nhưng vẫn mong muốn nhận lại được những tùy chỉnh sát nhất với doanh nghiệp giống như On-Premises. Điều này hoàn toàn không khả thi. Là người kinh doanh, chắc chắn các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp điều hiểu rằng, mọi thứ đều có chi phí cơ hội. Quan trọng là tổ chức của bạn phải xác định đâu là thời điểm phù hợp, sự hy sinh nào trong thời gian nào là hợp lý.