Khi việc kinh doanh phát triển, chủ doanh nghiệp thường nhận ra hệ thống và những quy trình làm việc cũ không còn hiệu quả nữa. Nhưng trước khi họ nhận ra vấn đề thì việc kinh doanh đã phải đối mặt với vấn đề lớn. Vậy đâu là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang cần một hệ thống ERP? Hãy cùng Ligosoft review qua 5 dấu hiệu nhận biết sau.

Có quá nhiều phần mềm khác nhau cho các quy trình khác nhau

Nhân viên công ty bạn lưu trữ, theo dõi và xử lý thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán có sử dụng một hệ thống để làm sổ sách; trong khi nhân viên sales sử dụng một hệ thống khác để nhập các đơn hàng của khách vào không? Nhân viên ở kho cũng sử dụng một hệ thống hoàn toàn khác để vận chuyển và nhận hàng? Nếu hầu hết các câu trả lời là ‘có’ thì khả năng tương tác kém là điều không tránh khỏi. 

Sự thiếu nhất quán trong hệ thống có thể tàn phá cả một quá trình. Bắt đầu ở các hệ thống đầu-cuối hoạt động tách biệt với nhau; khiến thông tin không chính xác từ doanh số bán hàng ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý tồn kho. Kế đó bộ phận kế toán cũng không nhận được thông tin chính thức; kéo theo một loạt các hệ lụy cho ngân sách marketing và lương bổng. 

Doanh nghiệp cần đầu tư ERP bây giờ chưa?
Doanh nghiệp cần đầu tư ERP bây giờ chưa?

Trong trường hợp đó, phần mềm ERP chính là liều thuốc giải; gộp các hệ thống hiện hành lại thành một. Với một nguồn thông tin, dữ liệu cung cấp sẽ chính xác, thực tế hơn. Phần mềm ERP sẽ tích hợp tất cả trên một hệ thống; để các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa trên một cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu khó truy cập

Trong khi công việc kinh doanh tạo ra rất nhiều thông tin; thì nhân viên công ty lại khó tiếp cận được những thông tin này. Mỗi lần ai có hỏi về doanh số trung bình biên hay chỉ số đo lường; như số đơn hàng mỗi ngày hay lượng sales cập nhật; bạn cần phải mất rất nhiều thời gian để lấy và phân loại thông tin. Trường hợp xuất ra báo cáo còn phải lâu hơn nữa. 

Nếu nói về tính tự động, di động và tích hợp thông tin; thì giải pháp phần mềm ERP vượt trội hơn hẳn những hệ thống đơn lẻ và bảng tính; cần phải liên tục cập nhật và tinh chỉnh bằng tay. 

Nhân viên toàn công ty cần tiếp cận được những thông tin chủ chốt càng nhanh càng tốt; để bắt kịp nhịp độ của yêu cầu từ công việc. Với hệ thống phần mềm ERP, không chỉ các quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào; mà các nhân viên cũng có thể truy cập các thông tin cần thiết để làm việc chủ động và hiệu quả hơn. 

Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn

Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý đầu tiên mà công ty bạn cần phần mềm ERP sẽ đến từ phòng kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn dựa vào các hoá đơn trên giấy và các đơn bán hàng – và bỏ ra hàng giờ mỗi tuần để nhập chúng vào các phần mềm kế toán và bán hàng khác nhau. Bạn cần cân nhắc xem có bao nhiêu công việc đang lãng phí thời gian, mà phần mềm ERP có thể giúp bạn xử lý ngay lập tức.

Cũng vậy với báo cáo tài chính, nếu phải mất thời gian dài để thống nhất hoặc điều chỉnh thông tin tài chính trên toàn hệ thống và thông qua vô số các bảng tính, một giải pháp ERP có thể mang đến một tác động đáng kể. Với tất cả thông tin tài chính trong một dữ liệu, nhân viên kế toán sẽ không phải tốn hàng giờ để đối chiếu, ghi lại số liệu hoặc tự điều chỉnh dữ liệu theo cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ có nhiều thời gian, để cung cấp cho bạn các báo cáo quan trọng theo đúng hạn.

Bán hàng và quản lý khách hàng

Khi các công ty phát triển, một trong những thách thức lớn nhất của họ thường là quản lý hàng hóa. Đảm bảo rằng đúng số lượng sản phẩm ở đúng vị trí vào đúng thời điểm là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh.

Khi bán hàng, hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng được duy trì riêng, nó có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng trong công ty của bạn. Nếu bạn đang hết sản phẩm, việc kinh doanh sẽ bị gián đoạn cho đến khi các lô hàng tiếp theo về kho. Trong khi đó, nếu khách hàng gọi để hỏi về tình trạng của đơn đặt hàng và nếu nhân viên không theo dõi đơn hàng thì sẽ không biết được đơn hàng đó đã được vận chuyển hay chưa, hay vẫn còn ở kho. Điều này làm ảnh hưởng đến thương hiệu của công ty bạn.

Mặt khác, với một hệ thống ERP, nhân viên của mỗi bộ phận sẽ có quyền truy cập vào cùng một thông tin được cập nhật. Đại diện khách hàng có thể trả lời câu hỏi của khách hàng về đơn hàng và tình trạng giao hàng, tình trạng thanh toán, vấn đề dịch vụ, v.v … mà không phải treo điện thoại để kiểm tra với bộ phận khác. Hơn thế nữa, khách hàng có thể chỉ cần truy cập vào tài khoản của họ và xem thông tin trạng thái đơn hàng.

Một hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đề
Một hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đề

Hệ thống CNTT quá phức tạp và tốn nhiều thời gian

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có nhiều hệ thống trên toàn doanh nghiệp của bạn là việc quản lý CNTT có thể trở thành một cơn ác mộng. Tùy biến các hệ thống, tích hợp chúng lại với nhau và duy trì chúng bằng các bản vá lỗi và nâng cấp có thể tốn thời gian và chi phí cũng như nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp.

Các cập nhật này không chỉ tốn kém chi phí và tốn nhiều thời gian mà còn có thể gây ra các vấn đề phát sinh không kiểm soát được. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi hai phần ba các doanh nghiệp tầm trung đang sử dụng các phiên bản phần mềm doanh nghiệp đã lỗi thời.

Thay vì thêm nhiều phần mềm và phức tạp hơn vào một hệ thống chưa có hiệu quả, công nghệ ERP có thể cung cấp cho bạn sự nhanh nhẹn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Đó là lý do tại sao lựa chọn một nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây như Ligosoft là rất quan trọng. 

Với LigoERP, cập nhật hệ thống không còn là vấn đề, và các chức năng mới dễ dàng bổ sung khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi. Để được tư vấn về giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP hãy để lại thông tin phía dưới để được hỗ trợ nhanh nhất.