Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Ứng dụng ERP). Được hiểu là một công tác quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tại sao vậy?

Lịch sử đã cho chúng ta thấy rằng, qua mỗi lần biến động kinh tế, dịch bệnh, suy thoái đặc biệt là khủng hoảng kinh tế thì sau người dân, doanh nghiệp sẽ là nạn nhân thứ 2 chịu hậu quả nặng nề. Rất nhiều doanh nghiệp đã phá sản đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đó chính là lý do mà việc hoạch định nguồn lực – ERP là một công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển doanh nghiệp.

1. ERP là gì?

ERP là ba chữ viết tắt trong cụm từ Enterprise Resource Planning được hiểu là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.

Ứng dụng ERP
Ứng dụng ERP cho doanh nghiệp SME

2. Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ lại cần hoạch định nguồn lực?

Trong tất cả các phần mềm mà một tổ chức có thể triển khai, ERP có khả năng tác động trực tiếp nhất đến việc giảm chi phí. Khi được hỏi trong một cuộc khảo sát năm 2010 do Aberdeen Group (Tập đoàn về công nghệ tại Hoa Kỳ) đã cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ ( viết tắt là SME) thực hiện, yếu tố nào thúc đẩy họ triển khai giải pháp ERP, gần một nửa cho rằng cần phải giảm chi phí để cải thiện biên lợi nhuận hoạt động. Cải thiện dịch vụ khách hàng là lý do được trích dẫn nhiều thứ hai. Một cuộc khảo sát được thực hiện trong cùng khoảng thời gian bởi AMR Research đã xác nhận những phát hiện này. Đó là 50% người được hỏi cho rằng giảm chi phí và cải thiện hiệu quả là hai ưu tiên hàng đầu của họ.

2.1 Vậy tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ứng dụng ERP?

Các công ty tốt nhất khao khát các phương pháp đã được chứng minh để hợp lý hóa hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng – và giá trị của các giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đã được thiết lập tốt.

Các lợi thế cạnh tranh nảy sinh đối với các công ty có thể kiềm chế chi phí để doanh thu tăng lên chuyển thành lợi nhuận cao hơn. Một giải pháp ERP được xây dựng và triển khai tốt sẽ giảm chi phí và tăng năng suất thông qua cải tiến các hoạt động. Chuẩn hóa các quy trình kinh doanh, đó là cần thiết để triển khai thành công ERP, đặt nền tảng để đạt được hiệu quả được cải thiện. Việc triển khai hiệu quả một giải pháp ERP sẽ tối ưu hóa việc sử dụng vốn thiết bị và nhân lực. Điều này làm tăng tầm quan trọng của các khả năng ERP khác như lập lịch trình và hoạch định nguồn lực.

Cho đến nay, hầu hết các SME đều phải vật lộn để thu thập thông tin họ cần cho hoạt động của mình trong một mớ hỗn độn các công cụ không đủ. Khu vực SME, vốn có tốc độ tăng trưởng trung bình cao hơn các đối tác lớn hơn, đang phải gánh chịu hậu quả của sự mất kết nối giữa những gì họ có trong hệ thống kế thừa và những gì họ cần để cạnh tranh hiệu quả trong một môi trường toàn cầu ngày càng cạnh tranh cao. Một công cụ cung cấp thông tin chi tiết về cách đạt được hiệu quả hơn từ tổ chức là vô giá.

Và khi doanh nghiệp vừa và nhỏ đều phải vật lộn để thu thập thông tin họ cần cho hoạt động của mình từ mớ công cụ không đủ – phần lớn bao gồm các bảng tính độc lập, hệ thống kế toán, ứng dụng máy tính để bàn và một loạt các ứng dụng cây nhà lá vườn. Những công cụ này thiếu mã lực, độ rộng và sự tích hợp cần thiết để cung cấp thông tin chi tiết mà các nhà quản lý cần để chuyển đổi doanh nghiệp của họ.

Ứng dụng ERP
Vai trò của ERP với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

2.2 Vai trò của ERP với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thiếu giải pháp ERP, các công ty, đặc biệt là các công ty thương mại, thấy mình phải vật lộn để cạnh tranh và phát triển bằng cách sử dụng các ứng dụng thiếu chức năng, lỗi thời và bị cô lập với các ứng dụng và dữ liệu khác. Những thiếu sót này thể hiện theo nhiều cách ảnh hưởng xấu đến tổ chức, một số bao gồm:

– Dự báo không chính xác có tác động xấu đến mức tồn kho.

– Không có cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp.

– Không theo dõi được đơn hàng từ khi chấp nhận đến khi thực hiện.

– Chu kỳ doanh thu không chính xác.

– Năng lực được sử dụng không đầy đủ – hoặc sử dụng quá mức.

– Tăng chi phí, bỏ lỡ cơ hội khi làm việc với khách hàng.

Trong nhiều năm, các tổ chức nhỏ hơn nghĩ rằng họ quá nhỏ để gặt hái được những lợi ích của ứng dụng ERP với mức đầu tư cần thiết. Các giải pháp được thiết kế để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ giờ đây cho phép các tổ chức nhỏ hơn tận dụng sức mạnh của các hệ thống này để đạt được cùng những lợi ích mà các công ty lớn hơn được hưởng. Các cách tiếp cận mới để cấu trúc các kiến ​​trúc hệ thống đã đơn giản hóa rất nhiều việc triển khai và sử dụng – và các giải pháp mạnh mẽ hiện có giá cả phải chăng hơn nhiều để mua và duy trì.

Có rất nhiều dịch vụ phần mềm rẻ tiền tự gọi là giải pháp ERP mà không phải là ERP “đầy đủ chức năng”. Có hàng tá tiện ích bổ sung cho các gói kế toán như phần mềm QuickBooks TM hoặc Sage Peachtree – một số tiện ích bổ sung này chạy trên cơ sở dữ liệu Access TM, thiếu chức năng và tính năng ERP thực sự và không thể mở rộng. So sánh các gói này với một giải pháp ERP đầy đủ chức năng cũng giống như so sánh một chiếc xe cút kít với một máy xúc lật phía trước.

Tham khảo ứng dụng ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại đây.