Trong giai đoạn khó khăn vì ảnh hưởng của dịch Covid-19, Công ty An Sinh Medical vẫn tiếp tục gặt hái nhiều thành công trong kinh doanh. Nguyên nhân là do An Sinh đã đi trước 1 bước ứng dụng chuyển đổi số, từ năm 2017. Mọi dữ liệu tài chính, mua bán hàng, nhân sự, khách hàng… của các chi nhánh được quản lý hợp nhất trên một hệ thống và hoạt động liền mạch trong thời gian thực.

Trụ sở chính của công ty An Sinh

An Sinh Medical có tên đầy đủ là Công ty cổ phần đầu tư và phát triển y tế An Sinh, được thành lập vào năm 2010, lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp thiết bị y tế, Hóa Chất – Vật Tư, Phụ kiện – Linh kiện,..

Kể từ khi ra đời đến nay với sự nỗ lực không ngừng để đem đến khách hàng những sản phẩm chất lượng, đặc biệt là dịch vụ kỹ thuật uy tín. Đến nay, An Sinh đã có hàng nghìn khách hàng trải rộng khắp các địa phương trên Toàn Quốc với 2 chi nhánh tại Thanh Hóa và Hà Nội cùng với quy mô gần 100 nhân sự. 

Nhận diện điểm nghẽn

Khoảng đầu năm 2016, thời điểm An Sinh chưa bắt tay làm chuyển đổi số, bài toán về cải tiến quản lý, nâng cao năng suất… hầu như xuất hiện đều đặn tại các cuộc họp. Nhưng cải tiến cái gì, cải tiến như thế nào thì… vẫn còn rất mơ hồ.

Anh Lê Hoàng Long lúc bấy giờ là Phó Tổng Giám đốc kiêm phụ trách mảng Kinh doanh công ty đã nêu ra một loạt những vấn đề tồn tại mà An Sinh cần giải quyết. Cụ thể ở bộ phận Kinh doanh, rất nhiều hợp đồng, hoá đơn, chứng từ… cần phải giải quyết nhanh, liên tục và kịp thời, tương xứng với nhu cầu khách hàng. Nhưng CBNV vẫn phải trao đổi qua email, làm bảng tính Excel, thậm chí còn mang cả tập hợp đồng từ tầng này sang tầng khác để nhập liệu, đóng dấu… Điều này vừa mất thời gian, vừa giảm năng suất lao động.

Đặc biệt kinh doanh thiết bị Y tế là lĩnh vực có tính đặc thù rất cao. Hàng hóa đa số nhập khẩu; hầu hết phải được cấp phép; quản lý hạn dùng và bảo hành nhiều rủi ro; đôi khi hàng hóa phải ký gửi trước; một dự án chia làm nhiều lần giao hàng và kéo dài có khi tới 1-2 năm… rất khó để theo dõi và quản lý cụ thể.

Chưa kể đến mỗi bộ phận: kế toán, kinh doanh, kho, mua-bán hàng, nhân sự,..lại sử dụng một phần mềm khác nhau, gây nên chồng chéo công việc, sai sót số liệu, tổng hợp báo cáo mất rất nhiều thời gian. 

Hành động quyết liệt và kiên trì 

Với những điểm nghẽn đã được nhận diện và thống nhất từ đội ngũ lãnh đạo

Trước yêu cầu đặt ra phải đưa tất cả công việc ấy vào một hệ thống chung, Đội Công nghệ đã nhanh chóng đi tìm lời giải. Tháng 1/2017, sau khi nghiên cứu An Sinh bắt đầu triển khai dự án LigoMED với 3 nhân sự phụ trách chính, cùng đội ngũ “hùng hậu” hỗ trợ nhập liệu, thử nghiệm…

LigoMED là giải pháp ERP quản trị tổng thể nguồn lực dành riêng cho các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế đầu tiên ở Việt Nam.

Được phát triển từ Core của hệ thống ERP nên có đầy đủ các chức năng cho các doanh nghiệp chung, Bao gồm 8 phân hệ cốt lõi: mua hàng, bán hàng, kho vận, nhân sự, khách hàng, tài sản, tài chính và kế toán. Tất cả được thừa kế, chuyển tiếp và thống nhất theo các bước tự động. Từ đó, thông tin về hoạt động của doanh nghiệp được cập nhập liên tục, chính xác và nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.

Ngoài ra, nhiều tính năng đặc thù được phát triển riêng cho thiết bị y tế như: quản lý bán hàng dự án, ký gửi, lotdate; quản lý và tra cứu bảo hành bằng mã Qrcode, quản lý nợ thông minh, quản lý nhân viên thị trường và khách hàng bằng GPS, hỗ trợ chấm công từ xa qua mobile có xác nhận bằng GPS và camera… và nhiều tính năng khác.

Liên tục cho đến tháng 5, hệ thống LigoMED có màn khởi chạy đầu tiên. Ban lãnh đạo rất bất ngờ về kết quả ban đầu mà công cụ mang lại. 

Các khóa tập huấn, đào tạo về hệ thống ngay lập tức được triển khai tại doanh nghiệp. Từ ban lãnh đạo, kỹ thuật, tất cả mọi cán bộ nhân viên đều được đào tạo nhanh chóng để có thể áp dụng chuẩn hóa và đưa vào quy trình để thống nhất triển khai trên diện rộng.

Hình ảnh các buôi đào tạo về hệ thống của An Sinh

Trong 12 tháng, Công ty đã tạo điều kiện, dốc toàn lực vào cuộc chiến tự thay đổi chính mình để tăng sức cạnh tranh trên thương trường khốc liệt.

Hái Quả ngọt nhờ chuyển đổi số sớm

Sau 12 tháng tích cực triển khai, nhờ sự đồng lòng quyết tâm của đội Dự án, cùng sự trợ giúp của các chuyên gia tư vấn, Công ty đã có những chuyển biến rõ rệt. Nhận thức về chuyển đổi số từ lãnh đạo đến nhân viên đều hiểu và quyết tâm thực hiện để đạt hiệu quả cao hơn. Các kết quả đạt được đã chứng minh hướng đi đúng của doanh nghiệp.

Chị Lê Thị Ánh Nguyệt – trưởng phòng kế toán nhìn nhận, LigoMED đã giúp chị không còn “vật lộn” với tập hồ sơ dày cộp. Tất cả hợp đồng, tài liệu đều được số hoá, quy trình công việc được hệ thống một cách bài bản, chỉ cần vài cú click chuột là có thể hoàn tất.

Với các các dự án thiết bị y tế, từ khi sử dụng LigoMED đã giảm 80-90% thời gian xử lý cho một dự án cơ bản. Việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ cũng trở nên dễ dàng, an toàn. Chưa kể, Quản lý bộ phận hay Ban lãnh đạo đều có thể theo dõi, giám sát tiến độ công việc.

Mọi công cụ doanh nghiệp cần có trên cùng một hệ thống duy nhất

Dịch bệnh xảy ra lần đầu, Xã hội phong tỏa và nhiều doanh nghiệp phải dừng hoạt động vì không thể làm việc. Khi đó, An Sinh cán bộ vẫn ở nhà nhưng được làm việc hoàn toàn bình thường.

Lãnh đạo đi công tác hay nghỉ làm hàng tháng do chấn thương vẫn nắm bắt được mọi hoạt động của công ty, mọi số liệu ở thời gian thực. Ký, phê duyệt từ xa trên mobile không khác gì khi ngồi văn phòng làm việc. 

Lãnh đạo ký duyệt online từ xa

Đặc điểm của An Sinh là nhiều cán bộ nữ và lại trong độ tuổi sinh đẻ nên việc nghỉ sinh gây nguy cơ xáo trộn công việc rất lớn. Tuy nhiên Nhân viên nữ nghỉ sinh vẫn làm việc được tại nhà. Công ty không cần tuyển người thay thế và khi nhân viên đi làm lại có thể tiếp nhận lại mọi việc đơn giản.

Chị Thường – Trưởng phòng kinh doanh chia sẻ : Thời gian nghỉ sinh chị vẫn có thể làm việc online tại nhà vừa giảm stress sau sinh vừa có thu nhập gần như lương lúc đi làm trong khi có chế độ thai sản.

Nhờ tư duy chiến lược đúng đắn cùng sự quyết liệt trong việc triển khai chuyển đổi số, hoạt động quản trị và kinh doanh của An Sinh Medical  đã luôn đi vào ổn định và phát triển bền vững bất chấp dịch bệnh, cạnh tranh thị trường. An Sinh đang cung ứng hàng hóa đảm bảo và chất lượng dịch vụ tốt nhất nhất tới Khách hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang đứng trước bài toán tương tự và bạn quan tâm tới giải pháp của Ligosoft, click để nhận tư vấn và hỗ trợ demo tại đây.