Theo nghiên cứu của trường Đại học Twente (Hà Lan) thì chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào chiếm tỷ trọng từ 55% đến 70% doanh thu trong doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của giải pháp quản trị tổng thể LigoERP trợ giúp bộ phận mua hàng thiết lập kế hoạch mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp chất lượng có mức giá tốt nhất từ đó tối ưu chi phí mua hàng, giảm lượng tồn kho và tăng lợi nhuận. Cùng tìm hiểu cụ thể qua bài viết dưới đây:

Bài toán mua hàng trong doanh nghiệp

Quá trình mua hàng của tất cả các doanh nghiệp bắt đầu từ việc lập kế hoạch mua. Đối với doanh nghiệp kế hoạch đó thường phụ thuộc vào: kế hoạch bán hàng trong kỳ, lượng hàng tồn kho, khả năng dự trữ hàng, sản phẩm dở dang, định mức sản xuất, năng lực sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ… Sau khi được phê duyệt yêu cầu mua hàng, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp, lên hợp đồng và theo dõi quá trình hàng về kho đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, thời gian. Khi hàng được nhập kho, thông tin và các giấy tờ được chuyển cho các bộ phận có liên quan thì quá trình mua hàng mới kết thúc. Do đó bài toán đặt ra là:

Lập kế hoạch mua hàng để tối ưu lượng tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất/bán hàng

Việc mua hàng thường xảy ra các vấn đề như: Mua hàng không đúng thời điểm, mua hàng quá ít hoặc quá nhiều, đặt nhầm hàng, chất lượng không đảm bảo, giao thiếu hàng… Để giảm thiểu các rủi ro đó cần dòng thông tin và dữ liệu về quá trình mua hàng luôn rõ ràng, minh bạch. Do đó việc lựa chọn những công cụ quản trị quá trình mua hàng là một giải pháp các doanh nghiệp hiện đại ưu tiên. Vì tầm quan trọng của vấn đề mua hàng và liên đới của nó tới các bộ phận, nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng

Để lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng bộ phận mua hàng cần tham chiếu các đơn hàng mua trước về giá cả, chất lượng, cost down nhà cung cấp, thời gian giao hàng….

Giải pháp LigoERP hỗ trợ quản trị mua hàng trong doanh nghiệp như thế nào?

Module mua hàng là một trong những module lõi của hệ thống quản trị tổng thể LigoERP hỗ trợ tác nghiệp đến các bộ phận: Bộ phận Kế hoạch – Mua hàng, bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo. 

Đối với bộ phận mua hàng

Đây chính là công cụ đắc lực trong việc:

• Tự động lập kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án,…
• Quản lý, Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Hệ thống cho phép cập nhật, tự động so sánh và lựa chọn báo giá của nhà cung cấp.
• Lập và in đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng.
• Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan. Phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng (theo giá trị/số lượng).
• Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng/hợp đồng. Tiến độ nhập hàng, tiến độ thanh toán công nợ từng hóa đơn, lô hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp. Theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn và lô hàng mua.
• Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…)
• Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu thức (Nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…). Đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa,…So sánh báo giá nhà cung cấp: So sánh mức báo giá của các NCC khác nhau cho cùng 1 mặt hàng trong khoảng thời gian -> và chỉ ra đâu là giá thấp nhất.
• Thiết lập các báo cáo chi tiết mua. Sổ nhật ký mua hàng. Báo cáo tổng hợp nhập mua. Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào.
• In báo cáo công nợ mua: Bảng đối chiếu công nợ, tổng hợp phát sinh công nợ mua, báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán (tuổi nợ), tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình.

Đối với lãnh đạo

• Kiểm duyệt phiếu qua các trạng thái (Duyệt đơn hàng mua/không duyệt đơn hàng mua).
• Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin: Theo dõi đơn hàng, Bảng kê / Báo cáo tổng hợp đơn hàng/hợp đồng, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua / hợp đồng mua

Phân hệ Quản lý mua hàng liên kết dữ liệu với nhiều phân hệ khác trong hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp LigoERP như phân hệ: bán hàng, kho, Tài chính – Kế toán.

Lợi ích khi ứng dụng LigoERP trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

• Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn. Giải pháp hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…
• Tránh gián đoạn trong kinh doanh: Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn hàng cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.
• Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng. Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
• Tối ưu lượng tồn kho. Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
• Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime. Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng… Bởi vậy, nếu quản lý mua hàng tốt thì các khâu tiếp theo trong quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được thuận lợi, dẫn đến mua và bán tốt hơn. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn hoặc chi tiết hơn về tính năng của module mua hàng hãy để lại thông tin để được chúng tôi hỗ trợ một cách nhanh nhất.