Hiện nay, để dễ dàng cho việc quản lý hàng hóa các doanh nghiệp dần chuyển đổi từ dùng các cách thức thủ công sang sử dụng công nghệ để công việc đạt hiệu quả tối ưu. Hình thức mà các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên sử dụng đó là quản lý hàng hóa bằng QR Code. Vây, lợi ích của QR là gì? Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn đọc giải đáp các vấn đề nêu trên

Khó khăn trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa hiện nay

Quản lý kho hàng là điều khó khăn nhất đối với mỗi doanh nghiệp

Làm sao để đảm bảo hoạt động xuất nhập kho thông suốt, hạn chế lượng hàng tồn kho nhưng vẫn bảo đảm hoạt động cung ứng hàng hóa kịp thời là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp.

Dưới đây là những khó khăn trong công tác quản lý kho vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp:

  • Nhiều sai sót trong hoạt động nhập, xuất hàng do lỗi của công nhân vận hành;
  • Các khâu quản lý phức tạp, nhiều giấy tờ khiến hoạt động nhập/xuất/kiểm kê tốn thời gian, nhân lực;
  • Người quản lý khó nắm bắt được trạng thái hàng hóa trong kho, từ đó không lên được phương án tồn kho tối ưu;
  • Thất thoát hàng hóa dẫn đến tình trạng thiếu sản xuất, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh hàng tồn kho thường xuyên; 
  • Sự quản lý thiếu chặt chẽ dẫn đến những sai sót trong: hóa đơn vật liệu, số chu kỳ, phế liệu, lỗi vận chuyển, lỗi nhận và lỗi báo cáo sản xuất.

QR code là gì? Tại sao nên sử dụng QR trong quản lý kho?

QR code là viết tắt của cụm từ tiếng anh Quick Response, còn gọi là mã phản ứng nhanh với mô hình là các hình vuông màu đen bố trí trên một lưới hình vuông nền màu trắng. Loại mã này ra đời ở Nhật Bản, sử dụng đầu tiên trong ngành công nghiệp ô tô.

Sự xuất hiện của mã QR đánh dấu một bước tiến mới trong việc lưu trữ thông tin. Nó sẽ được giải mã bằng thiết bị di động thông minh thay vì các máy đọc chuyên dụng, cung cấp cho người dùng địa chỉ website, thông tin liên hệ, tin nhắn, các thông tin về sản phẩm hoặc thanh toán giao dịch.

QR code có khả năng lưu trữ lượng thông tin nhiều hơn so với mã vạch

Với sự ra đời của QR, đây được xem là giải pháp quản lý kho hiệu quả nhất cho đến bây giờ bởi những ưu điểm sau: 

Kiểm kê hàng hóa chính xác hơn 

Việc quản lý hàng hóa trong kho thông qua QR sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng. Chỉ với một thao tác đơn giản các thông tin liên quan đến hàng hóa đó trong kho sẽ được hiển thị. Các thông tin đó bao gồm số lượng sản phẩm theo màu, kích thước, số lượng chi tiết trong từng kho, đơn vị vận chuyển, số lô, vị trí kho hàng cụ thể,… Nhờ đó, hệ thống sẽ cho phép đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế và số trên hệ thống để chỉ ra chênh lệch để kịp thời xử lý. 

Quản lý kho nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

Quản lý kho nhờ QR là giải pháp giúp nhân viên kho nhanh chóng truy xuất được thông tin sản phẩm nhanh chóng. Ví dụ để kiểm tra sản phẩm A còn bao nhiêu trong kho/cửa hàng khác trên cùng hệ thống hay vị trí của sản phẩm trong kho nhân viên chỉ cần quét mã, thông tin sẽ tự động trả về. Ngoài ra, công nghệ mã vạch còn giúp nhân viên kho tiết kiệm thời gian tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa trong quá trình xuất nhập kho. Bạn không cần phải theo dõi hàng hóa thường xuyên mà hệ thống sẽ tự động cập nhật và thể hiện sau khi quét mã vạch sản phẩm.

Đồng thời, nhờ áp dụng công nghệ QR hiện đại doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguồn lực cũng như các khoản chi phí liên quan đến việc kiểm kê kho truyền thống.

Quản lý chuỗi cung ứng

Công nghệ QR không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm kê được hàng hóa mà còn chủ động được nguồn hàng trong kho. Nhà quản lý hay nhân viên không phải mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và đặt hàng. Theo đó, hệ thống cho biết số lượng từng mặt hàng còn lại trong kho, hàng nào còn nhiều, hàng nào sắp hết để có kế hoạch triển khai phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của  khách hàng.

Chức năng quản lý hàng hóa bằng QR code của Ligosoft

Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp của Ligosoft đã tích hợp chức năng quản lý hàng hóa bằng QR để hướng tới việc quản lý kho, hàng hóa thông minh: quản lý đa chiều thông tin hàng hóa, tra cứu, đánh giá hàng hóa. 

Quản lý kho bằng QR code là phương pháp quản lý kho hàng thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống.

Theo đó, Hệ thống ERP sẽ tự động mã hóa các thông tin về hàng hóa như: mã hàng, tên hàng hóa, số lượng/lô,. thành các mã QR code. Bộ phận kho sẽ in ra và dán lên sản phẩm. Và mã QR code đó đã bao hàm tất cả thông tin về sản phẩm. 

Đặc biệt, chức năng này của có thể sử dụng ngay trên thiết bị di động, xuất nhập hàng hóa ngay trên mobile. Khi nhập xuất, kho thủ kho chỉ cần dùng thiết bị di động quét mã QR code thông tin về số lượng theo từng mặt hàng, tồn kho sẽ được hiển thị và tự động tạo phiếu xuất/ nhập kho với tất cả các thông tin về sản phẩm.

Tương tự khi kiểm kê kho thì nhân viên kho hoặc người quản lý chỉ cần 1 thao tác: Dùng máy quét mã QR code trên sản phẩm và thông tin về số lượng sản phẩm từng mặt hàng, số lượng tồn kho…sẽ được thể hiện ngay tức thì.

Giải pháp này vừa giúp doanh nghiệp được thời gian vừa tiết kiệm chi phí triển khai mà hiệu quả sử dụng vẫn đảm bảo ở mức cao nhất.Đây cũng là giải pháp khắc phục mọi điểm yếu của quy trình quản lý kho thủ công hiện nay, giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình quản lý kho. 

Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép kích hoạt, quản lý và tra cứu bảo hành sản phẩm bằng mã QR code nhanh chóng qua điện thoại.

Có thể nói, trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay, thanh toán không tiền mặt càng trở nên phổ biến và QR code là một công cụ để thực hiện điều đó. Doanh nghiệp sử dụng mã này để quản lý hàng hóa một cách khoa học và chuyên nghiệp hơn. 

Nếu bạn đang quan tâm đến một giải pháp quản trị  tích hợp sẵn chức năng quét mã QR thì Ligosoft chính là nhà cung cấp bạn có thể tham khảo. Để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết, vui lòng liên hệ qua website Ligosoft.vn hoặc hotline 1900 299 286