ERP hiện nay được coi là một trong những xu hướng phát triển của doanh nghiệp thời 4.0. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về nó để có thể triển khai một cách tốt nhất. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp 6 điều chủ doanh nghiệp nhất định cần biết để về hệ thống ERP.

1. ERP là gì?

ERP là gì?

Dù ERP đã ra đời được hơn 30 năm nhưng rất ít Doanh nghiệp Việt Nam được sử dụng và đôi khi còn nhầm lẫn hoặc chưa hiểu hết ý nghĩa của ERP. Ta hiểu đơn giản về ERP như sau:

ERP (Enterprise Resources Planning) – Hệ thống hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, Hiểu đơn giản hơn đó là hệ thống quản lý toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp, kiểm soát, phân bổ hợp lý để phát huy được tối đa các nguồn lực.

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả được các nguồn lực, giảm rủi ro, thất thoát và phát huy tối đa năng suất lao động của các phòng ban. Từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2. Tác dụng của ERP với doanh nghiệp

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp:

  • Kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động.
  • Chăm sóc khách hàng tốt hơn, dự báo chính xác lượng khách hàng trong tương lai
  • Quản lý, thống kê và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bán hàng
  • Tiết kiệm thời gian và kiểm soát hiệu quả hơn cho các nghiệp vụ kế toán, tài chính, nhân sự, bán hàng,
  • Quản lý hiệu quả kho hàng, không để có hàng tồn, dự báo chính xác lượng hàng, giúp doanh nghiệp có kế hoạch xuất nhập phù hợp

3. Chi phí triển khai hệ thống ERP

Chí phí bản quyền

Chi phí bản quyền là chi phí lúc đầu doanh nghiệp cần trả để sử dụng phần mềm. Chi phí này sẽ dựa trên số phân hệ, số người sử dụng. Chi phí bản quyền ở Việt Nam dao động khoảng 300-50.000 USD.

Theo quy luật chung, các ứng dụng đóng gói thường rẻ hơn so với phần mềm phải phát triển sửa đổi vì chi phí phát triển phần mềm đóng gói được chia sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng khác.

Chí phí triển khai

Chi phí triển khai ERP bao gồm: chi phí trả cho nhà cung cấp và thời gian doanh nghiệp sử dụng. Với những dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể bằng 5 lần chi phí bản quyền. Nhưng ở Việt Nam, nó ít khi cao đến vậy do độ phức tạp đòi hỏi còn thấp.

Như vậy, dựa trên báo giá của các nhà cung cấp, với các sản phẩm ERP trung bình của Việt Nam chi phí triển khai khoảng từ 6.000 đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000USD tức tương đương 100% chi phí bản quyền và có sự dao động lớn tuỳ theo.

Vấn đề chính khi triển khai một giải pháp ERP luôn luôn là chi phí

Tuy nhiên, các ứng dụng phát triển trong nước chi phí triển khai chỉ vào khoảng 15% chi phí bản quyền nhưng thường các nhà cung cấp báo với giá rất cao.

Đối với các sản phẩm ERP cao cấp của quốc tế thì chi phí triển khai thường cao hơn nhiều lần các sản phẩm ERP phát triển trong nước.

Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng

Chi phí khác bao gồm nâng cấp và thêm mới hệ thống hạ tầng thông tin như bản quyền các hệ thống quản trị dữ liệu, máy chủ ứng dụng, đường truyền băng thông rộng, thiết bị kết nối và các máy tính, máy chủ. Chi phí phụ thuộc vào yêu cầu của công ty đưa ra. Một máy chủ trung bình thường khoảng từ 3000 đến 6000USD. Chi phí thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 200 đến 300USD cho một thành phần mạng.

Chí phí tư vấn

Tư vấn trước khi triển khai ERP là một điều cực kỳ cần thiết. Việc hiểu rõ doanh nghiệp: thông tin, yêu cầu, khả năng chi trả,…là những yếu tố quyết định việc thành bại khi triển khai hệ thống. Do đó doanh nghiệp cần lựa chọn đúng phân hệ, cấu hình, hệ thống phù hợp nhất. Các yếu tố rủi ro hoàn toàn có nguy cơ xảy ra nếu như không có sự tư vấn rõ ràng từ nhà cung cấp.

Nhà tư vấn giỏi quyết định rất nhiều đến hiệu quả triển khai ERP. Một nhà tư vấn thường cần thiết hơn khi mua các sản phẩm quốc tế và chi phí khoảng từ 30% đến 70% chi phí bản quyền.

Chi phí bảo trì hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm thường được các nhà cung cấp phần mềm tính vào phí dịch vụ hàng năm cho việc sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường khoảng từ 8% đến 20% của chi phí bản quyền, nhưng thường là 20%.

Tổng chi phí để triển khai một dự án phần mềm quản lý ERP có bản quyền sẽ từ 75.000 đến hơn 200.000 usd. Cá biệt hơn, một số phần mềm quản lý ERP sẽ chi phí triển khai lên đến vài triệu USD.

4. Thời gian triển khai ERP mất bao lâu?

Thời gian chính xác để triển khai xong một hệ thống ERP bởi nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Trong đó, nhân tố quyết định thời gian triển khai chính là: quy mô của doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, số lượng nhân sự, số nghiệp vụ triển khai…

Trung bình thời gian triển khai ERP mất từ 1- 3 năm tùy vào số lượng nghiệp vụ.

5. Tỉ lệ thành công của dự án ERP

Tỷ lệ thành công của dự án ERP phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố

Không thể chắc chắn rằng mọi dự án ERP đều thành công. Bởi vì còn rất nhiều yếu tố ảnh hưởng như:

  • Hệ thống không đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiêp:
  • Doanh nghiệp ngừng triển khai dự án ERP
  • Nhà cung cấp ngừng triển khai dự án.
  • Các vấn đề của hệ thống ERP

Như vậy việc triển khai ERP thành hay bại phụ thuộc vào cả 2 bên: doanh nghiệp và nhà cung cấp. Do đó doanh nghiệp hãy tìm một nhà cung cấp có đội ngũ tư vấn nhiệt tình, hệ thống dễ dàng sử dụng và hỗ trợ mọi lúc mọi nơi.

6. Thực trạng triển khai ERP tại Việt Nam hiện nay

Quản trị doanh nghiệp bằng ERP chưa hoàn toàn phổ biến ở Việt Nam. Những nguyên nhân cơ bản là do việc áp dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp còn nhiều hạn chế. Đồng thời giá thành của việc triển khai ERP khá cao nên các doanh nghiệp cũng rất “rụt rè” đưa ra quyết định.

Nhưng tình hình hiện tại đã hoàn toàn khác, vấn đề lớn nhất là chi phí gần như được giải quyết triệt để với rất nhiều đối tác cung cấp giải pháp với giá cực kỳ hợp lý. Điển hình giải pháp   LigoERP của Ligosoft phù hợp cho doanh nghiệp có ngân sách đầu tư vừa phải.

Trên đây là các thông tin cực kỳ hữu ích về ERP mà mỗi lãnh đạo cần biết. Hy vọng bài viết trên sẽ có ích cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp.