Chuyển đổi số rõ ràng không phải là câu chuyện của riêng doanh nghiệp nào. Và đó là lý do dù đã trải qua 18 năm thành lập và phát triển với 1 chỗ đứng “vững chãi” trong thị trường cung cấp các giải pháp thiết kế, thi công, lắp đặt máy móc, thiết bị – Công ty cổ phần Tramexco vẫn sẵn sàng thay đổi để hòa nhịp vào xu hướng doanh nghiệp số.

Vậy hành trình này có khó khăn không và “quả ngọt” nó mang lại đáng giá như thế nào, hãy cùng Ligosoft tìm hiểu qua bài viết ngay dưới đây!

1. Giới thiệu về Tramexco

Trụ sở chính của Công ty cổ phần Tramexco

Công ty Cổ phần Tramexco bắt đầu sự nghiệp của mình từ năm 2013 trên lĩnh vực nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ các sản phẩm điện tử, điện lạnh, máy văn phòng, kinh doanh xăng dầu… Thương hiệu Tramexco đã trở thành “nơi mua sắm đáng tin cậy, là bạn thân thiết của khách hàng” tại Việt Nam nói chung và Thanh Hóa nói riêng. 

Hiện nay Tramexco sở hữu 3 cơ sở tại Bỉm Sơn (Thanh Hóa), Nghi Sơn (Thanh Hóa) và Hà Nội với gần 100 nhân sự. Sở hữu đội ngũ cán bộ, kỹ sư đầy nhiệt huyết và đội ngũ công nhân lành nghề, dày dạn kinh nghiệm công ty ngày càng lớn mạnh, khẳng định được uy tín, thương hiệu và trở thành địa chỉ tin cậy của đông đảo khách hàng. 

2. Những khó khăn trong cách quản lý truyền thống thúc giục ban lãnh đạo Tramexco nhanh chóng số hóa doanh nghiệp

Áp dụng phương pháp truyền thống nặng về mặt giấy tờ quản lý toàn bộ đội ngũ nhân sự, Tramexco gặp rất nhiều khó khăn, bất cập trong việc kiểm soát thời gian làm việc cũng như chất lượng đội ngũ, đặc biệt là đội ngũ nhân viên công trình.

Chấm công vân tay chỉ hiệu quả đối với bộ phận văn phòng. Đối với các nhân sự thường xuyên phải làm việc tại các dự án, công trình, cấp quản lý không thể nắm bắt được giờ giấc họ vào làm/ tan ca hay có tranh thủ làm việc riêng hay không? Ngay cả khi cử một người giữ vị trí giám sát thì vẫn không tránh khỏi gian lận xảy ra.

Các đề xuất phiếu thu, phiếu chi, mua trang thiết bị, nguyên vật liệu sử dụng hoàn toàn văn bản giấy khiến cho việc phê duyệt, tổng hợp, thống kê mất rất nhiều thời gian. Đến khi cần tìm lại cũng rất vất vả.

Giao việc hàng ngày thông qua các nhóm Zalo, Viber thường xuyên xảy ra tình trạng nhân viên quên việc, chậm trễ deadline thậm chí là lý do không biết sếp giao việc lúc nào để thoái thác trách nhiệm. Cũng không có cơ sở đánh giá chính xác hiệu suất và chất lượng nhân sự dẫn đến sự thiếu công bằng trong việc phân chia công việc, chế độ thưởng phạt,…

Lưu trữ hệ thống hồ sơ nhân sự hoàn toàn thủ công. Các văn bản giấy vừa khó tìm kiếm, vừa tốn diện tích, chi phí bảo quản.

3. LigoOFFICE ONE – Lời giải cho bài toán số hóa doanh nghiệp tại Tramexco

Nhận thấy hình thức quản lý thủ công lỗi thời không những không hiệu quả, tốn kém thời gian mà còn làm giảm hiệu suất đội ngũ, ban lãnh đạo Tramexco đã quyết định triển khai áp dụng giải pháp LigoOFFICE ONE để số hóa doanh nghiệp.

Ban lãnh đạo Công ty Tramexco bắt đầu áp dụng triển khai giải pháp của Ligosoft từ tháng 10/2020
Số hóa chấm công online 

Giải pháp chấm công trực tuyến của Ligosoft phù hợp với mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực, đặc biệt là những doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn nhân viên làm việc tại các công trình như Tramexco. 

Mỗi cá nhân sẽ được khởi tạo 1 tài khoản, dù là nhân viên văn phòng hay kỹ sư công trình, khi đến địa điểm làm việc, bạn chỉ cần mở app -> chọn chấm công -> Selfie -> Hoàn thành. 

Dữ liệu chấm công bao gồm thời gian, vị trí, hình ảnh sẽ lập tức được cập nhật lên hệ thống, cho phép ban lãnh đạo dù ở bất cứ đâu cũng có thể kiểm soát chặt chẽ. 

Đơn từ chấm công thay vì gửi qua email giờ được khởi tạo, phê duyệt trực tiếp trên hệ thống. Tự động cập nhật vào dữ liệu công, hoàn thiện bảng công, bảng lương cho từng vị trí. Tiết kiệm tối đa thời gian truy xuất công, làm công, làm lương mỗi tháng của bộ phận nhân sự, kế toán. 

Xem thêm: Giải pháp quản trị nhân sự thời đại số hóa 

Số hóa và phê duyệt đề xuất trực tuyến

Nhằm phục vụ việc giám sát và phê duyệt đề xuất nhanh chóng tránh ảnh hưởng tiến độ công việc chung, hệ thống cho phép khởi tạo đề xuất dễ dàng ngay trên điện thoại di động với biểu mẫu được thiết lập sẵn. Các cá nhân được phân quyền theo dõi, yêu cầu phê duyệt sẽ nhận được thông báo tức thời, giảm thiểu tình trạng email trôi dẫn đến việc phê duyệt chậm trễ.  

Ngoài ra, toàn bộ các đề xuất đều được phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.

Số hóa công việc – tự động hóa giao việc

Không giao việc qua Zalo, Viber như trước, Tramexco sử dụng LigoOFFICE One giao việc, quản lý công việc – dự án, kiểm soát tiến độ làm việc của toàn bộ nhân sự. Công việc nào giao cho ai, yêu cầu như nào, deadline ra sao, tiến độ đến đâu (chưa thực hiện, đang thực hiện hoặc đã quá hạn) đều được thể hiện chi tiết trên một hệ thống giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng. Hệ thống thông báo tự động cải thiện tình trạng quên việc, chậm trễ deadline thường thấy ở phương thức quản lý truyền thống. 

Báo cáo được thể hiện 1 cách tổng quan, toàn diện về các công việc và dự án

Báo cáo thống kê chi tiết số lượng đầu việc, công việc đúng tiến độ hay quá hạn hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân sự để có chế độ thưởng phạt, xem xét tăng lương, thưởng phù hợp.

Số hóa hồ sơ nhân sự 

LigoOFFICE One quản lý toàn diện hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp. Số hóa và quản lý chi tiết thông tin hồ sơ, thông tin cá nhân nhân sự trên hệ thống. Mọi thông tin về nhân sự được quản lý xuyên suốt, theo dõi chặt chẽ từ khi vào công ty đến khi nghỉ việc. Theo dõi quá trình công tác, biến động nhân sự theo tháng/ quý/ năm để có sự điều chỉnh phù hợp. 

Số hóa văn bản hành chính, quản lý tài liệu

Mọi tài liệu, văn bản của công ty được lưu trữ và quản lý trực tuyến trên Cloud, hạn chế được tình trạng mất dữ liệu do sự cố về hệ thống, bảo mật tuyệt đối. Giúp lãnh đạo cũng như nhân viên tra cứu dữ liệu một cách dễ dàng, không phải mất thời gian như cách quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống trước kia. 

Với việc ứng dụng điện toán đám mây vào lưu trữ dữ liệu giúp cho mọi phòng ban trong công ty được kết nối với nhau và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra hệ thống còn phân quyền xem, thêm, sửa, xóa, tải tài liệu chặt chẽ theo user và phòng ban sử dụng, giúp lãnh đạo kiểm soát được toàn bộ dữ liệu và quy trình. 

Số hóa văn bản hành chính và quản lý trực tuyến trên hệ thống

Để đạt được những thành quả trên, Tramexco đã phải vượt qua một số rào cản trên con đường chuyển đổi số. Anh Đỗ Thanh Duy – Phó giám đốc Công ty cổ phần Tramexco nhận định: “Có những doanh nghiệp cho rằng họ sẽ chỉ gặp hạn chế về nguồn đầu tư tài chính cho các ứng dụng công nghệ. Nhưng thực ra nhiều giải pháp tốt mà vẫn đưa ra chi phí rất hợp lý. 

Tôi nghĩ rào cản lớn nhất nằm ở tư duy của con người, đặc biệt là ở người lãnh đạo. Chỉ khi người đứng đầu xác định công nghệ là vấn đề sống còn và truyền được quyết tâm đó cho nhân sự thì tỷ lệ thành công mới cao. Ở thời đại 4.0 đầy tính cạnh tranh này, nếu chúng ta không suy nghĩ cởi mở tiến bộ, khước từ những lợi ích từ công nghệ thì sẽ tụt hậu ngay. ”

Dẫu biết rằng chặng đường chuyển đổi số sẽ lắm chông gai nhưng không thể phủ nhận tầm quan trọng của công nghệ đối với vận hành và quản trị doanh nghiệp, được minh chứng bởi những câu chuyện của công ty Tramexco. Dù chịu ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch Covid-19 nhưng Tramexco vẫn tăng trưởng mạnh mẽ những năm qua. 

Đây chính là thời điểm vàng để mỗi nhà quản lý nhìn nhận lại giá trị cốt lõi và các hoạt động của công ty mình, cân nhắc lựa chọn những ứng dụng phù hợp để chuẩn bị sẵn sàng cho sự trở lại và đột phá sau mùa dịch.

Doanh nghiệp của bạn còn chần chừ gì nữa? Chỉ mất 5 giây để nhận chuyên gia của Ligosoft hỗ trợ tư vấn về các giải pháp chuyển đổi số TẠI ĐÂY!