Shop Jim Tồ là một hệ thống siêu thị mẹ và bé lớn nhất tại Thanh Hóa với 7 cơ sở. Có thể nói, đối với người dân tại Thanh Hóa và các khu vực lân cận, đây chính là cái tên quen thuộc, là địa chỉ uy tín và là điểm đến đầu tiên khi cần tìm mua bất cứ đồ dùng, vật dụng hay thực phẩm bổ sung nào đó cho con. Từ các loại sữa, bỉm, thực phẩm chức năng đến quần áo và các đồ dùng thiết yếu khác.

Cùng với sự phát triển của công nghệ, Jim Tồ đã tìm ra được chìa khóa để quản trị bộ máy và đưa hệ thống phát triển bền vững. Cùng Ligosoft khám phá câu chuyện thành công của Jim Tồ qua bài viết dưới đây nhé!

Bài toán quản lý của Hệ thống mẹ và bé Jim Tồ

CEO & Founder hệ thống Jim Tồ – Bác sĩ Đoàn Hải Đăng

Chia sẻ về các khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp, CEO & Founder của hệ thống Jim Tồ – Bác sĩ Đoàn Hải Đăng cho biết đang gặp khó khăn trong 2 nghiệp vụ quản lý: Quản lý nhân sự và quản lý công việc.

Thứ nhất, khó quản lý nhân sự bao gồm chấm công – tính lương nhân viên

Bài toán quản lý thời gian làm việc của nhân sự không phải của riêng Jim Tồ mà là vấn đề chung của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh chuỗi bán lẻ. Quá nhiều cơ sở, quá nhiều nhân viên part-time làm việc theo ca-kíp, xoay ca, đổi ca linh hoạt khiến lãnh đạo gặp khó khăn trong việc theo dõi, giám sát chính xác ai đi làm, ai nghỉ, tiến độ thực hiện công việc đến đâu và kết quả như thế nào.

Bên cạnh đó, tổng hợp công rắc rối, sai sót nhiều. Việc tổng hợp công hoàn toàn thực hiện thủ công nên bộ phận kế toán thật sự rất vất vả, cuối tháng rà soát đơn xin nghỉ, xoay ca, đổi ca mất quá nhiều thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc. Và hạn chế lớn nhất là chi phí đầu tư máy chấm công quá lớn, càng mở rộng quy mô, càng tốn kém trong khi bất cập thì vẫn tồn tại.

Jim Tồ có 7 cơ sở với hơn 100 nhân sự
Thứ 2 quản lý công việc – thiếu quy trình làm việc chuyên nghiệp

Jim Tồ có quy trình làm việc nhưng các bộ phận không nắm bắt chính xác quy trình như thế nào bởi quy trình thường được truyền tai nhau và ghi nhớ thực hiện. Nhiều lần triển khai xuất nhập hàng – trả hàng – bảo hành gặp nhiều sai sót và bị kéo dài thời gian trong khi tính chất công việc cần tương tác nhanh.

Ban lãnh đạo không giám sát và nắm bắt được tình hình thực hiện đến đâu, tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, việc nào đang thực hiện, chưa thực hiện, quá hạn rồi chưa hoàn thành. Đồng thời không có cơ sở để đánh giá chính xác hiệu suất, chất lượng nhân sự. 

Chính sự rời rạc trong cách thức quản lý truyền thống khiến hiệu suất công việc giảm sút, nhân viên lơ là, thiếu trách nhiệm, thiếu gắn kết, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

LigoOFFICE One – Giải pháp đưa Jim tồ chuyển mình trong thời đại số

Xuất phát từ khát vọng trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm chất lượng dành cho mẹ và bé, cũng như từ chính những khó khăn doanh nghiệp gặp phải, Jim Tồ đã quyết định lựa chọn giải pháp LigoOFFICE One cùng đồng hành, hợp tác và phát triển. 

Sau 5 tháng sử dụng, hệ thống mẹ và bé Jim Tồ bước đầu nhận thấy những thay đổi khá rõ rệt:

Nắm bắt tức thời tình hình nhân sự làm việc tại các cơ sở

Với LigoOFFICE One, tính năng chấm công Face ID bằng di động giúp Jim Tồ quản lý tình hình nhân sự hiệu quả hơn. Nhân viên dễ dàng chấm công trên di động cá nhân thay vì chấm công tại máy quét vân tay  như trước kia. Tích hợp hệ thống đơn từ điện giúp nhân viên gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt tức thì.

Dễ dàng giám sát vị trí làm việc ở thời điểm hiện tại của nhân viên trên bản đồ số GPS kể cả khi nhân viên làm việc ngoài thị trường

Với LigoOFFICE One sẽ tối ưu thời gian tổng hợp bảng công, dễ dàng tính lương bởi tính năng chấm công sẽ tự động tổng hợp dữ liệu công trực tuyến từ hoạt động chấm công – đơn từ điện tử vào bảng công tổng. Qua đó, Jim Tồ đã cải thiện công tác quản lý thời gian làm việc, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý công – tính lương cho nhân viên. Xóa bỏ 100% tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong quá trình tính công – tính lương.

Xem thêm: giải pháp quản trị nhân sự thời đại số hóa

Dễ dàng nắm bắt toàn bộ công việc của từng nhân viên, bộ phận gắn với deadline cụ thể

Không còn tình trạng nhớ nhớ quên quên không biết việc này đã giao chưa, việc kia đã giao cho ai rồi, lãnh đạo có thể theo dõi chặt chẽ tất cả công việc trên hệ thống phần mềm, ai phụ trách, ai theo dõi, tiến độ thực hiện đến đâu rồi. LigoOFFICE One cung cấp các mô hình báo cáo công việc tự động giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của từng nhân sự để có sự điều phối, sắp xếp phù hợp tránh tình trạng người “bù đầu” deadline, người ngồi không rảnh việc.

Giao việc nhanh chóng ngay trên điện thoại

Xóa bỏ phương thức giao việc qua các công cụ chat khó kiểm soát, với LigoOFFICE One quản lý có thể giao việc thuận tiện ngay trên điện thoại di động trong trường hợp không có máy tính hoặc đang đi công tác xa không có mặt tại đơn vị.  Hệ thống sẽ lập tức gửi thông báo cho người được giao qua Web app, Mobile app, và Email. 

Xem thêm: Ứng dụng quản trị doanh nghiệp thời 4.0 trên mobile

Căn cứ đánh giá chính xác KPI nhân sự

LigoOFFICE One cung cấp chi tiết khối lượng công việc của từng nhân sự, người đó thực hiện bao nhiêu công việc trong tháng, bao nhiêu công việc chưa hoàn thành, đã hoàn thành đúng tiến độ, hoàn thành quá hạn và chưa hoàn thành. Sau đó tự động cập nhật vào hệ thống đã được thiết lập sẵn, so sánh các chỉ số để đánh giá chính xác nhân viên đó có đạt KPI không. .

Màn hình theo dõi tiến độ công việc từng cá nhân, phòng ban

Nhờ giải pháp LigoOFFICE One, toàn bộ công việc phòng ban tại hệ thống Jim Tồ đều được số hóa giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện, chính xác, đảm bảo tính minh bạch, công bằng. Góp phần thúc đẩy tối đa hiệu suất nhân sự, cải thiện doanh thu toàn hệ thống.

Ligosoft luôn tự hào đồng hành cùng hệ thống mẹ và bé Jim Tồ. Giúp Jim Tồ chia sẻ gánh nặng, trong việc đồng bộ hóa các cơ sở khác nhau, để đưa Jim Tồ chuyển mình trong thời đại số. 

Nếu bạn có ý tưởng trong ngành kinh doanh phát triển chuỗi bán lẻ giống như Jim Tồ, thì hãy để chúng giúp bạn!